Werkgevers in veel sectoren verwachten dat werkzoekenden over Microsoft Office (MS)-vaardigheden beschikken. Zelfs met de opkomst van Google Drive, een populaire concurrent, blijft Microsoft Office de meest geprefereerde productiviteitssoftware in bedrijven over de hele wereld. U hoeft misschien geen expert in MS Office te zijn voor uw volgende baan, maar u zult uw vooruitzichten op werk en kom in aanmerking voor meer rollen als je op zijn minst bekend bent met de basis.
Wat meer is, als u zich aanmeldt voor welke vorm dan ook administratieve functie, moet u goed thuis zijn in het gebruik van Office-programma's voor uw dagelijkse taken. Hoogstwaarschijnlijk verwacht uw rekruteringsmanager een hoog niveau van MS Office-vaardigheid.
Voor functies op hoog niveau verwacht je werkgever dat je minimaal een basisvaardigheid hebt in MS Word en MS Excel.
Welke Microsoft Office-vaardigheden heb je nodig?
MS Office bevat een verscheidenheid aan desktoptoepassingen. De meest voorkomende zijn Excel voor spreadsheets, Outlook voor e-mail, PowerPoint voor presentaties en Word voor tekstverwerking.
Hoewel uw volgende baan mogelijk een aantal Microsoft Office-toepassingen gebruikt, vereisen veel functies dagelijks gebruik van een of beide MS Excel, MS Word en MS PowerPoint. De volgende beschrijvingen behandelen vaardigheden binnen deze programma's die een werkgever mogelijk nodig heeft, zodat u deze indien nodig kunt opfrissen en opnemen in uw cv.
Soorten Microsoft Office-vaardigheden
MS-Excel
Mogelijk ontvangt u extra aandacht van potentiële werkgevers als u hen laat weten dat uw vaardigheidsniveau in MS Excel kennis en ervaring omvat met het gebruik van de volgende functies:
- Draaitabellen: U kunt gegevens op verschillende manieren beheren, sorteren en analyseren met behulp van Excel, als u de kunst van de draaitabel onder de knie hebt. Draaitabellen voeren automatische acties uit, zoals sorteren en middelen, om u te helpen gegevens snel te ontleden, met behulp van formules, sorteringen en andere functies die anders uren zouden kosten om gegevens te extraheren voor gegevensanalyse.
- Formule Functies: Als u weet hoe u basisformules in Excel moet gebruiken, kunt u spreadsheets maken die uw werkgever echt van waarde zijn. Raak vertrouwd met de formules voor eenvoudige wiskundige berekeningen en leer vervolgens veelgebruikte vaardigheden, zoals het koppelen van gegevens van het ene spreadsheet aan het andere, vind informatie in grote datasets met behulp van formules zoals VERT.ZOEKEN, en hoe u de filter- en subtotaalfuncties gebruikt om gegevens te sorteren en presenteren in visueel aantrekkelijke formaten.
- Opmaak: Er is geen regel die zegt dat spreadsheets lelijk of saai moeten zijn. Spreadsheets die zijn opgemaakt met consistente lettergrootte, merkspecifieke kleuren en uniforme spatiëring zullen beter worden ontvangen door collega's en bazen. Naast de basisprincipes van het visueel aantrekkelijk maken van spreadsheets, biedt Excel een groot aantal opmaakopties die u kunt toepassen om uw gegevens beter leesbaar en esthetisch aantrekkelijker te maken. Onderschat de kracht van een goed geplaatste lijnverdeler of een spaarzaam toegepast kleurenschema niet.
MS Word
Voor schriftelijke communicatie in het bedrijfsleven is MS Word het systeem bij uitstek. De meeste werkgevers zullen kandidaten zoeken die de volgende taken in MS Word kunnen uitvoeren.
- Opmaak en pagina-instelling: Veel mensen voelen zich niet in staat om de basisprincipes van de ogenschijnlijk moeilijk te gebruiken opmaak- en pagina-instellingsfuncties van MS Word te begrijpen. Het zal u enorm helpen om de basis van deze functies te leren, omdat ze de kern vormen van het gebruik van MS Office. Opmaak kan betrekking hebben op zaken als aangepaste herhalende kopteksten, meerdere kolommen, paginanummering en lettertype- en kleurkeuzes.
- Sjabloon bouwen en bewerken: Als je eenmaal iets hebt gemaakt dat je leuk vindt, kun je de sjabloon opslaan en steeds opnieuw gebruiken.
- SmartArt & tekstvakken gebruiken: MSWord is geweldig voor meer dan op tekst gebaseerde documenten. Het is ook handig voor zaken als flyers en bewegwijzering. Word maakt het gemakkelijk om een flyer te maken als je eenmaal weet hoe je SmartArt en tekstvakken moet gebruiken. Vormen en tekstvakken kunnen soms onhandig zijn omdat het moeilijker is om ze te laten overlappen, en dat is ook zo kan soms over de pagina springen, maar als je het eenmaal onder de knie hebt en de eigenaardigheden begrijpt, zul je een meester.
- Spoorwissel: Als u een concept van het werk van iemand anders beoordeelt, is het belangrijk om de functie Wijzigingen bijhouden te kunnen gebruiken. eventuele wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke tekst, zoals toegevoegde of verwijderde woorden, of updates van de opmaak, in een anders gekleurde, onderstreepte lettertype. Weten hoe u opmerkingen invoegt, is ook belangrijk, en u kunt beide functies vinden op uw tabblad Controleren.
Gebruik je liever geen Photoshop of heb je geen toegang tot professioneel digitaal ontwerp, MS Word en Publisher maak geweldige alternatieven voor eenvoudige visuele ontwerpprojecten met afbeeldingen, vormen, kleuren en ander ontwerp elementen.
MS PowerPoint
PowerPoint is presentatiesoftware. Hiermee kan de ontwerper een breed scala aan aangepaste dia's maken voor projectie op een scherm. Werkgevers zullen kandidaten zoeken die een presentatie in PowerPoint kunnen samenstellen met tekst, afbeeldingen, afbeeldingen en spreadsheettabellen. PowerPoint heeft veel functies, zoals schaduwen, geluiden en dia-overgangen. Degenen die bedreven zijn in PowerPoint zullen weten hoe ze de juiste kenmerken moeten gebruiken om nadruk te leggen zonder te veel afleiding te hebben.
- Aangepaste dia's en sjablonen: Werkgevers willen iemand die vanaf het begin een aantrekkelijke dia kan maken en die de basisontwerpelementen van compositie, kleur en balans begrijpt. Een succesvolle kandidaat kan ook nieuwe gegevens invoeren in een bestaande sjabloon.
- Animatie: Door animaties aan tekst en afbeeldingen toe te voegen, wordt elke dia extra spannend. Met animaties kunnen elementen op de pagina in- en uitzoomen of vervagen. Werkgevers zullen de voorkeur geven aan kandidaten die deze functie smaakvol en doordacht kunnen gebruiken zonder over de top te gaan.
Werken met MS Office kan leuk en lonend zijn. Microsoft Office-vaardigheden zijn handig in vrijwel elke rol, maar vooral in een werkomgeving waar administratieve taken worden gewaardeerd.
Overweeg om een sectie met vaardigheden aan je cv toe te voegen om je meest waardevolle vaardigheden te benadrukken.
Poets uw vaardigheden op en wees voorbereid om te praten over wat u kunt doen met MS Office in uw volgende sollicitatiegesprek.
Meer Microsoft Office-vaardigheden
- MS-Outlook
- MS-uitgever
- MS-certificeringen
- Een schijf
- Een notitie
- Grafieken
- E-mailinstellingen configureren
- Elektronische visitekaartjes
- Geschreven communicatie
- Samenwerking
- Organisatie van digitale bestanden/mappen
- Formulier maken
- Etiketten maken
- Digitale presentaties
- Query maken
- Diavoorstelling maken
- Gegevensanalyse
- Database management
- E-mailfilters
- E-mailbijlagen
- Grammatica controle
- Mailmerge
- Pagina instellingen
- Afdrukinstellingen
- Het roosteren
- E-mail handtekeningen
- Documenten delen
- Spellingscontrole
- Ontwerp
Hoe u uw vaardigheden kunt laten opvallen
VOEG RELEVANTE VAARDIGHEDEN TOE AAN JE CV: Elke baan vereist andere vaardigheden en ervaringen, dus zorg ervoor dat u de functiebeschrijving zorgvuldig leest en focus op de relevante vaardigheden die door de werkgever worden vermeld.
MARKEER VAARDIGHEDEN IN JE BESLUITBRIEF: Gebruik de bovenstaande vaardigheden terwijl u uw brief maakt. Stel je voor elke vaardigheid die je opneemt voor dat je wordt geïnterviewd en een voorbeeld moet geven van een keer dat je de vaardigheid hebt gebruikt.
GEBRUIK VAARDIGHEIDSWOORDEN IN JE FUNCTIEGESPREK: Bereid u tijdens uw sollicitatiegesprek voor op het bespreken van de functies waarmee u bekend bent en wat u kunt doen.
