Vergaderen is een onvermijdelijk onderdeel van zakendoen. Je deelt informatie, brainstormt over ideeën, genereert oplossingen en creëert processen en systemen. Het probleem is dat veel van deze vergaderingen tergend saai zijn, wat betekent dat de aanwezigen hun hersens hebben uitgeschakeld.
Als mensen niet gefocust zijn en niet opletten, verspilt de vergadering ieders tijd. Maak saaie vergaderingen spannender (zodat ze iets bereiken) met deze vijf praktische tips:
Smartphones verbieden
Mensen zullen volhouden dat ze hun telefoon moeten hebben - er kan zich immers een noodgeval voordoen. De wereld kan vergaan tijdens uw driemaandelijkse planningsvergadering, maar dat is onwaarschijnlijk.
Dankzij technologie kunt u zich concentreren op wat niet voor u ligt: de vergadering. Als mensen oog in oog zouden staan met degenen die ze sms'en tijdens uw vergadering, zouden ze iemand anders sms'en. Telefoons blijven op bureaus.
Zonder de telefoon gebeuren er twee dingen tijdens een vergadering. Je wordt gedwongen in het heden te blijven en pauzes worden besteed aan communicatie met de andere deelnemers. Vergaderingen zijn interessanter als je met je collega's praat en ze leert kennen. Telefoons vormen hierbij een belemmering.
Voorbereiden, Voorbereiden, Voorbereiden
Saaie, saaie vergaderingen vinden plaats wanneer de leider of moderator te laat komt, geen agenda heeft en deze uit handen geeft. Een goed voorbereide vergadering kan boeiend en boeiend zijn. Wanneer de leider een plan en een doel heeft, zal de vergadering interessanter zijn. Als er geen richting of doel is, zal de vergadering niet interessant zijn.
Het andere deel van de voorbereiding is het verbeteren van je vaardigheden. Je bent naar vergaderingen geweest die productief en interactief waren en je het gevoel gaven dat je erop uit kon gaan en geweldige dingen kon bereiken. En u hebt vergaderingen bijgewoond waarvan u er vrij zeker van bent dat als u in slaap zou vallen, niemand u zou missen en u niets belangrijks zou missen. Het verschil is de persoon die de vergadering leidt.
Als uw vergaderingen saai zijn, kijk dan in de spiegel. Vind een manier om te verbeteren. Volg een cursus (uw HR-afdeling kan u helpen met suggesties) en vraag om feedback en begeleiding van een collega wiens vergadervaardigheden u bewondert. Er is veel hulp beschikbaar als je erom vraagt, en veel ervan is gratis.
Iedereen doet mee
Als deelname niet nodig is, kunt u het hele probleem via e-mail afhandelen. Het komt zelden voor dat je een groep nodig hebt om informatie over te brengen. Onderwerpen als massaontslagen of een volledige herstructurering van het bedrijf zijn een uitzondering en kunnen het beste worden behandeld door een manager die iedereen aanspreekt. Anders moeten vergaderingen interactief zijn.
Bij een brainstormsessie moet iedereen aan het woord zijn. Als iemand zich niet uitspreekt, roep die persoon dan op om een bijdrage te leveren. Introverte mensen kunnen zich ongemakkelijk voelen, dus maak het zo drukvrij mogelijk. Uw vergadercultuur moet ervoor zorgen dat ieders ideeën worden meegenomen, en deelnemers moeten dit van tevoren weten zodat ze niet voor verrassingen komen te staan.
Of het nu gaat om een planningsbijeenkomst, een bijeenkomst om doelen te stellen of zelfs een driemaandelijkse rapportagebijeenkomst, laat altijd tijd vrij voor vragen en opmerkingen.
Laat niemand domineren
Als u de vergadering leidt, spreekt u misschien meer dan anderen, maar laat niemand het gesprek domineren. Dat is de formule voor een saaie vergadering. Leid opmerkingen door en roep mensen met expertise op het gebied op om een dwangmatige prater af te schrikken.
Mensen die de tijd nemen om een bijeenkomst bij te wonen en hun kennis en ervaring meebrengen, verdienen een kans om aan het woord te komen en hun mening te delen. Als leider kun je gedrag leren beheersen dat de vergadering ondermijnt.
Hier is een manier om een medewerker - laten we haar Jane noemen - beleefd tegen te houden als ze klaar is met haar vierde opmerking en begint te gaan voor een vijfde: 'Bedankt, Jane, we kennen je positie. Ik wil graag horen wat Karen te zeggen heeft. En Jim en Bob hebben nog niet de kans gehad om met elkaar te praten."
Soms moet u voor een vergadering met de Janes van uw kantoor praten om hen eraan te herinneren dat u moet komen samen als een groep is om ideeën met iedereen te delen, en als ze domineren, zal de vergadering niet zo succesvol zijn. Het bespreken van dit gedrag direct na de vergadering werkt ook goed, omdat u dan nieuwe voorbeelden kunt geven.
Maak bruikbare items
Een interessante en opwindende bijeenkomst eindigt met dingen die mensen kunnen en zouden moeten doen, ofwel om hun individuele doelen, de doelen van het bedrijf of, idealiter, beide te bevorderen. Als mensen niet weglopen wetende wat hun volgende stappen zijn, dan is de bijeenkomst mislukt.
Bouw een follow-up in voor verantwoording. Het kan plaatsvinden in een tweede bijeenkomst of individueel, maar het moet gebeuren. Mensen zullen afhaken als ze weten dat de actie-items allemaal voor de show zijn.
Voer deze vijf wijzigingen door en saaie vergaderingen worden spannender en productiever. Wanneer mensen interessante en productieve vergaderingen ervaren, profiteert de algehele organisatie hiervan.
