Aanwezigheid is cruciaal in veel klantgerichte banen. Slechte opkomst ondermijnt de moraal van de werknemers, kost werkgevers overwerkkosten en vermindert betrokkenheid van medewerkers. Slechte aanwezigheid kost toezichthoudende tijd en aandacht en resulteert vaak in disciplinaire maatregelen.
U kunt de aanwezigheid van werknemers beheren om aanwezigheidsproblemen te verminderen. U moet het wel opnemen als een belangrijk onderdeel van elke management- of toezichthoudende functie. Hier leest u hoe u de aanwezigheid beheert en aanmoedigt. Gebruik deze vijf stappen om de aanwezigheid van werknemers op het werk aan te moedigen.
Stappen om de aanwezigheid van werknemers aan te moedigen
Ten eerste moet u een manier hebben om bij te houden hoe laat mensen vrijkomen van het werk, zodat de integriteit van uw beleid voor betaalde vrije tijd (PTO), uw ziekteverlofbeleid en/of uw beleid voor betaalde vakantie wordt gegarandeerd. Dit zorgt er ook voor dat de verlofregels voor elke werknemer hetzelfde zijn, wat belangrijk is voor het gevoel van eerlijkheid en rechtvaardigheid op de werkplek.
Wanneer werknemers over afdelingen heen worden aangestuurd, moet u ervoor zorgen dat wat John in het magazijn ervaart, hetzelfde beleid is dat Mary op kantoor ervaart. Werknemers merken het wanneer werknemers anders worden behandeld en deze ongelijksoortige behandeling zorgt voor problemen met motivatie en betrokkenheid.
Dit is vooral belangrijk om ongepland te beheren afwezigheden waarvoor veel werkplekken moeite hebben met werkdekking. Het aanmoedigen van de aanwezigheid van werknemers is belangrijk voor elk klantgericht werkstation. Aanwezigheid is ook van cruciaal belang wanneer het werk van een werknemer afhankelijk is van het werk van de vorige werknemer in banen zoals productie of assemblage van producten.
Docenten, klantenondersteuningsspecialisten, technische ondersteuningsproviders, zorgprofessionals en anderen directe servicemedewerkers zijn voorbeelden van medewerkers die werkstations hebben die medewerkers dagelijks moeten bemannen basis. Anders kunnen werkgevers niet plannen en personeelsvervangers vinden om hun werk te doen.
Bij deze aanwezigheid hoort ook een tijdige aankomst op hun werkplek. Als een verpleegkundige bijvoorbeeld te laat op de intensive care komt, kan de verpleegkundige van de vorige dienst niet vertrekken om naar huis te gaan voor een welverdiende rust. Als van een medewerker wordt verwacht dat hij een middenstation aan een lopende band bemant, moet een van beide medewerkers aan de slag twee stations wat onhandig is en zelfs gevaar kan opleveren voor de werknemer of de werkgever moet een vervanging.
U moet zich verplichten om het ziekteverzuim te beheersen
Ten tweede, en waarschijnlijk het belangrijkste, moet u het ziekteverzuim beheersen en de aanwezigheid van werknemers stimuleren. Dit betekent dat de werknemer rechtstreeks contact moet opnemen met de supervisor die is opgeleid om verzuim te managen. Dit begint met het persoonlijke telefoontje en de supervisor die de werknemer vertelt dat hij of zij zal worden gemist en de impact van hun afwezigheid op de werkvloer beschrijft.
Elke afwezigheid eindigt wanneer de manager of supervisor de werknemer persoonlijk weer op het werk verwelkomt en de werknemer aanmoedigt aanwezigheid in de toekomst, en nogmaals, het benadrukken van de impact van de afwezigheid van de werknemer op de werkplek en hun collega's.
U voert dit gesprek niet op een beschuldigende toon - veel afwezigheden van werknemers zijn tenslotte legitiem en noodzakelijk - u verwelkomt de werknemer echt weer op het werk en versterkt de impact van een ongepland afwezigheid. Uw gesprek moet nogmaals de impact beschrijven die de afwezigheid had op de werknemers en de werkplek.
Maak waar mogelijk flexibiliteit op de werkplek mogelijk
Ten derde, indien mogelijk, sta toe flexibiliteit met schema's op uw werkplek zodat bijvoorbeeld een medewerker met een vroege doktersafspraak of een ziek kind later kan werken of eerder kan komen om de tijd in te halen.
Volgens cijfers van het Amerikaanse ministerie van Arbeid hebben vrouwen helaas meer te maken met aanwezigheidsproblemen in verband met ziekte, verwondingen en andere gezinsaangelegenheden.
Deze flexibiliteit op de werkplek kan dus ook de mogelijkheid omvatten om banen te delen, flexibele dagen of uren in te plannen en thuis of op afstand te werken volgens richtlijnen. Sommigen denken dat compenserende of comp-tijd een klokkijkende houding aanmoedigt. Dit is misschien niet in overeenstemming met de mentaliteit van het volbrengen van de hele taak en doelen die u zoekt in een vrijgestelde of betaalde werknemer. Maar vrijgestelde banen zijn ook de banen die de werknemer en de werkgever het vaakst flexibiliteit bieden.
Beloningen en erkenning voor werknemers
Ten vierde kunnen beloningen en erkenning voor positieve aanwezigheid van werknemers een verschil maken. Hoewel u niet wilt dat mensen het gevoel krijgen dat hun werkgever hen extra moet betalen voor het uitvoeren van hun werk, wilt u wel dat ze weten dat u hun positieve aanwezigheid waardeert en respecteert.
In sommige gevallen, vooral bij niet-vrijgestelde werknemers, en om ongeplande afwezigheden te verminderen, wilt u misschien daadwerkelijke geldelijke beloningen inbouwen in uw aanwezigheidsbeleid voor werknemers. Dit beleid legt de nadruk op het belonen van aanwezigheid gedurende een bepaald aantal dagen. U wilt met het onderdeel erkenning van werknemers in uw aanwezigheidsbeleid de nadruk leggen op de dagen van aanwezigheid, niet op het verminderen van afwezigheden.
Te veel aanwezigheidsbeleid richt zich op de strafkant van de vergelijking. Meer nadruk op beloningen voor positieve opkomst kan u meer waar voor uw geld opleveren. Toch moet een succesvol, motiverend aanwezigheidsbeleid zich op beide richten.
Zorg voor gevolgen
Ten slotte moet een werknemer, net als bij elke verantwoordelijkheid op het werk, de gevolgen ondervinden als de werknemer zijn of haar aanwezigheid op het werk niet nakomt. Voor wie zijn de gevolgen het belangrijkst? Aan alle medewerkers die goed aanwezig zijn, hard werken en merken dat hun persoonlijke moraal en motivatie worden beïnvloed door mensen die slecht aanwezig zijn. Progressieve discipline is van cruciaal belang, beginnend met coaching en feedback, en het uitvoeren van de hierboven genoemde stappen in aanwezigheidsbeheer. Uw aanwezige medewerkers zullen u dankbaar zijn.
