Jei esate kaip ir daugelis mano pažįstamų žmonių, mintis praleisti dieną susitikimuose gali būti baisus jausmas. Susitikimai gali būti nuobodūs, dažnai nereikalingi ir neabejotinai atima laiko nuo kitų (svarbesnių) darbų. Tačiau susitikimai gali būti labai veiksmingi ir produktyvūs, kai jie yra tinkamai suplanuoti. Štai keletas paprastų žingsnių, kaip planuoti efektyvius susitikimus.
Nuspręskite, ar jums tikrai reikia susitikimo
Pirmiausia nuspręskite, ar susitikimo planavimas tikrai būtinas. Dažnai manome, kad oficialus susitikimas yra geriausias būdas pasidalyti informacija ar diskutuoti. Bet jei jūsų naujienos gali būti pristatytos el. paštu, konferenciniu skambučiu arba tiesiog suburiant kelis žmones į jūsų biurą 15 minučių, tikriausiai būtų gera idėja visiškai praleisti oficialų susitikimą.
Pakvieskite tik tuos, kuriems tikrai reikia
Ar kada nors buvote pakviestas į susitikimą ir įpusėjus susimąstėte, kodėl esate ten? Nešvaistykite žmonių laiko pakviesdami juos į susitikimą, kuriame jiems nereikia dalyvauti. Tai nebus efektyvus susitikimas. Ar susirinkime turi dalyvauti kas nors iš buhalterijos, kad atsakytų į biudžeto klausimus? Tada pakvieskite vieną asmenį iš apskaitos, kuris tinka šiai užduočiai.
Jei kolega ar vadovas turi būti informuotas apie tai, kas buvo aptarta susitikime, jums nereikia jų kviesti į tikrąjį susitikimą. Tiesiog paruoškite susitikimo santrauką ir išsiųskite ją jiems. Jie įvertins sutaupytą laiką, o jūs esate tikri, kad, kadangi pateikiate informaciją raštu, jie yra visiškai informuoti apie diskusijas.
Išsiųskite susitikimų priminimus
Gyvenimas yra užimtas, o kalendoriai greitai užpildomi suplanuota veikla. Likus dviem dienoms iki susitikimo, išsiųskite priminimą apie tolesnį susitikimą. Tie, kurie pasakė, kad dalyvaus, galės patvirtinti, kad vis dar gali atvykti, arba jei jų planai pasikeitė ir jums reikia pakeisti laiką.
Turėkite darbotvarkę
Norėdami suplanuoti efektyvius susitikimus, pirmiausia turėtumėte nuspręsti, kas bus aptarta. Koks susitikimo tikslas? Ko tu sieki nuveikti? Iš anksto sudarykite susitikimo darbotvarkę ir išplatinkite ją dalyviams. Nurodykite pradžios laiką ir įtraukite trumpą nagrinėtinų temų sąrašą. Neįtraukite savo susitikimo į ilgą, pernelyg išsamią darbotvarkę. Vardais nurodykite asmenis, kurie bus atsakingi už ataskaitų teikimą konkrečioje srityje.
Atminkite, kad tai svarbu ne tik dalyvaujantiems, bet ir jums. Kai susidėliosite savo dienotvarkę, galėsite geriau laikytis temos.
Būkite aiškūs dėl lūkesčių
Kai pirmą kartą išsiųsite pranešimą apie susitikimą, aiškiai nurodykite jo tikslą ir savo lūkesčius. Ar susitikimas suksis apie pristatymą? Ar dalyvaujantiems reikės užsirašyti? O gal tai yra smegenų šturmo sesija, kurioje visi turėtų pasirodyti su idėjomis ir pasiūlymais?
Kai kuriose įmonių kultūrose darbuotojams nereikia dalyvauti – jie tik klausosi ir grįžta į savo darbo vietas. Kitose įmonėse darbuotojai dalyvauja laisvai. Šiuolaikinėse bendradarbiavimo darbo vietose bendravimas ir dalijimasis idėjomis yra ne tik sveikintinas, bet dažnai ir viso susitikimo tikslas.
Kai išdėstote savo lūkesčius, tai taip pat tinkamas metas išsiųsti bet kokią privalomą skaitymą ar medžiagą, kurią norėtumėte, kad susirinkusieji peržvelgtų. Taip jie būna pasiruošę atvykę į susitikimą ir nelaukia jokių netikėtumų.
Pradėkite laiku
Pradėti laiku yra tikrai svarbu tiek logistikos, tiek produktyvumo požiūriu. Jei esate tas asmuo, kuris paprastai atvyksta į susitikimus laiku, suprantate, kaip gali būti nemalonu, kai viskas nesiseka, kai žmonės patenka į kambarį. Tai, kas neišvengiamai nutinka, visi žino, kad šie susitikimai niekada neprasideda laiku Visi pradeda rodytis vėlai. Priimkite atsakomybę už savo susitikimą. Pradėkite nedelsiant nurodytu pradžios laiku. Uždarykite duris ir pradėkite. Suklydę žmonės greitai gaus pranešimą, kad atvyksta vėlai, ir jie turėtų padaryti tą klaidą tik vieną kartą. Be to, visi turi grįžti į darbą, kad nereikėtų trikdyti visos darbo dienos.
Trumpai ir paprastai
Dauguma susitikimų numatomi valandos trukmės, kai daugeliu atvejų pakaks trumpesnio laikotarpio. Kai skiriama per daug laiko, laikas švaistomas. Pasibaigus susirinkimui žmonės delsia arba per ilgai praleidžia tam tikrą darbotvarkės klausimą. Susitikimai turi būti trumpi ir konkretūs.
Laikykitės temos
Vien tik darbotvarkė neleis jūsų posėdžio efektyviai. Laikykitės darbotvarkės ir neleiskite diskusijoms nuklysti dėl liestinių. Atsakykite į visus klausimus, nesusijusius su tema, nurodydami, kad tai yra kito susitikimo tema arba ji bus sprendžiama privačiai. Niekam nepatinka pabėgęs susitikimas, kurio tikslas nukrypsta į kitus pokalbius.
Mažesnius susitikimus veskite už konferencijų salės
Sėdėti toje pačioje pažįstamoje konferencijų salėje, susirinkus prie to paties pažįstamo stalo, yra būtent tai – tai tiesiog per daug pažįstama. Norėdami paskatinti darbuotojus bendrauti, kūrybiškai mąstyti ir aktyviai diskutuoti, apsvarstykite galimybę susitikti ne įprastoje konferencijų salėje.
Apsvarstykite galimybę susitikti prie stalo lauke, jei leidžia vieta ir oras. Pabandykite susirinkti bendroje erdvėje, kurioje yra sofos ir nedideli staliukai, o ne didelis konferencijų stalas ir pasukamos kėdės.
Nebijokite imtis kitokio požiūrio
Jei požiūris į susitikimą neveikia, nebijokite pakeisti kurso. Pavyzdžiui, jei protų šturmo sesijos metu susidaro tylus kambarys su labai mažai dialogo, pakeiskite kryptį. Būkite lankstūs ir atkreipkite dėmesį į tai, kaip vyksta bendras susitikimas.
Naudokite technologiją
Planuokite naudoti technologijas, kad dalyviai sudomintų. Šiuolaikiniame skaitmeniniame pasaulyje dauguma žmonių yra įpratę matyti grafiką ar vaizdo įrašus, patvirtinančius girdimus žodžius. Atkreipkite dėmesį į tokią mąstyseną ir planuodami susitikimą įtraukite garso ir vaizdo medžiagą.
Kompiuteriai, projektuojami į didelius ekranus ir „Smart Board“ pristatymai, skatinantys sąveiką, yra sveikintinas pokytis, palyginti su standartiniais ilgais „PowerPoint“ pristatymais.
Vienas dalykas apie technologijas – pirmiausia būtinai išbandykite. Paskutinis dalykas, kurio jums reikia, yra sutrikti, nes nešiojamasis kompiuteris neveikia arba negalite naudotis vaizdinėmis priemonėmis, kai jų reikia. Jei technologijos nėra jūsų stiprioji pusė, paprašykite, kad kas nors kitas pasimatytų prieš susitikimą. Neabejotinai sutaupysite laiko ir laikysitės tvarkaraščio, jei atliksite nedidelį parengiamąjį darbą.
Išsiųskite susitikimo santrauką
Per dieną po susitikimo išsiųskite trumpą to, kas buvo aptarta, santrauką. Visiems dalyvaujantiems, negalintiems dalyvauti susitikime ir visiems kitiems, kuriuos gali prireikti informuoti, pravartu atsiųsti el. laišką. Taip pat įtraukite visus veiksmų elementus, nurodydami, kas yra atsakingas už kiekvieną elementą, taip pat terminą.
