Dankbaarheid is krachtig, en een bedankbrief per post blijft een van de handigste manieren om het aan donateurs te uiten.
Een bedankbrief drukt waardering uit, dient als ontvangstbewijs en helpt bij het opbouwen van een sterkere relatie met de donor. Het versturen van een effectieve bedankbrief kan uw organisatie een voorsprong geven in een wereld van liefdadigheidswedstrijden.
Waarom een bedankbrief belangrijk is
Bedankbrieven moeten worden beschouwd in de context van a donorbehoudplan. Dat plan moet minimaal betrekking hebben op:
- Hoe een liefdadigheidsinstelling om donaties vraagt
- Online donateurs naar een geschikte bestemmingspagina voor postdonatie sturen
- Direct een bedankmail sturen naar online donateurs
- Binnen 72 uur een bedankbrief de deur uit krijgen, of donoren nu een cheque per post hebben gestuurd of online hebben gedoneerd
Volgens het Fundraising Effectiveness Survey Report 2019 van fondsenwervende organisatie AFP, het algemene gemiddelde Het retentiepercentage van donateurs in 2018 was slechts 43%, wat betekent dat minder dan de helft van de donateurs in 2017 terugkwam om opnieuw te geven in 2018.
Goede doelen verliezen geld als donateurs niet terugkeren. Ze krijgen geld als ze ervoor kunnen zorgen dat donoren terugkomen. Het is goedkoper om een donor te behouden dan om er een te werven.
In een onderzoek uitgevoerd door filantropieonderzoeker Adrian Sargeant meldden donateurs dat een van de belangrijkste redenen waarom ze stopten met doneren, was dat ze niet werden bedankt. In een ander onderzoek van DonorVoice is een van de belangrijkste redenen die donoren geven om door te gaan met doneren, een tijdig bedankje.
Wat op te nemen in een bedankbrief aan donateurs
Bedankbrieven vormen een groot deel van effectieve retentiestrategieën. Zelfs in een online wereld waarderen mensen nog steeds een geposte brief. Hier zijn de musts voor een bedankbrief die werkt.
Het moet tijdig zijn
Experts op het gebied van fondsenwerving raden aan om binnen 48-72 uur na ontvangst van de donatie een bedankbrief te sturen, ongeacht of ze voor het eerst of al lang donateur zijn. De timing kan variëren, maar de donor moet zich herinneren dat hij die donatie heeft gedaan wanneer hij of zij het bedankje ontvangt. Een bedankje drie maanden later zal weinig goeds doen.
Het moet nauwkeurig zijn
Kloppen de naam en het adres van de schenker? Heb je de juiste eretitel gebruikt, zoals mevrouw, mevrouw of meneer? Kloppen de spelling en grammatica? Maakt de opmaak de brief gemakkelijk leesbaar? Gebruik, indien van toepassing, de voornaam van de donor in de aanhef voor meer personalisatie.
Het moet de donor in staat stellen om het effect van de donatie te visualiseren
Heb je een verhaal toegevoegd over iemand of een dier dat baat zal hebben bij het geschenk? Of heb je een getuigenis van die persoon gebruikt? Mensen voelen zich vrijgeviger wanneer ze bepaalde mensen of een dier kunnen visualiseren dat ze hebben geholpen.
Het moet laten zien hoe goed uw programma's werken
Voeg een paragraaf toe over je missie en wat statistieken over je resultaten. Houd het echter kort. De brief moet proberen het hart van de donor meer te bereiken dan alleen het hoofd. Voeg net genoeg numerieke gegevens toe om te bewijzen dat u zich houdt aan en doet wat u belooft.
Het moet vaker 'jij' gebruiken dan 'wij' of 'ik'.
Maak van de donor de held. Gebruik de uitdrukking "vanwege jou" vaak. Maak de brief over de donor en de mensen die ze helpen in plaats van over de organisatie. Dit is geen tijd om op te scheppen over het geld dat je inzamelt of de prijzen die je hebt gewonnen. Het gaat om de donor en wat zij mogelijk hebben gemaakt.
Vermeld het cadeaubedrag en informatie over belastingen
Is het hele bedrag fiscaal aftrekbaar of slechts een gedeelte? De IRS bepaalt welke juridische verklaringen moeten worden opgenomen. Deze informatie kan aan het einde van de brief staan, hoewel in de hoofdtekst het bedrag moet worden vermeld. Bijvoorbeeld: "Bedankt voor uw donatie van $ 200." Het vermelden van het bedrag dient in eerste instantie als bevestiging van het bedrag en als herinnering voor de schenker.
Het moet worden ondertekend door een opmerkelijk persoon
Die persoon kan een bestuurslid, de uitvoerend directeur, een vrijwilliger of een begunstigde van de donatie zijn. Een persoon met een hoge status is logisch voor de meeste bedankbrieven. Maar sommige bedankbrieven kunnen afkomstig zijn van iemand die gebruikmaakt van de diensten van uw organisatie, zoals een student die een studiebeurs ontvangt of de moeder van een kind die hiervan profiteert.
Het bevat een naschrift
Als mensen een brief scannen, lezen ze de PS wel. Zorg er dus voor dat dat laatste bericht telt. Herhaal een essentieel stuk informatie en herhaal uw dankbaarheid. Laat de persoon die de brief ondertekent, indien van toepassing, een handgeschreven PS toevoegen waarin hij nogmaals bedankt of verwijst naar iets persoonlijks.
Het mag geen generieke standaardbrief zijn
Idealiter zouden bedankbrieven geen generieke brieven moeten zijn, opgezet en vervolgens vergeten. Laat je bedankjes niet routineus en saai worden. Tenzij u een enorm aantal donateurs heeft, moet uw liefdadigheidsinstelling proberen elke bedankbrief uniek te maken, zodat de donor weet dat die brief speciaal voor haar bedoeld was.
Voorbeeld bedankbrief
Als je wilt dat donateurs keer op keer geven, toon ze dan je dankbaarheid door de tijd te nemen om creatief te bedanken en door die bedankbrieven en notities te personaliseren.
U kunt dit voorbeeld gebruiken als model om bedankbrieven voor donateurs te schrijven. Download het sjabloon (compatibel met Google Docs en Word Online), of lees de onderstaande tekstversie.
3 bedankbrieven waar donateurs dol op zullen zijn
Bedankbrief # 1 (tekstversie)
Beste Deborah,
Dankzij jou hebben Michael en zijn zus, Janet, Michaels 9e verjaardag gevierd met taart en ballonnen op een veilige en liefdevolle plek. Ze zijn niet langer bang en vinden het heerlijk om hun eigen kamer te hebben.
Bedankt voor uw recente genereuze gift van $ 100 aan Children's Residential Services of Greater Boston. Uw bereidheid om ontheemde kinderen in onze gemeenschap te helpen de crises in hun leven te doorstaan, maakt het verschil voor kinderen zoals Michael en Janet.
Dankzij jou hebben we dit jaar 250 kinderen een plek gegeven om te wonen, te leren en zich veilig te voelen.
Met uw donatie kunt u de komende zes maanden nieuwe computers kopen voor onze kinderen. De kinderen staan te popelen om nieuwe computers om hun huiswerk te maken en te communiceren met vrienden en familie.
De computers maken deel uit van onze Excellence in Service-campagne die ons huis nog leuker zal maken voor Michael, Janet en hun nieuwe vrienden. Jij en andere mensen zoals jij hebben ons dichter bij ons doel van $ 50.000 voor die campagne gebracht.
We geven je graag een rondleiding om kennis te maken met enkele van de 15 medewerkers en 50 kinderen bij ons. We pronken graag met ons comfortabele huis en de kinderen vinden het leuk om bezoekers te ontmoeten. Een of twee kunnen u zelfs laten zien wat ze kunnen doen met hun nieuwe computers.
Janet Teebs, onze ontwikkelingsdirecteur, is altijd beschikbaar om een bezoek voor u te regelen of om al uw vragen te beantwoorden. Aarzel niet om haar te bellen op 520-446-0912 of haar te e-mailen op [email protected].
We houden je graag op de hoogte met onze e-mails en nieuwsbrief. U kunt zich hiervoor aanmelden op onze site, www.crc.org.
Nogmaals bedankt voor alles wat je doet voor onze kinderen. Ook jij maakt deel uit van hun leven.
Eerlijk,
Malcolm Wexter
Uitvoerend directeur
PS We zijn afhankelijk van vrijwilligers om ons te helpen. Als je je tijd wilt delen, laat het Janet weten, en zij zal onze vrijwilligerscoördinator vragen om contact met je op te nemen. We hebben regelmatig introducties in ons werk voor vrijwilligers. We zouden het leuk vinden je daar te zien.
Bedankbrief # 2 (tekstversie)
Beste James,
Allereerst wil ik zeggen: bedankt!
Uw recente donatie van $ 150 betekent dat u begrijpt hoe waardevol paardrijden kan zijn voor een kind met cognitieve of fysieke problemen.
Maar laat me je vertellen wat onze diensten bij Therapeutic Riding of Atlanta betekenen voor sommige kinderen die naar onze lessen komen.
- Een kleine jongen met ernstige hersenverlamming leerde hoe hij rechtop op zijn paard moest zitten. Zijn moeder was zo trots en zei: "Ik had nooit gedacht dat hij het zo goed zou kunnen doen. Als hij dit kan, wat kan hij dan nog meer?"
- Een jong meisje dat nog nooit een woord had gezegd, zei plotseling "ga" tegen haar paard.
- Omdat ze haar zelfvertrouwen opbouwde door te rijden, is een klein meisje niet langer bang om op de speelplaats te schommelen.
- Een kind dat moeite had met zelfstandig lopen, begon daarmee al na een paar keer op een paard.
- Een jong meisje kon luider praten in haar klas omdat ze door het paardrijden sterker was geworden en haar ademhaling beter was geworden.
Hoewel deze overwinningen voor de gemiddelde persoon misschien klein lijken, weet je dat ze dat niet zijn. Dat is waarom je gaf, en waarom de kinderen die we dienen en we vol dankbaarheid zijn voor je vrijgevigheid.
Donateurs zoals u helpen ons therapeutisch rijden mogelijk te maken, zorgen ervoor dat onze paarden goed gevoed, gehuisvest en getraind worden, en garanderen dat we beurzen kunnen aanbieden aan kinderen en hun gezinnen die zich anders deze levensverbeterende middelen niet zouden kunnen veroorloven activiteiten.
We willen dat u ook een actief lid van onze community wordt. Bezoek onze website op www.tra.org om u aan te melden voor onze e-mails en nieuwsbrieven. En let op uitnodigingen voor onze evenementen zoals Horsin' Around, Hearts & Horses en de speciale tours die we het hele jaar door aanbieden.
We zijn intensief vrijwilligerswerk en zouden graag willen dat je de vreugde ervaart van het helpen van een kind met paardrijden. Geef uw interesse aan op onze website of bel vrijwilligerscoördinator, Sandy Converse, op xxx-xxxx. Vrijwilligers mogen ook geweldige t-shirts dragen!
Nogmaals bedankt! We houden van je steun.
Beste altijd,
Lilly Andersen
Uitvoerend directeur
PS Als speciale dank voegen we je toe aan onze exclusieve vriendenkring en vermelden we je naam in ons jaarverslag en onze nieuwsbrief. Kom alsjeblieft snel langs op onze ranch, zodat we je persoonlijk kunnen bedanken.
Bedankbrief # 3 (tekstversie)
Beste Frank en Louise,
Dankzij jullie hulp hebben we deze week Tom en Francis, een ouder stel, verhuisd naar een licht, goed ingericht appartement in een gemeenschap die toegewijd is aan hun gezondheid en geluk.
Tom en Francis zijn niet langer geïsoleerd in een moeilijk bereikbare walk-up in een hoog gebouw, maar hebben nu gemakkelijk toegang tot de diensten die ze nodig hebben. Bovendien krijgen ze twee maaltijden per dag en nemen ze deel aan gezonde en leuke activiteiten, variërend van fitnesslessen tot excursies naar de gemeenschap.
Bedankt voor uw attente donatie van $ 250 aan de Wildthorne County Agency on Aging. Uw donatie zal ervoor zorgen dat senioren in onze provincie, zoals Tom en Francis, gedijen.
Zoals u weet, leeft meer dan 30% van de senioren in onze provincie van een klein, vast inkomen. Het Agency on Aging voorziet velen van hen van maaltijden, huursubsidies, counseling, recreatie en gezondheidszorg.
Dankzij jullie kunnen we senioren in nood blijven helpen. Donaties van zorgzame mensen zoals jij helpen ons de bezuinigingen op onze staats- en lokale overheidsfinanciering goed te maken.
Eerlijk gezegd zouden we dit niet zonder jou kunnen doen. Wij, en degenen die we dienen, stellen uw vrijgevigheid oprecht op prijs.
Eerlijk,
Vrolijke bakker
Ontwikkelingsdirecteur
PS Bel me op elk gewenst moment op xxxxx als je vragen hebt, op de hoogte wilt blijven van wat we doen of vrijwilligerswerk wilt doen op een van onze sites. We ontmoeten je graag persoonlijk zodat we je persoonlijk kunnen bedanken.
