Bedrijfsbeleid en -procedures zorgen voor een veilige, georganiseerde, gezellige, stimulerende en niet-discriminerende werkplek. Beleid beschermt werknemers tegen een vrije omgeving van vriendjespolitiek en oneerlijke behandeling. Pas echter op dat u geen beleid maakt voor elke onvoorziene gebeurtenis, omdat het management niet de speelruimte heeft om in te spelen op de behoeften van individuele werknemers. Een overvloed aan beleid vergroot de kans dat managers ze ongelijk en oneerlijk toepassen.
Je kunt een gezonde balans vinden. In de meeste gevallen hoeft u geen nieuw bedrijfsbeleid te ontwikkelen als u werknemers rechtstreeks aanspreekt die zich ongepast gedragen op uw werkplek.
Beleidsrichtlijnen
Overweeg een beleid te maken in deze situaties:
- Verwarring over de meest geschikte manier om zich te gedragen (Dress codes, e-mailen, internetbeleid, of smartphone gebruik)
- Richtlijnen voor het omgaan met veelvoorkomende situaties (gedragsnormen, reiskosten of aankoop van bedrijfsartikelen)
- Juridische bescherming voor het bedrijf (ontken beschuldigingen van intimidatie of discriminerende aanwerving En Promotie)
- Naleving van overheidswetten en -instanties (Family and Medical Leave Act, de Americans With Disabilities Act, de Equal Employment Opportunity Commission, of minimumloon)
- Stel consistente werknormen, regels en voorschriften vast (vooruitstrevende discipline, veiligheidsregels, pauzes of rookregels)
- Zorg voor een consistente en eerlijke behandeling van werknemers (gerechtigdheid van secundaire arbeidsvoorwaarden, betaald verlof, studiebegeleiding, rouwtijd, of jury plicht)
Er kunnen andere redenen zijn om een beleid te ontwikkelen, maar laat het slechte gedrag van een werknemer de implementatie van een beleid niet afdwingen dat gevolgen heeft voor anderen.
Formuleer de beleidsdoelen
Als u eenmaal hebt vastgesteld dat een beleid noodzakelijk is, documenteert u schriftelijk uw doelen voor het maken van het beleid. Vertel medewerkers indien mogelijk waarom u het beleid uitvoert. Voeg voldoende details toe om de positie van het bedrijf duidelijk te maken, maar probeer niet elke mogelijke situatie te behandelen.
Houd het beleid indien mogelijk kort en eenvoudig. Sommige beleidsregels op juridische gebieden, zoals de benadering van het bedrijf van de Family and Medical Leave Act, discriminatie of klachtenonderzoek, of het progressieve disciplinaire systeem - kan lang duren en uitgebreid.
Informatie verzamelen
Uitchecken voorbeeld beleid. Misschien vindt u niet precies wat past bij de omstandigheden, taal en cultuur van uw bedrijf, maar u kunt deze als uitgangspunt gebruiken. Je hoeft niet vanaf nul te beginnen.
De Vereniging voor Human Resources Management (SHRM) biedt beleidsvoorbeelden voor haar leden. Andere bronnen zijn uw arbeidsrechtadvocaten. Advocatenkantoren schrijven doorgaans generieke polissen die hun klanten kunnen aanpassen wanneer een relevante wet wordt aangenomen of het Amerikaanse ministerie van Arbeid nieuwe regels uitvaardigt.
Ontwikkel, schrijf en beoordeel het beleid
Schrijf het beleid met behulp van eenvoudige woorden en concepten. Spreek rechtstreeks met de werknemers die het beleid zullen lezen, handhaven en naleven.
Stel uzelf na elke alinea 'wat-als'-vragen om er zeker van te zijn dat het beleid de basisprincipes en normale uitzonderingen en vragen dekt. Wees hier echter niet geobsedeerd door; geen enkel beleid dekt alle mogelijke onvoorziene omstandigheden.
Selecteer een proefgroep van werknemers om het beleid te lezen en stel vragen om te bepalen of werknemers het kunnen begrijpen en volgen. Bijstellen op basis van de feedback.
Zorg voor managementondersteuning en juridische beoordeling
Bekijk het beleid met de managers die het moeten volgen om het te krijgen hun steun en eigenaarschap van het beleid. Waarschijnlijk is dit proces begonnen toen u een behoefte identificeerde, maar ondersteuning door het management is cruciaal voor de implementatie. Het is ook een goed idee om het aan uw advocaat te laten zien om juridische problemen in de toekomst te voorkomen.
Voer het beleid uit
Verspreid en beoordeel het nieuwe beleid onder werknemers in kleine groepen, individueel of in een bedrijfsbrede vergadering, afhankelijk van of het beleid controversieel is en hoe gemakkelijk het te begrijpen is. Geef medewerkers de kans om vragen te stellen.
Geef werknemers een kopie van het beleid en vraag hen te tekenen dat ze het hebben ontvangen en begrepen. Ze dienen een kopie te bewaren voor hun eigen dossiers.
Voorbeeld van een beleidsondertekeningsverklaring
Ik bevestig de ontvangst van en het begrip van het beleid van [Uw bedrijf]. Het beleid is van kracht [Datum] tot nader order.
_______________________________________________________.
De handtekening van de werknemer.
_______________________________________________________.
Naam werknemer (gelieve af te drukken)
________________________________.
Datum.
Bepaal hoe u het beleid in de toekomst gaat communiceren
Neem de polis op in uw Werknemers handboek. Het kan ook zijn dat u wilt dat de polis daar onderdeel van wordt nieuwe medewerkersoriëntatie. Sommige bedrijven plaatsen beleid op hun intranet of in een beleidsmap op de gemeenschappelijke schijf van het computernetwerk. Bepaal of u het beleid ook via aanvullende methoden wilt distribueren.
Dateer en archiveer alle eerdere polissen die deze vervangt. Mogelijk hebt u ze nodig voor juridische doeleinden of als referentie.
Interpreteer en integreer het beleid
Uw beleidstoepassing en werkwijze bepalen de werkelijke betekenis van het beleid. Vergeet niet consistent en eerlijk te zijn als u het beleid in de loop van de tijd interpreteert. Als u merkt dat uw praktijken verschillen van het geschreven beleid, herziet en herschrijft u het beleid indien nodig.
