Opvolgingsplanning is van cruciaal belang om het succes van elke organisatie op de lange termijn te verzekeren. Een "opvolgingsplan" betekent meestal een van de volgende drie dingen:
- Een concept, idee, voorspelling of hoop waarvoor niets is gedocumenteerd.“Onze CEO, die 63 is, zei dat hij over twee jaar met pensioen gaat. Een dezer dagen moeten we een opvolgingsplan opstellen.”
- Een uitgebreide set documenten, vaak gebruikt in de formele raad van bestuur of senior leiderschap vergaderingen, die vervangende grafieken bevatten voor sleutelposities, positieprofielen, prestaties en potentiële roosters, ontwikkelingsplannen, executive profielen, competentiemodellen, bedrijfs- en talentmanagementstrategie en diverse andere documenten. Hoewel slimme bedrijven hun best hebben gedaan om deze documenten te stroomlijnen tot de essentiële paar, verwijzen veel bedrijven nog steeds naar deze stapel documenten van tien pond als 'het boek'. “We moeten ons jaarlijkse opvolgingsplan voorbereiden voor de komende bestuursvergadering. Je kunt beter een nieuw pak papier bestellen.'
- Een lijst met namen die een sleutelpositie in een organisatie kunnen vervangen. Ze worden vaak 'vervangingskaarten' genoemd. "Sleutelposities" zijn meestal posities op "C"-niveau, d.w.z. CEO, CFO, COO; soorten posities waarin een bedrijf kwetsbaar zou kunnen zijn als de gevestigde exploitant de loterij zou winnen of zou worden aangereden door een bus.
Opvolgingsplan
Opvolgingsplannen zijn vertrouwelijke documenten die doorgaans alleen worden ingezien door HR, de raad van bestuur of leidinggevenden op hoog niveau die hiervan op de hoogte moeten zijn. Ze kunnen worden ingevoerd en georganiseerd met geavanceerde softwaresystemen, of zo eenvoudig als een Word-document.
Bij het implementeren van een opvolgingsplanningsproces heb ik gemerkt dat het nuttig is om te beginnen met een voorbeeld of sjabloon en dit vervolgens aan te passen aan de behoeften van de functie of organisatie. Als het erop aankomt om aan leidinggevenden uit te leggen hoe ze een opvolgingsplan moeten voltooien, negeren ze elk plan gedetailleerde mondelinge of schriftelijke instructies die u ze geeft en vul gewoon intuïtief het formulier in dat u verstrekt hen. Negentig procent van de tijd hebben ze het ongeveer goed, en de rest belt je met vragen.
Toen ik op Google zocht naar 'sjablonen voor successieplannen', was het meeste van wat ik vond niet erg nuttig. Toegegeven, een goed opvolgingsplan zou meer moeten zijn dan een paar namen op de achterkant van een servet gekrabbeld, maar in de praktijk is dat vaak alles wat je nodig hebt om de meeste beslissingen te nemen.
Juiste "gegevenselementen"
Het maakt niet uit of u een softwaresysteem ontwerpt of formulieren gebruikt, hier zijn de "gegevenselementen" die altijd moeten worden opgenomen, samen met instructies:
- Positie: Dit is de functie die u op een dag wilt vervangen - meestal slechts een handvol missiekritieke functies, vaak op C-niveau.
- Zittend: De persoon die de functie vandaag bekleedt.
- Kandidaten: Namen van personen die het potentieel hebben om in de functie te stappen. Er is geen magisch getal, maar meestal ongeveer drie. Ze zijn meestal intern, maar kunnen ook extern zijn.
- Gereedheidsscore voor elke kandidaat: Een indicatie van hoe klaar de kandidaat is om in de rol te stappen, d.w.z. "onmiddellijk, binnen één tot twee jaar, binnen twee tot vijf jaar', of een beoordeling, zoals 'hoog, gemiddeld en laag' of 'groen, geel en rood."
Dat is het echt zo'n beetje. Organisaties zullen soms foto's van de gevestigde exploitant en kandidaten opnemen en deze op een organigram presenteren - een goed HR-softwarepakket zal dit voor u doen. Natuurlijk zijn er andere velden die u zou kunnen opnemen, maar zorg ervoor dat de informatie absoluut essentieel is. De details kunnen worden opgenomen in ondersteunende documenten. Zo kan aanvullende informatie over de kandidaten worden opgenomen in functieprofielen en ontwikkelplannen.
Andere Overwegingen
- Top drie ontwikkelingsbehoeften voor elke kandidaat
- Top drie ontwikkelingsacties voor elke kandidaat
- Demografische informatie voor elke kandidaat, d.w.z. leeftijd, geslacht, EEO-categorie, locatie, huidige functie, loonschaal, enzovoort.
- Prestatie- en potentiële beoordeling voor elke kandidaat, d.w.z. "3A, "1B", enz.
- Beoordelingsinformatie: prestatiebeoordelingen, potentiële beoordelingen, gedragsbeoordelingen, enz.
- Retentierisico voor zittende en kandidaten
- Verplaatsingsmogelijkheid voor kandidaten of bereidheid om te verhuizen
Ik weet zeker dat er meer is, maar nogmaals, meer is niet altijd beter. Ik ben een groot voorstander van de K.I.S.S. methode van successieplanning. Zoals mijn vriend Alex altijd tegen me zei, "gewoon omdat we kan het verzamelen van de informatie betekent niet dat wij zou moeten."
