De vraag van de werknemer lijkt eenvoudig, ongecompliceerd en zou gemakkelijk te beantwoorden moeten zijn. Rechts? Niet als je baan binnen is Personeelszaken. Zelfs de eenvoudigste werknemersvraag roept talloze rode vlaggen op voor het HR-team van een werkgever. Nogmaals, je bewandelt dat vijfledige pad. Hoe stelt u alle vijf belanghebbenden tevreden terwijl u de huidige werknemer eerlijk behandelt?
Wat is het beste voor de werkgever? Wat is het beste voor de werknemer? Wat is wettelijk of vereist door een overheidsinstantie? Wat schept het precedent voor toekomstige beslissingen over en eerlijke behandeling van werknemers? Bij welke beslissing wordt u aangeklaagd met alle bijkomende kosten en ergernis?
U kunt geen beslissing nemen tenzij de beslissing alle vijf de belanghebbenden tevreden stelt – tot op zekere hoogte. Is het echt een wonder dat het soms de werknemer-stakeholder is die lijdt? Dit is hoe Human Resources-mensen moeten denken en beslissingen moeten nemen om een vraag van een werknemer te beantwoorden. Laten we de wijziging van het reisbeleid van dit bedrijf voor beurzen als voorbeeld nemen.
Hoe HR denkt, beslissingen neemt en vragen beantwoordt
De vraag van een lezer leek eenvoudig genoeg. Een medewerker, die voor zaken van het bedrijf naar beurzen en andere klantevenementen reist, wilde zijn tijd in de evenementenstad verlengen door vakantie te gebruiken. Geen probleem.
Geen probleem, tot HR hem informeerde hoe de dagen zouden worden verrekend met zijn betaalde vakantietijd. Met sympathie voor zowel HR als de werknemer, hier is hoe een HR-persoon moet denken en beslissingen moet nemen.
De medewerker is zondag afgereisd naar een beurs. (Geen probleem met deze reistijd; het bedrijf, door beleid, dat alle werknemers begrijpen, betaalt geen weekendreistijd voor vrijgestelde werknemers.) De werknemer werkte van maandag tot en met woensdag op de beurs en wilde na de vakantie beginnen met vakantiedagen evenement.
Oké, zei de HR Manager, donderdag en vrijdag zijn vakantiedagen. Nee, antwoordde de medewerker, op donderdag zou ik normaal gesproken terugreizen naar het bedrijf; aangezien die dag zou worden betaald als onderdeel van mijn normale werkweek, is het niet eerlijk om mij een vakantiedag te laten nemen om donderdag te overbruggen. Sta je aan mijn kant?
HR-denken en besluitvorming begint te rollen
Oké, zegt de HR-manager, wiens eerste neiging is om donderdag als vakantiedag in rekening te brengen, aangezien de werknemer die dag eigenlijk niet gebruikt om terug te reizen naar het bedrijf. De HR-medewerker wil terecht niet per geval beslissingen moeten nemen over het verlof van werknemers voor werknemers die door het bedrijf gesponsorde evenementen bijwonen.
Na overleg met een paar CEO's en een andere HR-persoon, hadden beide beslissingen aanhangers. Als de werknemer naar verwachting op woensdag terug zou komen van de conferentie en op donderdag zou werken, dan zou donderdag een vakantiedag moeten zijn.
Als donderdag normaal gesproken een reisdag zou zijn, zou het tellen als werkdag, niet als vakantiedag. Onder normale omstandigheden zou hij toch terugreizen en zou het bedrijf hem niet moeten straffen omdat hij zijn verblijf verlengde met een vakantie.
Maar hij heeft ervoor gekozen om niet terug te reizen, maar op vakantie te gaan, zeiden de andersdenkenden. Dat is niet het probleem van het bedrijf en wij betalen alleen reistijd als de medewerker de doordeweekse dag gebruikt om terug te reizen. Aangezien we in het weekend geen reistijd vergoeden en er niet zoiets bestaat als een reisdag, mogen werknemers alleen betaald worden als ze werken.
Bovendien zou normaal gesproken van een werknemer worden verwacht dat hij, tenzij hij is toegewezen aan het afbreken van een stand, op woensdag terugreist en zich op donderdag op het werk meldt. Hij zou met zijn manager kunnen regelen dat hij laat aankomt als zijn vlucht rode ogen had.
In dat geval moet de donderdag ongetwijfeld als vakantiedag worden aangerekend. Maar wat is in het verleden in het bedrijf gebruikelijk geweest? Wordt van werknemers verwacht dat ze op woensdag terugreizen, indien mogelijk, of is donderdag de normale reisdag om terug te keren.
De meeste werknemers willen zo snel mogelijk weer naar huis en aan het werk. Dus reizen ze woensdag naar huis als er een vlucht mogelijk is, in plaats van een nacht alleen door te brengen in een vreemde stad waar niets te doen is.
Dit is ook een vraag van de private versus de publieke werknemerssector. Als u een werknemer in de publieke sector bent en vaak werkt onder de onderhandelde voorwaarden van een vakbondscontract, verwacht u vergoedingen zoals betaling voor elke minuut dat u werkt. Zo niet in directe compensatie, verwacht een werknemer in de publieke sector comp tijd voor gewerkte uren en verwacht ook betaald te worden voor reizen in het weekend.
Deze manier van denken is een gruwel voor een werkgever uit de particuliere sector die van vrijgestelde werknemers verwacht dat ze de klus klaren en de doelen halen. Sterker nog, denken als een werknemer op uurbasis zal je carrière belemmeren en ervoor zorgen dat je minder gewaardeerd wordt als werknemer. Hier zijn enkele eerdere gedachten over het compenseren van werknemers voor reistijd.
Als de werknemer een uurloon of niet vrijgestelde werknemermoeten werkgevers rekening houden met betaalde reistijd plus gewerkte uren op de beurs. Wanneer een werknemer in aanmerking komt voor overwerk, gelden deze regels ook op de weg.
(Dit is een van de theorieën over waarom niet-vrijgestelde werknemers zo zelden worden gevraagd om te reizen voor klantevenementen en trainingen. De overheidsvoorschriften maken hun aanwezigheid onbetaalbaar - of in ieder geval - een lastpost om rekening te houden met en te betalen door werkgevers. En hoezeer deze regels ook het gebruik van en de loopbaangroei van werknemers op uurbasis kunnen belemmeren, de sympathie van HR ligt bij de werkgevers.)
Overwegingen bij de HR-beslissing over het beursbeleid
Het volgende probleem waar HR in dit geval rekening mee moet houden, is dat veel werknemers vaak reizen voor beurzen en andere bedrijfsevenementen. Een genomen besluit heeft in dit geval verstrekkende gevolgen voor de werkgever en beslissingen over andere verzoeken van werknemers in de toekomst.
Wil HR deze beslissingen echt per geval nemen? Wanneer eindigt het werk en begint de vakantie? Wanneer de beurs om 16.00 uur eindigt op woensdag?
Wanneer vertrekt woensdagavond het laatste vliegtuig naar de woonplaats van de werknemer? Wat als er woensdag geen vliegtuig is? Hoeveel documentatie en onderzoek zal HR in de toekomst van andere werknemers nodig hebben om ervoor te zorgen dat de boekhoudkundige beslissingen over vrije tijd consistent en eerlijk zijn?
Op een gegeven moment moet HR vaststellen dat een beslissing om deze werknemer donderdag als vakantiedag te laten gebruiken te veel gevolgen heeft voor soortgelijke verzoeken in de toekomst. De werknemer zal zich begrijpelijkerwijs ongelukkig voelen.
Maar niemand in HR, die ik ken, wil zijn werktijd besteden als HR-tijdbeambte. De werknemer kiest ervoor om niet op betaalde tijd terug te reizen; hij kan terugreizen als hij zijn loon wil, en dan op vakantie gaan. Elke andere beslissing opent een veel te groot blik wormen.
Een laatste gedachte voor de HR-persoon betreft hoe werknemers in het verleden zijn behandeld. Reizen werknemers doorgaans op woensdagavond of donderdag? Als het donderdag is, worden ze dan verwacht op kantoor te verschijnen? Indien woensdagavond, hoeveel van donderdag wordt van hen verwacht dat ze werken?
Als hij in de normale gang van zaken woensdagavond terug zou komen, dan zou donderdag als vakantie gelden. Als hij in de normale gang van zaken op donderdag zou reizen, maar verwacht wordt dat hij ook op donderdag op de werkplek verschijnt, dan moet donderdag als vakantiedag worden aangerekend.
Ah, het is de eerste keer dat je deze vraag tegenkomt? Geweldig. U hebt de kans om het precedent te scheppen en het reisbeleid en de praktijken van uw bedrijf vast te stellen.
U kunt uw beslissing waarschijnlijk zelfs toevoegen aan de Werknemers handboek, zodat alle werknemers de situatie kennen om hun besluitvorming in de toekomst te sturen.
HR bereikt een oplossing
Hoe zit het met dit voor een oplossing voor de huidige vraag? Hoe is het bedrijf in het verleden omgegaan met reizen van werknemers naar beurzen en klantevenementen? Vliegen werknemers die avond terug en werken ze de volgende dag of geeft het bedrijf ze de ruimte en laat ze ze de dag na het evenement terugvliegen en zich de volgende dag op het werk melden?
Bepaal wat het beheer van deze praktijken in het verleden heeft bepaald, volgens verschillende van uw managers die verantwoordelijk zijn voor de werknemers die klantgerichte evenementen bijwonen. De praktijk in het verleden bepaalt het gebruik van een vakantiedag – of niet – voor de afwezigheid op donderdag.
Wat als u ontdekt – wat waarschijnlijk is – dat praktijken over de hele linie inconsistent zijn geweest en er geen duidelijke eerdere praktijk bestaat? Trek de lijn in het zand. Vertel de momenteel vragende medewerker, die geen regels had om hem te begeleiden, dat hij donderdag een vakantiedag kan gebruiken. Dan:
- Ontwikkel uw beleid,
- Voeg het beleid toe aan het personeelshandboek,
- Train medewerkers die reizen over het herziene beleid,
- Laat managers weten dat de discretie van het management de reisbeslissingen van werknemers niet langer zal leiden omdat de beslissingen niet consistent en eerlijk zijn geweest, en
- Gebruik het nieuwe beleid om in de toekomst consistente, eerlijke beslissingen te nemen.
Taal voor toekomstig reisbeleid
In een bedrijf waar werknemers vaak voor zaken reizen, en vooral als de groep werknemers groot is, zou het een nachtmerrie voor het bedrijf om beslissingen per geval te nemen en het bedrijf zou nooit eerlijk kunnen zijn over de hele linie bord. Documentatievereisten voor werknemers een onnodige last toevoegen.
Het is beledigend en vernederend om met goede, bijdragende werknemers te muggenziften over het bijhouden van minuten, voor de manager, HR en de werknemer. En het verslaat uw doel om werknemers te vertrouwen, werknemers als volwassenen behandelen en van werknemers verwachten dat ze verantwoorde beslissingen nemen binnen de gestelde richtlijnen.
Dus, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf, wordt hier het beleid aanbevolen als onderdeel van uw algehele reisbeleid. (Je hebt een heleboel aanvullende beslissingen voor een alomvattend beleid.)
En oh, trouwens, als je maar een paar medewerkers hebt die reizen? Negeer al dit HR-denken en besluitvorming. Duh! Managers kunnen per geval beslissingen nemen over de tijdrekening.
Reizen van en naar door het bedrijf gesponsorde evenementen:
In (bedrijfsnaam) reizen medewerkers regelmatig voor zaken. Medewerkers wonen trainingen of vergaderingen van beroepsverenigingen bij, bezoeken leveranciers en concurrenten, ontmoeten klanten en zijn aanwezig beurzen en andere klantinteractie-evenementen, om maar een paar voorbeelden te noemen. Omdat deze evenementen vaak op gewilde locaties worden gehouden, vragen medewerkers vaak om hun vrije tijd of vakantietijd te gebruiken om hun verblijf op de evenementenlocatie te verlengen.
In deze gevallen is het bedrijf verantwoordelijk voor de reiskosten werknemers inclusief vliegtuigen, taxi's, bussen naar de luchthaven en noodzakelijke vervoermiddelen vanaf de dag dat de werknemer naar het evenement reist totdat de werknemer de bedrijfsactiviteiten op het evenement voltooit. De werknemer moet elke extra doordeweekse dag die volgt op de gebeurtenis verantwoorden als betaalde vakantietijd, PTO-tijd of onbetaald verlof met toestemming van het management.
Alle kosten die de werknemer of reisgenoten maken voor reizen, eten, accommodatie, vervoer, enzovoort, tijdens het opnemen van vrije tijd, moeten door de werknemer worden betaald. Het gedeelte van het vliegticket, gekocht door het bedrijf voor de terugkeer van de werknemer na aanwezigheid op het evenement, of rekening gehouden met kilometers, normaal betaald voor de terugkeer van de werknemer door het bedrijf, kan worden gebruikt voor de terugkeer van de werknemer naar huis.
Het bedrijf betaalt geen extra kosten. De werknemer moet verantwoording afleggen over elke vrije dag volgend op het door het bedrijf gesponsorde evenement.
Ja, dit is een lang antwoord op de vraag van de werknemer over het gebruik van vakantietijd om zijn bedrijfsevenementen te verlengen. Maar het is een goed voorbeeld van alle factoren waarmee HR rekening moet houden bij HR-denken en besluitvorming. Het is niet leuk voor HR, maar het is noodzakelijk HR-denken en besluitvorming om te voldoen aan de behoeften van de vijf stakeholders van het bedrijf.
Doe je niet gewoon haat HR-jargon? Begin met het woord: stimuleren.
