Bij veel organisaties receptionisten zijn het gezicht van het bedrijf. Elke nieuwe klant, sollicitant, werknemer of externe leverancier komt langs of meldt zich bij een receptioniste, dus werkgevers willen graag iemand vinden die verantwoordelijk, vriendelijk en kalm is.
Neem de tijd om de vragen te bekijken die u waarschijnlijk tijdens het sollicitatiegesprek zult krijgen, voorbeelden van hoe u kunt reageren en tips om de beste indruk te maken tijdens uw sollicitatiegesprekken.
10 typische vragen gesteld in een receptioniste-interview
Hier vindt u veelgestelde vragen voor receptionisten, voorbeeldantwoorden en tips voor wat u moet zeggen tijdens uw sollicitatiegesprek.
1. Wat doe jij om bij te blijven in een snel veranderende werkomgeving?
Wat ze willen weten: Je gesprekspartner wil er zeker van zijn dat je bij kunt blijven. Hoe u het doet, is waarschijnlijk niet relevant, maar u moet een duidelijk en zelfverzekerd antwoord bij de hand hebben.
Het belangrijkste wat ik doe, is kalm blijven, aangezien een hectische, gestreste houding niet helpt en geen goede uitstraling geeft in het bijzijn van personeel of klanten. Ik probeer taken te sorteren, zodat ik altijd eerst aan de belangrijkste taak werk. Meestal is dat alles waarbij een van de klanten van het bedrijf betrokken is. Ook houd ik een lopende lijst bij van alles wat ik moet doen, zodat ik geen belangrijke verantwoordelijkheden verwaarloos.
2. Hoe houd je je dagelijkse agenda op orde?
Wat ze willen weten: Hoe je je dag indeelt is niet echt het punt. Het gaat erom aan te tonen dat u goed georganiseerd bent en al uw taken op een competente en tijdige manier zult uitvoeren.
Ik begin elke dag met het maken van een lijst van alles wat ik moet doen. Ik controleer mijn agenda voor vergaderingen of afspraken, zodat ik hiervan op de hoogte kan zijn en indien nodig dekking kan krijgen bij de receptie. In mijn werk is communicatie de sleutel, dus ik beantwoord constant de telefoon en controleer mijn e-mail op nieuwe verzoeken, en werk vervolgens mijn takenlijst bij met vervolgtaken dienovereenkomstig.
3. Welke rol speelt een receptioniste bij de eerste indruk van een klant van een organisatie?
Wat ze willen weten: Uw gesprekspartner moet er zeker van zijn dat u de functie waarnaar u solliciteert begrijpt, maar deze vraag kan ook cultureel zijn en uw werkfilosofie raken.
Een receptioniste kan een grote indruk maken - positief of negatief - op klanten. Aangezien ik een van de eerste mensen ben die klanten zien, kan een frustrerende of slechte interactie hun mening over het bedrijf of de algehele ervaring die ze hadden echt verslechteren. Voor mij is het vergelijkbaar met wanneer de gastheer je begroet in een restaurant. Als ze uitzinnig lijken of zich grof gedragen, kan het later aanvoelen alsof je eten gewoon niet zo lekker smaakt. Daarom zorg ik er altijd voor dat ik mensen begroet met een glimlach op mijn gezicht en dat alle klanten het gevoel hebben dat ze mijn volledige aandacht hebben.
4. Vertel eens over een keer dat u te maken kreeg met een boze klant of gast, hetzij aan de telefoon of persoonlijk. Hoe heb je de situatie aangepakt?
Wat ze willen weten: Dit is een van de vele vragen die u gesteld kunnen worden over hoe u omgaat met stressvolle en moeilijke omstandigheden. U kunt ook worden gevraagd hoe u reageerde op criminele of onethische activiteiten. Wees eerlijk. Overdrijf niet en doe jezelf ook niet tekort.
Als receptioniste van een dokterspraktijk had ik vaak telefonisch te maken met gefrustreerde patiënten. Een keer was een vrouw zo woedend dat de factureringsafdeling haar niet dezelfde dag had teruggebeld, dat ze tegen me begon te schreeuwen aan de telefoon. Het was onaangenaam! Wat ik in deze situaties probeer te doen, is nadenken over hoe gestrest de persoon moet zijn om zich op deze manier te gedragen. Na een minuut van haar geschreeuw, zei ik: "Je moet echt gefrustreerd zijn. Kun je me meer vertellen over wat er aan de hand is?" Dat hielp het gesprek te vertragen en haar volume te verlagen. Ze legde de hele situatie uit en ik verzekerde haar dat onze factureringspersoon net op pad was en contact zou opnemen. Ik vertelde haar ook dat ik een briefje op het bureau van de factureringspersoon zou leggen en haar zou vragen de vrouw terug te bellen als haar eerste taak. Tegen het einde van het gesprek was ze veel kalmer en bood ze haar excuses aan voor haar eerdere harde woorden.
5. Bent u bereid overuren te maken?
Wat ze willen weten: Als je niet bereid bent om over te werken, zeg dat dan. Als je bereid bent om overuren te maken, maar alleen binnen bepaalde grenzen, zeg dat dan ook. Ja, er zijn bedrijven waar het niet maken van overuren je de baan kost. Maar een toezegging doen die u niet kunt nakomen, of uzelf in een positie brengen waarin u uw welzijn of dat van uw gezin moet opofferen voor uw baan, is geen acceptabele optie. Je hebt een baan nodig die past bij jouw beschikbaarheid.
Ik vind het prima om een paar keer per maand over te werken, zolang ik maar een dag van tevoren een opzegtermijn heb. Een heads-up hebben maakt het gemakkelijker voor mij om mijn plannen te herschikken. In een mum van tijd kan ik zeer waarschijnlijk ook op dezelfde dag overwerken, maar ik heb liever een opzegtermijn van een dag.
6. Hoeveel werknemers werkten in uw laatste kantoor?
Wat ze willen weten: De interviewer wil weten in wat voor soort omgeving je hebt gewerkt, hoe het zich verhoudt tot de bedrijf waarmee u solliciteert, en of u comfortabel werkt in kleine en/of grote werkplekken.
In mijn laatste kantoor waren er vijf werknemers. Dat is klein genoeg dat we ons een beetje als een familie begonnen te voelen. Weet je, iedereen wist dat Martha op de factureringsafdeling twee koppen koffie nodig had voordat je ingewikkelde vragen kon stellen. Maar daarvoor was mijn kantoor vrij groot: 60 werknemers. Ik voelde me in beide omgevingen op mijn gemak, al was de eerste maand in het grote kantoor wel wat uitdagend omdat ik moest uitzoeken wie wat deed en waar ik oproepen moest doorverbinden met veel opties beschikbaar.
7. Beschrijf uw eerdere taken als administratief medewerker, secretaresse of receptioniste.
Wat ze willen weten: De interviewer wil de verantwoordelijkheden die u op uw cv hebt vermeld, doornemen en bevestigen dat ze passen bij de functie die wordt aangeboden. Dit is ook een goede gelegenheid om de punten uit uw werkervaring uit te diepen.
Als receptioniste bij ABC Financials was ik de eerste persoon voor klanten. Ik beantwoordde de algemene telefoonlijn en beantwoordde ook de telefoons van de vijf VP's van het bedrijf. Ik was ook verantwoordelijk voor het ontvangen van pakketten en het verspreiden van post, het begroeten en begeleiden van klanten en verkopers naar vergaderzalen, en het bijhouden van de algemene informatie-e-mail van het bedrijf adres. Ik had ook veel administratieve verantwoordelijkheden: ik beheerde de agenda's van die VP's, regelde hun zakenreizen, en hielp bij het maken en verfijnen van PowerPoint-presentaties en ander materiaal om te verspreiden evenementen.
8. Hoe geeft u prioriteit aan oproepen, klanten, leveringen en andere problemen die onmiddellijk moeten worden aangepakt?
Wat ze willen weten: De interviewer wil weten hoe goed je bent in multitasken, het organiseren van tijd en het prioriteren van taken. Dit is ook een goede gelegenheid om erop te wijzen hoe u meerdere prioriteiten hebt aangepakt en uit te leggen hoe u ze allemaal hebt aangepakt.
Multitasken is essentieel als het druk is op kantoor. Wanneer het niet onbeleefd is, probeer ik een paar taken tegelijkertijd uit te voeren. Zo beantwoord ik gemakkelijk een telefoontje terwijl ik teken voor een pakketje bij de bezorger. Wanneer multitasken niet mogelijk is, zet ik mijn focus op klanten en klanten als eerste prioriteit. Als het nodig is, vraag ik of ze me eerst een minuut de tijd kunnen geven om een andere taak uit te voeren - en als het erg druk is, probeer ik een collega in te schakelen om me dekking te bieden.
9. Hoe sterk zijn jouw computervaardigheden?
Wat ze willen weten: De interviewer wil dat je bevestigt welke computervaardigheden je hebt, of je vaardigheidsniveau overeenkomt met de verwachtingen van het bedrijf en welke programma's je het prettigst vindt om te gebruiken. Indien mogelijk is het een goed idee om voorafgaand aan het interview te onderzoeken welke programma's het bedrijf gebruikt.
Ik heb zeer sterke computervaardigheden. Naast dat ik bekend was met Microsoft Office, deed ik in mijn laatste functie ook updates aan de website van het bedrijf, dus ik ben ook vertrouwd met WordPress. Wanneer ik een nieuw programma of een nieuwe toepassing begin te gebruiken, merk ik meestal dat de meeste van mijn vragen kunnen worden beantwoord met een online zoekopdracht, hoewel ik het ook op prijs stel om een tutorial van een collega te krijgen.
10. Vertel me over uw ervaring met klantenservice.
Wat ze willen weten: De interviewer wil een overzicht van uw klantenservice-ervaring - hoeveel jaar, specifieke voorbeelden en welke vaardigheden u comfortabel gebruikt om problemen op te lossen.
Ik werk al in de klantenservice sinds ik een tiener was. Mijn eerste baan was werken in een boekhandel, waar ik klanten hielp boeken te vinden en soms de kassa dekte. Tijdens mijn studie had ik ook een parttime baantje in de detailhandel, dit keer in de verkoop van kleding. Daarna heb ik als receptioniste bij ABC Company natuurlijk ook met klanten te maken gehad, hoewel ik in deze rol niet direct met verkopen bezig was. Ik voel me erg op mijn gemak bij het omgaan met klanten en het oplossen van hun problemen, of het nu gaat om het vinden van het boek waarnaar ze op zoek zijn of het wijzigen van hun ontmoetingstijd met een leidinggevende.
1:53
Kijk nu: hoe u 4 veelgestelde sollicitatievragen voor receptionisten beantwoordt
Tips voor het beantwoorden van receptionistevragen
De beste receptionisten zijn detailgericht, georganiseerd en uitstekende communicators. Daarom moeten kandidaten bereid zijn om open interviewvragen te beantwoorden die ervaring, vertrouwdheid met hulpmiddelen op de werkplek, processen en vaardigheden, waaronder werken met klantenservice, multitasking en het vermogen om snel te oordelen oproepen.
In dit geval zijn interviewers niet noodzakelijkerwijs op zoek naar ja of nee antwoorden. In plaats daarvan verwachten ze dat kandidaten antwoorden met specifieke voorbeelden die beschrijven hoe ze in het verleden zijn omgegaan werksituaties en stel zorgvuldig onderzochte vragen over de prioriteiten, verwachtingen, doelen en uitdagingen.
Vanwege de steeds toenemende technologische vooruitgang op de werkplek, moeten receptionisten ook over sterke technische vaardigheden beschikken. Je moet ervaring hebben met het gebruik van telefoonsystemen en kantoormachines zoals printers, kopieerapparaten, scanners en faxmachines (ja, nog steeds), naast computertoepassingen zoals MS Office en branchespecifiek software.
7 vragen om de interviewer te stellen
Interviewers verwachten dat je vragen stelt. Hier is een lijst met vragen die u tijdens of aan het einde van uw interview kunt stellen:
- Kunt u mij meer vertellen over de dagelijkse verantwoordelijkheden van deze functie?
- Welke kwaliteiten zoekt u in een persoon die u wilt aannemen voor het bedrijf?
- Wat zijn je verwachtingen van deze baan en hoe meet je succes?
- Waarom is de laatste persoon die deze baan bekleedde vertrokken?
- Aan wie rapporteert deze functie?
- Wat zijn de doorgroeimogelijkheden bij het bedrijf?
- Biedt het bedrijf opleidingsmogelijkheden voor werknemers?
Hoe u de beste indruk maakt
Een receptionistepositie kan als instapniveau worden beschouwd, maar het kan ook de eerste stap op de bedrijfsladder zijn. Een potentiële werkgever zal zich aangetrokken voelen tot een zelfverzekerde, zelfverzekerde persoon. Vaak ben je de eerste persoon die hun cliënten of patiënten ontmoeten wanneer ze voor het eerst het kantoor binnenlopen.
Zorg ervoor dat uw eerste indruk zo goed mogelijk is. Hier leest u hoe u zich voorbereidt op een interview. Neem samen met een opvallend cv de tijd om de rol aan te kleden wanneer je interviewt. Als je de baan krijgt, ben je de eerste persoon en is het belangrijk om de werkgever je professionele imago te laten zien.
Als je niet zeker weet wat je moet aantrekken voor je sollicitatiegesprek, bekijk dan deze tips op hoe te kleden voor een interview. Als zowel je cv als je professionele kleding goed zijn en je bereid bent om waarschijnlijke vragen te beantwoorden, zul je succesvol zijn in het verkrijgen van de functie waarvoor je solliciteert.
