Pateikę šių metų mokesčių deklaraciją, skirkite kelias minutes mokesčių įrašams sutvarkyti ir saugokite juos ten, kur juos rasite. Niekada nežinote, kada jums ar jūsų verslui gali būti atliktas auditas, ir jūs turite būti pasirengę.
Bet kiek laiko juos reikia laikyti?
Kodėl reikia saugoti mokesčių įrašus?
Be mokesčių įrašų naudojimo asmeniniais ar verslo tikslais, turėsite juos išsaugoti, kad dokumentuotų šaltinį informacijos apie jūsų mokesčių deklaraciją ir paremti jūsų verslo ir asmenines pajamas, atskaitymus ir kreditus mokesčių atveju auditas.
Įmonės turi išsamesnius apskaitos tvarkymo reikalavimus, nes gali atsiimti mokesčius už įprastas ir būtinas verslo išlaidas. Pavyzdžiui, kelionės kvituose ir kituose kvituose jie turi nurodyti verslo tikslą.
Vidaus pajamų tarnybos (IRS) mokesčių apskaitos tvarkymo terminai yra vienodi tiek įmonėms, tiek asmenims.
Kokia yra mokesčių apskaitos tvarkymo taisyklė?
Apskritai, IRS teigia, kad turite saugoti įrašus, patvirtinančius jūsų mokesčių deklaracijos reikalavimus dėl pajamų, atskaitymų ir kreditų per tai, ką agentūra vadina tos deklaracijos „senaties terminu“.
Senaties terminas yra laikas, kai:
- Galite pakeisti savo grąžinimą ir reikalauti kredito arba grąžinti pinigus; arba
- IRS gali nustatyti papildomus mokesčius
Paprastai terminai pradedami skaičiuoti, kai pateikiate deklaraciją, bet jei pateikiate prieš terminą, terminas pradedamas skaičiuoti nuo grąžinimo datos. Pavyzdžiui, jei paraišką pateikiate kovo 15 d., apribojimas prasideda balandžio 15 d. (arba tų metų terminą). Bet jei gausite plėtinį ir failą spalio 15 d., apribojimas prasideda nuo tos datos.
Kai kuriais metais mokesčiai neapmokestinami balandžio 15 d. 2021 m. Teksaso, Luizianos ir Oklahomos įmonės turi pateikti 2020 m. mokesčių deklaracijas iki birželio 15 d. Tai vienkartinis IRS pratęsimas, reaguodamas į 2021 m. žiemos audras. Kitų sričių mokesčių mokėtojai iki 2021 m. gegužės 17 d. turi pateikti federalinius 2020 m. mokesčius, tačiau tai taikoma tik asmenims, o ne įmonėms.
Daugeliu atvejų senaties terminas yra treji metai nuo deklaracijos pateikimo datos, tačiau kai kurioms situacijoms taikomi skirtingi apribojimai.
Ribos, kai nepranešėte apie pajamas
Riba yra šešeri metai, jei nepranešėte apie pajamas, kurias turėjote pranešti, ir tai yra daugiau nei 25 proc. grąžos bendrosios pajamos (iš visų šaltinių) arba jos priskiriamos užsienio finansiniam turtui ir daugiau nei $5,000.
Pretenzijų pateikimo ribos
Jei norite reikalauti grąžinti sumokėtus pinigus, turite jį pateikti per trejus metus nuo tos dienos, kurią pateikėte grąžinti už tuos metus (arba mokėjimo terminą) arba dvejus metus nuo mokesčio sumokėjimo datos, atsižvelgiant į tai, kuri data yra vėliau.
Norėdami pateikti pretenziją dėl permokos iš beviltiškos skolos atskaitymo arba nuostolių iš beverčių vertybinių popierių, turite pateikti pretenziją per septynerius metus nuo grąžinimo termino dienos.
Turto įrašų ribos
Turto apskaitą laikykite tol, kol pasibaigs senaties terminas tiems metams, kai pardavėte ar perleidote turtą.
Pavyzdžiui, jei esate audituojamas, nes esate skolingas savo 2020 m. mokesčių deklaracijoje ir 2019 m. pardavėte verslo transporto priemonę, turite saugokite šios transporto priemonės įrašus trejus metus nuo 2020 m. mokesčių deklaracijos pateikimo datos arba termino, jei pateikėte anksčiau. data.
Jei pateikiate apgaulingą deklaraciją arba nepateikiate deklaracijos, nėra jokių apribojimų, kada IRS gali apskaičiuoti šios deklaracijos mokestį.
Mokesčių deklaracijų ir darbo užmokesčio mokesčių įrašų išsaugojimas
Nepamirškite išsaugoti ankstesnių mokesčių deklaracijų. Šių deklaracijų saugojimo terminai yra tokie patys kaip ir kitų mokesčių įrašų: dažniausiai treji metai.
Įmonės turi saugoti informaciją apie darbo užmokestį ir darbuotojus auditui atlikti mažiausiai ketverius metus po to, kai darbuotojas palieka įmonę. Žiūrėkite šį straipsnį tvarkyti darbo užmokesčio apskaitą daugiau detalių.
Amerikos advokatų asociacija įspėja, kad nesunaikintumėte senų mokesčių deklaracijų.
Greitas mokesčių įrašų tvarkymo palyginimas
Kiek metų turite saugoti įrašus:
| Situacija | Metų skaičius nuo padavimo datos arba termino |
|---|---|
| Jei esate skolingas pinigų | 3 metai nuo paraiškos padavimo datos (manoma, kad terminas yra terminas) |
| Jei nepranešėte visų savo pajamų | 6 metai nuo termino arba padavimo datos, atsižvelgiant į tai, kuri data yra vėlesnė |
| Jei norite grąžinti pinigus | 3 metai nuo deklaracijos pateikimo dienos arba 2 metai nuo mokesčio sumokėjimo datos, atsižvelgiant į tai, kuri data vėlesnė |
| Jei norite pateikti pretenziją dėl permokos dėl blogos skolos išskaitymo ar nuostolių iš beverčių vertybinių popierių | 7 metai nuo grąžinimo termino |
| Apgaulinga mokesčių deklaracija arba nepateikta mokesčių deklaracija | Nėra limito |
| Turto įrašai | Ieškinio senaties terminas prasideda, kai turtas parduodamas ar kitaip perleidžiamas. |
Valstybiniai mokesčių įrašų saugojimo reikalavimai
Dauguma JAV valstijų laikosi IRS federalinių mokesčių įrašų tvarkymo taisyklių, tačiau kai kuriose valstybėse taikomi ilgesni senaties terminai. Šis straipsnis apie valstybinių mokesčių apskaitą turi išsamią informaciją.
Ką daryti, jei įrašo trūksta arba jis sunaikintas?
Ką daryti, jei neturite įrašo apie atskaitymus ar išlaidas, kurių pareikalavote sumokėti mokesčius?
Jei, pavyzdžiui, neturite atšaukto čekio ar elektroninio kvito, patvirtinančio išskaitymą, galite pradėti pasitikrindami banke, ar jis turi įrašo kopiją. Taip pat galite naudoti banko ar investicinės įmonės finansinę ataskaitą, kad parodytumėte sandorį, jei ji yra „labai įskaitoma“.
Jei jūsų įrašai buvo sunaikinti per nelaimę, pvz., potvynį ar gaisrą, galite:
- Gaukite mokesčių deklaracijų kopijas naudodami IRS „Get Transcript“ paslaugą arba skambinkite numeriu 800-908-9946, kad jas užsisakytumėte.
- Gaukite kredito kortelės ir banko ataskaitas iš savo finansų įstaigos.
- Gaukite su turtu susijusių įrašų kopijas susisiekę su pirkimą tvarkančia bendrove.
- Susisiekite su rangovais, kurie pastatė ar pertvarkė jūsų namus. Taip pat galite gauti rašytinius aprašymus iš draugų ir giminaičių, kurie matė turtą prieš ir po jo sunaikinimo.
- Dėl paveldėto turto patikrinkite teismo įrašus arba pasikalbėkite su patikėtine ar turtu tvarkiusiu advokatu.
- Dėl automobilių ieškokite Kelley Blue Book, Nacionalinės automobilių pardavėjų asociacijos arba Edmunds dabartinės tikrosios rinkos vertės.
