Apskaitos operacijos gali būti neteisingai įvestos į apskaitos sistemą arba, pavyzdžiui, operacija turėjo būti išskaidyta į dvi skirtingas didžiosios knygos sąskaitas.
Bet kuriuo atveju, kai taip atsitinka, turite pakeisti pradinę operaciją, kai ji buvo įrašyta, ir tai galite padaryti lengvai naudodami „QuickBooks“ apskaitos programinę įrangą, įrašydami žurnalą.
Galite daryti įrašus žurnale Greitos knygos koreguoti arba koreguoti sandorius ir įrašyti įrašus, kurių negalima atlikti kitais būdais, pavyzdžiui, pelno ar nuostolių koregavimus.
Žurnalo įrašymo procesas yra gana paprastas, tačiau vienu metu žurnalą galite daryti tik vienam klientui ar pardavėjui. Jei tokiu būdu norite pataisyti kelių klientų ar pardavėjų likučius, turėsite paskelbti atskirus įrašus.
Kas yra žurnalo įrašas?
Bendrasis žurnalo įrašas yra apskaitos operacija, kuri įvedama arba užregistruojama tiesiai į didžioji knyga. Įmonės didžioji knyga veikia kaip pagrindinė sąskaitų grupė, naudojama balanso ir pelno (nuostolio) ataskaitos operacijoms įrašyti.
Pavyzdžiui, galbūt įvedėte mėnesinę 100 USD komunalinių paslaugų sąskaitą į savo įmonės sąskaitą draudimas išlaidų sąskaita atsitiktinai. Galite paskelbti koreguojamąjį žurnalo įrašą, kad sumažintumėte arba įskaitytumėte draudimo išlaidų sąskaitą 100 USD ir padidintumėte, arba nurašytumėte komunalinių paslaugų sąskaitą 100 USD, kad ištaisytumėte savo klaidą. Tada visos jūsų sąskaitos būtų tvarkingos ir jums nereikės keisti pardavėjo skolos sumos, nes ta operacijos dalis buvo tinkamai įrašyta.
Metų pabaigos veiklos žurnalo įrašai
Jūsų atestuotas buhalteris arba buhalteris galbūt norėsite padaryti žurnalo įrašus, kad užbaigtumėte metų pabaigos veiklą, pvz., mokesčių koregavimų registravimą, nusidėvėjimo sąnaudų registravimą arba pajamų ir išlaidų perklasifikavimą. Jūsų apskaitos specialistas gali suteikti jums konkrečios informacijos, jei norite paskelbti žurnalo įrašus metų pabaigoje, kartu su paaiškinimais, kodėl įrašai buvo reikalingi būtent jūsų situacija.
Kaip padaryti bendrus žurnalo įrašus „QuickBooks“.
„QuickBooks“ galite daryti bendruosius žurnalo įrašus vadovaudamiesi šiomis nuosekliomis instrukcijomis:
- Eiti į Bendrovė > Padarykite bendruosius žurnalo įrašus iš meniu ekrano viršuje.
- Pakeisti Data lauke, jei reikia, į Padaryti Bendrųjų žurnalo įrašų langą. „QuickBooks“ pagal numatytuosius nustatymus nustatys dabartinę datą, taigi, jei norite paskelbti ankstesnio mėnesio ar metų įrašą, būtinai pakeiskite jį taip, kad jūsų įrašas būtų įrašytas tinkamu finansiniu laikotarpiu.
- Įveskite žurnalo įrašo numerį Įrašo Nr. laukas. „QuickBooks“ automatiškai sunumeruos vėlesnius žurnalo įrašus nuosekliai.
- Įveskite didžiosios knygos sąskaitos numerį Paskyros stulpelis. Taip pat galite pasirinkti pirmąją paskyrą iš išskleidžiamojo meniu stulpelyje Paskyra.
- Įveskite pasirinktos sąskaitos debeto arba kredito sumą Debeto arba kredito stulpeliai. Debetai ir kreditai turi būti lygūs, kad įrašas būtų subalansuotas ir „QuickBooks“ galėtų paskelbti įrašą.
- Įveskite aprašomąjį atmintinę Atmintinės stulpelis. Jis bus rodomas ataskaitose, kuriose yra šis žurnalo įrašas. Šis veiksmas yra neprivalomas, bet rekomenduojamas, kad vėliau prisimintumėte, kodėl buvo įvestas įrašas.
- Kartokite 4–6 veiksmus, kol įrašai visiškai atsvers vienas kitą ir sandoris pasieks nulinį balansą. Jūsų suma stulpelyje Debetas turi būti lygi sumai stulpelyje Kreditas, o žurnalo įrašas bus tinkamai subalansuotas.
- Spustelėkite Išsaugoti ir uždaryti Norėdami išsaugoti žurnalo įrašą ir uždaryti langą, arba spustelėkite Išsaugoti ir naujas išsaugoti žurnalo įrašą ir atidaryti naują langą.
Galite atlikti daugumą bendrųjų žurnalo įrašų „QuickBooks“ atlikdami šiuos veiksmus, bet jei norite padaryti žurnalo įrašus, kurie turi įtakos konkretaus kliento gautinos sumos arba pardavėjo mokėtinos sumos, klientą ar pardavėją turėsite įrašyti į pirmąją įrašas.
