Facilitators zijn aangewezen personen die groepen helpen om tot een beslissing, plan of resultaat te komen waar iedereen het volledig mee eens is en zich toe verbindt om het te bereiken. Facilitators zijn eerder gidsen dan leiders, en door middel van facilitering helpen ze conflicten op te lossen en groepen te begeleiden naar het bereiken van gedeelde doelen.
Facilitatie wordt door veel bedrijven gebruikt om de productiviteit te verhogen, conflicten op te lossen, teamwerk te verbeteren en meer.
Wat is faciliteren in het bedrijfsleven?
In het bedrijfsleven gebruiken werkgevers facilitering om teams op te bouwen en leiders te vormen. De belangrijkste rol van een facilitator is om waarde toe te voegen aan een groepsplanningssessie of vergadering door een groep aan het werk te houden en vooruitgang te boeken, wat de werkgever kostbare tijd en geld bespaart. Facilitators kunnen ook helpen bij het oplossen van conflicten en het omgaan met zorgen van werknemers.
Begeleiding kan plaatsvinden in individuele sessies, of een facilitator kan deelnemen aan een groepsevenement of bijeenkomst.
Kenmerken van goede begeleiders
Faciliteren is een aangeleerde vaardigheid, maar hangt af van bepaalde kenmerken, zoals:
- Vermogen om groeps- en interpersoonlijke dynamiek te beheren
- Krachtig luisteren
- Uitstekend verbaal en non-verbale communicatie
- Creatief denken
- Empathie
- Inzicht in groepsprocessen en -structuren
- Tijdmanagement en structuur
- Focus
Een bekwame facilitator kan ofwel van binnen een bedrijf komen, ofwel als externe expert worden ingeschakeld.
Groepsbegeleiding
In groepen gebruiken facilitators verschillende methoden om overgangen soepel te laten verlopen en vergaderingen in goede banen te leiden:
- Inhoud presenteren of informatie herkaderen zodat deze gemakkelijk kan worden begrepen.
- Het verstrekken van een passende structuur voor een vergadering, training of teambuildingsessie dus de kern missie is volbracht.
- Het trekken van vragen en mogelijke oplossingen van de deelnemers om een samenhangende mindset op te bouwen.
- Het bevorderen van gedeelde verantwoordelijkheid voor de uitkomst van de vergadering.
Veel teams hebben geen leider die kan helpen bij hun ontwikkeling, moeilijke discussies kan leiden of vergaderingen gefocust en productief kan houden. Facilitatie voor groepen of teams houdt deelnemers op koers en werkt aan concrete doelen.
Facilitatie gebruiken om concurrerende gesprekken te beheren
Een veel voorkomende belemmering voor het creëren van effectieve werkrelaties staat bekend als concurrerende gesprekken. Wanneer dit gebeurt, kunnen groepen niet effectief communiceren en loopt de voortgang vast.
Effectieve groepsfacilitering tijdens vergaderingen kan helpen de interactie van concurrerende gesprekken te beheren, het verloop van een vergadering te beheersen en teams te leren hoe ze effectiever met elkaar kunnen communiceren. Sommige technieken die facilitators gebruiken om communicatie te bevorderen, zijn onder meer:
- Non-verbale signalen: Door een wenkbrauw op te trekken of naar de deelnemers te zwaaien, kan de noodzaak worden gecommuniceerd om te stoppen of terug te gaan. De persoon die het woord heeft even stilzetten terwijl andere deelnemers zich weer bij de groep voegen, kan dat wel zijn effectiever als het zonder woorden wordt gedaan, waardoor mensen zich buitengesloten kunnen voelen plek.
- Vragen stellen: Een facilitator kan een van de groepsleden die deelnemen aan het concurrerende gesprek om een korte vraag vragen samenvatting van de discussie tot dan toe of stel voor dat ze ideeën delen met de rest van de groep deelnemers. Dit brengt het nevengesprek in het hoofdgesprek en herinnert de deelnemers aan het algemene doel van de vergadering.
- Directe tussenkomst: Facilitators kunnen groepsleden in het concurrerende gesprek vragen om weer deel te nemen aan de groepsdiscussie. Dit gebeurt op een neutrale, bemoedigende toon, zonder sarcasme of boosheid. Directe interventie is effectief, maar kan teamleden in verlegenheid brengen die zich niet bewust waren van hun gedrag of eerdere subtiele hints niet in zich opnamen.
- Groepssignalen: A groepssignaal, zoals het maken van een time-outteken en het opsteken van een wijsvinger, kunnen vooraf door alle deelnemers worden afgesproken. Het kan vervolgens door de facilitator worden gebruikt om iedereen eraan te herinneren om één discussie tegelijk te houden. Dit is vooral effectief op de lange termijn, omdat teams het kunnen blijven gebruiken nadat de facilitator niet meer met hen samenwerkt.
Individuele begeleiding
Facilitatie kan ook individueel worden gebruikt, meestal om een-op-een problemen tussen collega's of tussen werknemers en hun managers op te lossen.
Individuele hulp kan worden gebruikt om meningsverschillen op te lossen, gemeenschappelijke doelen stellen, of debrief een project, proces of ervaring. In deze gevallen zorgt een facilitator voor de structuur, inhoud en het proces die werknemers nodig hebben om tot een wederzijds bevredigende oplossing te komen.
Ofwel individueel of in groepen, veel werknemers missen de vaardigheden, toestemming en ondersteuning die nodig zijn om hun eigen werkprocessen effectief te faciliteren conflictoplossing. Met behulp van facilitering kunnen bedrijven een cultuur van respect en teamwerk creëren, waardoor hun werknemers in staat worden gesteld resultaten te bereiken die niet mogelijk zijn zonder een bemiddelende figuur.
