Niet te verwarren met paralegals, juridische secretarissen vitale functies vervullen bij advocatenkantoren in het hele land. Terwijl assistenten vaak advocatentaken uitvoeren onder toezicht van een advocaat, moeten juridische secretarissen alle details van het advocatenkantoor bijhouden.
De wet is en blijft een wereld van administratieve rompslomp en semantiek. Advocaten moeten volledig voorbereid zijn op elke juridische procedure. Als zodanig zijn zowel advocaten als paralegals sterk afhankelijk van hun juridische secretaresses.
Wat voor soort vaardigheden heb je nodig om juridisch secretaresse te zijn?
De rol van juridische secretarissen, ook wel advocaat-administratieve assistenten of juridische assistenten genoemd, is de afgelopen twee decennia geëvolueerd. Zoals met al het andere, blijft technologie het traditionele advocatenkantoor transformeren.
Juridisch secretarissen moeten de conventionele taken van het typen en beantwoorden van telefoons overstijgen naar het toezicht houden op hoogwaardige activiteiten tussen advocaten en cliënten en met betrekking tot gerechtelijke procedures.
Juridische secretarissen doen wat ze willen administratief medewerker zou kunnen, behalve dat de juridische wereld wat ingewikkelder is. Ze voeren secretariële taken uit met behulp van juridische terminologie, procedures en documenten. Juridische secretarissen bereiden ook juridische documenten en correspondentie voor, waaronder dagvaardingen, klachten, moties en dagvaardingen. Ze kunnen ook helpen bij juridisch onderzoek.
Soorten juridische secretaressevaardigheden
De functies van juridisch secretaresse zijn in de loop van de tijd geëvolueerd. Deze vaardigheden zullen u helpen slagen in afzonderlijke advocatenkantoren en in grotere advocatenkantoren.
Technische Vaardigheden
Veel advocaten hebben noch de tijd noch de expertise om de technologie van advocatenkantoren goed te gebruiken. Ze vertrouwen op technisch onderlegde juridische secretarissen om een verscheidenheid aan computergebaseerde taken uit te voeren, zoals het maken van spreadsheets, het voorbereiden presentaties, urenstaten controleren, facturen beheren, documenten maken/typen, kalenders bijhouden en deadlines bijhouden.
Daarom zullen juridische secretarissen die bedreven zijn in een verscheidenheid aan computersoftwaretoepassingen het meeste hebben carrièremogelijkheden. Enkele van de meest voorkomende technologieën die juridische secretarissen moeten beheersen, zijn onder meer:
- Tekstverwerkingssoftware
- Microsoft Office-pakket
- Presentatie
- Informatiemanagement
- Digitale bestandsorganisatie
- Software voor gegevensback-up
- Facturering
- Facturering
- Transcriptie
- Bureaubladpublicatie
- Videovergaderen
- E-mailbeheer
Interpersoonlijke vaardigheden
Juridische secretarissen hebben dagelijks contact met advocaten, paralegals, personeel, klanten, raadslieden van de tegenpartij, gerechtelijk personeel, verkopers en meer.
Eersteklas interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden zijn essentieel. Naast persoonlijk contact communiceren secretaresses via e-mail, telefoon en videoconferentiesystemen.
- Receptie
- Telefoonetiquette
- Mondelinge communicatie
- Emotionele intelligentie
- Initiatief
- Formaliteit
- Handelswijze
Geschreven communicatie
Denkt u dat advocaten hun eigen schriftelijke correspondentie samenstellen? Denk nog eens na. Juridische secretarissen zijn vaak verantwoordelijk voor het opstellen van routinecorrespondentie en dossiermemo's, in naast het proeflezen van juridische documenten voor pleidooien, briefs, ontdekking en transactie doeleinden.
Schrijven is een integraal onderdeel van het werk van de juridisch secretaresse; die zich ontwikkelen sterke schrijfvaardigheid onontbeerlijk zullen worden voor de advocaten die zij bijstaan.
- E-mail samenstelling
- Het volgen van strikte documentformaten
- Aandacht voor detail
- Sollicitatiebrieven
- Sterke grammaticale vaardigheden
- Transcriptie
Organisatie vaardigheden
Aangezien juridische secretaresses de "rechterhand" van de advocaat zijn, zijn organisatorische vaardigheden essentieel om een advocatenpraktijk efficiënt te beheren bedrijfsjuridische afdeling.
Juridisch secretarissen moeten papieren en elektronische bestanden bijhouden, projecten beheren, meerdere bijhouden deadlines, agenda's bijhouden, vergaderingen plannen, evenementen organiseren en alles ordelijk en overzichtelijk houden toegankelijk.
- Aandacht voor detail
- Agendabeheer
- Bestandsbeheer
- Beheer van vertrouwelijke informatie
- Transcriptie
- Proces van verpakken en verzenden van juridische documenten
- Beëdigde verklaringen ontvangen en organiseren
- Notities maken
Transcriptie vaardigheden
Transcriptievaardigheden vormen de basis van de secretariële praktijk. Naast een hoge typesnelheid (de eisen van de werkgever variëren van 50 tot 100 woorden per minuut), zijn actieve luistervaardigheden vereist om spraakdictatiebestanden te begrijpen.
Sterke grammatica, spelling, woordenschat en taalvaardigheid zijn noodzakelijk, evenals een goed begrip van juridische terminologie. Zoals hierboven vermeld, moeten secretaresses bedreven zijn in tekstverwerkingstoepassingen en transcriptieapparatuur.
- Actief luisteren
- Typen
- Tekstverwerkingssoftware
- Audio-opnameapparaten
- Geheugen
- Geschreven communicatie
Aandacht voor detail
Aandacht voor detail is van cruciaal belang in de advocatuur. Als u bijvoorbeeld $ 600.000 typt in een schikkingsvoorstel in plaats van $ 60.000, kan uw bedrijf een klant kosten. Juridische secretarissen behandelen de details van de dagelijkse rechtspraktijk, en aandacht voor detail is in bijna alle gevallen belangrijk elke secretariële taak, van het opstellen en proeflezen van documenten tot het plannen van vergaderingen en agenda's termijnen.
- Notities maken
- Aandachtig
- Auditing
- Inductief redeneren
- Deductieve redenering
- Gegevensinvoer
- Nauwkeurigheid
- Proactief
Bekendheid met juridische documenten en terminologie
Wat is het verschil tussen een secretaresse en een legaal secretaris? Juridisch secretarissen zijn bekend met alles wat met recht en gerechtelijke procedures te maken heeft. Termen als "dagvaarding", "pro se" en "voir dire" brengen juridische secretarissen niet in de war.
Ze begrijpen de nuances van juridische procedures en hebben de mogelijkheid om pleidooien, ontdekkings- en transactiedocumenten te creëren en op te maken.
- Proefbriefing
- Amicus kort
- Kort geding
- Antwoord kort
- Ondervragingen
- Beroepsprocedure
- Testamenten en testamenten
- Juridische klachten, beroepen en antwoorden
- Quitclaim-akte
- Garantie akte
- Dagvaardingen aanvragen
Teamwerk
Teamwerk is cruciaal voor de rol van juridisch secretarissen bij het leveren van juridische diensten. In alle praktijkomgevingen - van juridische afdelingen van grote bedrijven tot individuele beoefenaars - moeten juridisch secretaresses samenwerken met advocaten, paralegals, secretaresses, dossierbeheerders, leveranciers en anderen om juridische diensten effectief te leveren.
De meest efficiënte juridische secretaresses weten hoe ze met collega's moeten omgaan en moeten samenwerken met derden om de klus te klaren.
- Actief luisteren
- Mondelinge communicatie
- Geschreven communicatie
- Probleemgevoeligheid
- Samenwerking
Multitasking-vaardigheden
De meeste juridisch secretarissen werken voor meer dan één persoon aan meer dan één dossier.
Het gelijktijdig uitvoeren van meerdere taken zou een tweede natuur moeten zijn voor een bekwame juridisch secretaresse.
Ze weten hoe ze met meerdere opdrachten en tegenstrijdige prioriteiten moeten omgaan en hoe ze de groeiende werkdruk moeten beheren in het drukke advocatenkantoor van vandaag, waar één persoon vaak de taak van drie vervult.
- Aandacht voor detail
- Tijdsbeheer
- Prioritering
- Delegatie
- Het roosteren
- Stresstolerantie
Onderzoeksvaardigheden
Juridisch secretarissen voeren internetonderzoek uit voor een groot aantal taken, zoals het vinden van aanwijzingen, het verzamelen van klantinformatie, het onderzoeken van de concurrentie en het lokaliseren van deskundige getuigen.
Veel juridische secretaresses, vooral die in kleine advocatenkantoren, treden ook op paralegal taken, waaronder juridisch onderzoek, het controleren van citaten en het opsporen van jurisprudentie. Het leren van juridische onderzoeksplatforms zoals Westlaw of Lexis/Nexis kan u een concurrentievoordeel geven.
- Begrijpend lezen
- Interviewen
- Notities maken
- Trends opmerken
- Gegevensanalyse
- Inductief redeneren
- Deductieve redenering
- Software voor onderzoeksrecht
Meer vaardigheden als juridisch secretaresse
- Probleemoplossen
- Beheer van sociale media
- Proeflezen
- herzien
- Het opstellen van
- Spelling
- Correct gebruik van zoekmachines
- Rapport schrijven
- Finale manuscriptproductie
- Markeringen
- Ontwikkelen en onderhouden van Standard Operating Procedures (SOP's)
- Deadlines
- Meertalig
- Vriendelijkheid
- Aanpassingsvermogen
- Efficiëntie
- Kritisch denken
- Naleving
- Boekhouding
- Professionaliteit
- Klantenservice
- Weerstand
- Overeenkomsten voorafgaand aan het proces
- Fax apparaten
- Juridische bibliotheken onderhouden
- Dossiers beheren
- LexisNexis
- PACER
Hoe u uw vaardigheden kunt laten opvallen
Voeg relevante vaardigheden toe aan je cv: Zorg ervoor dat u de bovenstaande vaardigheden benadrukt in uw samenvatting en werkgeschiedenis. Advocatenkantoren geven om uw ervaring en aandacht voor detail, met name in de manier waarop u uw cv samenstelt.
Markeer vaardigheden in uw sollicitatiebrief: Verspil geen woorden in uw brief. Aangezien het opstellen van begeleidende brieven een belangrijk onderdeel is van uw werk als juridisch assistent, moet u bij de kern blijven en laten zien dat u in staat bent om duidelijk en direct te zijn.
Gebruik vaardigheidswoorden in uw sollicitatiegesprek: Wees bereid om soorten projecten te bespreken die u in andere functies hebt geleid zonder de vertrouwelijkheid van een cliënt bij andere advocatenkantoren te schenden. Wees niet bang om te beschrijven hoe je de bovenstaande vaardigheden hebt gebruikt in andere functies buiten de juridische wereld als de ervaring van toepassing is op de functie die je zoekt.
