Matrixbeheer wordt vaak gebruikt in organisaties om werknemers en middelen over verschillende functies te verdelen. In een matrixbeheersysteem heeft een persoon een primaire rapporterende baas terwijl hij ook voor een of meer managers werkt, meestal aan projecten.
Er zijn verschillende soorten matrixmanagementstijlen en verschillende methoden om de uitdagingen die daarmee gepaard gaan te overwinnen. U moet weten of het gepast is om matrixbeheer te gebruiken en welke stijl u moet gebruiken.
Waar matrixbeheer zin heeft
Matrixbeheer is ideaal voor het delen van talent en vaardigheden tussen afdelingen. Het is een bijzonder handig systeem bij het ontwikkelen van nieuwe producten - het stelt individuen van verschillende functies binnen een organisatie in staat om onder een projectmanager te werken om iets nieuws en unieks te creëren. Dit geeft het team de mogelijkheid om gebruik te maken van diverse vaardigheden uit meerdere disciplines, waardoor het projectteam wordt versterkt.
Het is ook een geweldige manier om kosten te besparen: een matrixbenadering van projecten is doorgaans goedkoper dan het opzetten van speciale projectteams. De diversiteit van de teamleden maakt het team superieur aan veel puur functionele teams.
Waar matrixbeheer niet ideaal is
Hoewel er veel potentiële voordelen zijn aan deze flexibele stijl van teamstructuur, zijn er enkele omstandigheden waarin het niet ideaal is. Deze omvatten:
- Een project dat naar verwachting lang zal duren. Een toegewijd team met een vaste opdracht is wellicht optimaal
- Situaties waarin de vaardigheden van een werknemer essentieel zijn voor een bepaalde functie. Het delen van deze persoon kan de effectiviteit van die functie verminderen
Variaties van Matrix-managementstijlen
De soorten matrixmanagementstijlen zijn afhankelijk van de macht die wordt gegeven aan de projectmanager die het crossfunctionele initiatief leidt. Er zijn drie soorten projectteamstijlen: zwakke matrix-, gebalanceerde matrix- en sterke matrixteams.
Het harde matrixformaat is vergelijkbaar met een toegewijd team, waarbij de teamleden een duidelijke rapportagelijn hebben naar de projectmanager. De projectmanager is functioneel beheerder tot het project eindigt. Over het algemeen verliest de functie waartoe het teamlid behoort, die persoon voor de duur van het project.
In de gebalanceerde matrixvorm rapporteren teamleden aan zowel de projectmanager als de functioneel beheerder. In deze vorm wordt over het algemeen van de leden verwacht dat ze werken aan het project en in hun functie, waarbij ze beide managers op de hoogte houden.
De zwakke vorm van matrix betekent meestal dat de projectmanager moet communiceren met de functionele managers van elk respectief teamlid. Elk lid rapporteert aan hun functioneel beheerder voor taken in beide functies en het project waaraan ze zijn toegewezen.
Uitdagingen met Matrix Management
Hoewel er veel voordelen zijn aan een matrixbeheerbenadering, zijn er ook uitdagingen. Een aantal hiervan zijn:
- Het potentieel voor deelnemers om in conflict te komen tussen verschillende managers en prioriteiten
- Communicatieverwarring tussen en tussen projecten en functies
- Verlies van duidelijkheid over wie verantwoordelijk is prestatie-evaluatie
- Geen vastberadenheid over verantwoordelijkheid voor coaching en professionele ontwikkeling
- Individuele capaciteitsvermindering omdat deelnemers over te veel initiatieven worden uitgerekt
- Verminderde effectiviteit tussen functionele teams die al enige tijd samenwerken
- Verlies van organisatorisch leren en teamleren omdat individuen slechts voor korte tijd betrokken zijn
Om verwarring, conflicten en verlies van duidelijkheid te verminderen, moeten verantwoordelijkheden worden gedefinieerd in het projecthandvest of worden overeengekomen door de betrokken managers.
Leden die aan een project zijn toegewezen, moeten grondig worden doorgelicht om er zeker van te zijn dat ze in staat zijn om de toename van het werkvolume aan te kunnen. Verschillende vormen van matrixstijlen moeten worden onderzocht om ervoor te zorgen dat de juiste wordt gekozen voor de capaciteiten van de teamleden en het bedrijf.
Documentatie moet gedurende het hele project grondig zijn om de geleerde lessen te beschermen en evaluatie-informatie voor de teamleden te bieden.
Medewerkerssleutels tot succes
Werken in een matrixomgeving kan zowel lonend als frustrerend zijn. Uw blootstelling aan verschillende initiatieven en collega's zal het leren en de ontwikkeling van relaties ondersteunen. Het is echter belangrijk dat een medewerker die in een matrix werkt, begrijpt hoe uw bedrijf uw evaluatie en ontwikkeling benadert. Enkele acties die u als matrixteamlid kunt ondernemen zijn:
- Bepaal de identiteit van uw primaire rapportagemanager
- Maak duidelijk hoe de input van uw verschillende matrixmanagers wordt vastgelegd en weerspiegeld in uw prestatie-evaluatie
- Onderhoud regelmatig een dialoog met uw rapporterende manager om hen op de hoogte te houden van uw voortgang en prioriteiten
- Identificeer tegenstrijdige prioriteiten en bemiddel in discussies tussen de verschillende managers om eventuele verwarring op te helderen
- Neem het initiatief om uw rapporterende manager voor te stellen of aan te moedigen om te investeren in uw professionele ontwikkeling door middel van training, opleiding en coaching
- Krijg de steun van uw matrixmanagers voor deze inspanningen
- Documenteer alles. Typ elke dag een memo voor jezelf over complicaties en successen. Op deze manier heb je documentatie van je prestaties en werk gedurende het hele project
Aan elke managementstructuur en -benadering kleven voor- en nadelen. Matrixbeheer is niet in alle omstandigheden ideaal en kan stress veroorzaken bij deelnemers wanneer de eisen de tijd en beschikbare middelen te boven gaan.
Matrixbeheer kan tijdelijk toegang bieden tot gespecialiseerde kennis, terwijl het kosteneffectiever is dan een beroep te doen op toegewijde teams. Succesvol zijn met matrixmanagement vereist de actieve betrokkenheid en communicatie van alle partijen.
