Advocaten staan bekend om hun voorzichtige karakter, maar net als iedereen kunnen ze fouten maken bij het gebruik van e-mail. Sommige worden horrorverhalen, terwijl andere gewoon gênant zijn. De volgende zijn veelgemaakte fouten die advocaten maken in e-mails.
Verzenden 'vanaf het bureau van'
Deze ouderwetse terminologie is dwaas en pretentieus. Erger nog, een deel of de hele naam van de afzender wordt afgesneden omdat de meeste e-mailen systeem-inboxen geven de namen van afzenders niet zo lang weer. Gebruik gewoon je naam.
Fancy bloeit toevoegen
Sommige advocaten proberen te krijgen creatief met de uitstraling van hun e-mails. Fancy bloeit in handtekeningen zijn gebruikelijk, net als onnodige afbeeldingen of illustraties. Alles wat de woorden moeilijk leesbaar maakt, is een slecht idee. Het maakt het bericht ook langzamer om te openen. Hou het simpel. Je verkoopt je artistieke vaardigheden niet.
Vergeten het handtekeningblok te gebruiken
De meeste e-mailsystemen hebben een eenvoudig te gebruiken geautomatiseerd handtekeningblok. Gebruik het om het risico te elimineren dat u vergeet basisinformatie zoals uw naam, adres en telefoonnummer op te nemen. Sommige advocaten maken van hun e-mailvoetteksten mini-commercials, terwijl anderen een minimalistische benadering hanteren. Velen voegen een privacyverklaring of juridische disclaimer toe. Dit zijn allemaal acceptabele toepassingen van een e-mailhandtekeningblok.
E-mailen terwijl je boos bent
Vooral advocaten lopen het risico om boos te e-mailen, hoewel het iedereen kan overkomen. Vroeger hadden advocaten secretaresses die hun brieven typten en duurde het lang voordat de post werd opgehaald. Creëer die bedenktijd opnieuw voor jezelf voordat je een e-mail afvuurt. Het kan het verschil maken tussen het behouden of verliezen van klanten, vrienden en geld.
Niet snel reageren
Sommige advocaten gaan ervan uit dat de oude regel van vijf dagen voor het beantwoorden van zakelijke correspondentie van toepassing is op e-mail. Dat doet het niet. Mensen verwachten snellere reacties op een e-mail dan op een brief die per post wordt verstuurd. Probeer binnen 24 uur te reageren. Als de zaak gecompliceerd is, stuur dan een ontvangstbevestiging en laat de persoon weten wanneer hij een antwoord kan verwachten. Anders wordt de klant overgelaten om te speculeren of er een reactie komt.
Post naar het verkeerde adres sturen
De functie voor automatisch aanvullen op e-mailsystemen is een groot gemak, maar vergroot het risico dat een e-mail naar de verkeerde ontvanger wordt gestuurd. Dit kan niet meer zijn dan een kleine gêne, maar in sommige gevallen kan het neerkomen op professionele nalatigheid. E-mail niet per ongeluk vertrouwelijke klantcommunicatie naar de advocaat van de tegenpartij of een andere klant.
"Alles beantwoorden" gebruiken zonder dubbele controle
Stel dat de advocaat van de tegenpartij u een e-mail stuurt met een voorstel of een meningsverklaring. U stuurt de e-mail door naar de andere advocaten van uw kantoor die bij de zaak betrokken zijn. Al snel wordt de "reply all"-knop royaal gebruikt, en niemand merkt dat de advocaat van de tegenpartij wordt gekopieerd in de interne discussie bij uw bedrijf. Het gebeurt. Wanneer u op "Allen beantwoorden" klikt, controleert u elk e-mailadres in de lijst met ontvangers voordat u op Verzenden drukt.
Slordige onderwerpregels gebruiken
Een eenvoudige en informatieve onderwerpregel zoals "Parkerson-zaak" of "Smith voorgestelde overeenkomst" werkt het beste. Laat de onderwerpregel niet leeg, anders wordt uw bericht mogelijk over het hoofd gezien. Houd uw toon serieus en professioneel en vermijd elke verleiding om een onderwerpregel te gebruiken als 'mijn idiote cliënt' of 'domme rechter's bevel'. Vergeet nooit dat een e-mail naar iedereen kan worden doorgestuurd.
Maak geen ruzie via e-mail
Wanneer mensen face-to-face spreken, helpen gezichtssignalen en stemtonen om hun intentie duidelijk te maken. Tijdens telefoongesprekken geeft de stem van een spreker aan wanneer een verklaring sarcastisch, grappend of serieus bedoeld is. Maar bij e-mail is het gevaarlijk eenvoudig om iemands bedoeling volledig verkeerd te interpreteren en ongepast te reageren.
Vooral advocaten, die de hele tijd met elkaar in discussie gaan, lopen gevaar. Een huiveringwekkende reactie op waargenomen grofheid of vijandigheid kan rampzalig zijn. Wacht even en lees het bericht dan nog eens. Zelfs als je nog steeds onbeschoftheid waarneemt, probeer dan beleefd te reageren. Misschien merk je dat het de situatie onschadelijk maakt.
