Hoe professionele e-mails te schrijven en te verzenden

Of u nu op zoek bent naar werk, nieuwe netwerkverbindingen wilt maken of gewoon wilt uitblinken in uw huidige baan, het is essentieel om te weten hoe u professionele e-mailberichten schrijft en verzendt.

Dit kan moeilijker zijn dan het klinkt. Veel professionals zijn gewend geraakt aan een zeer informele benadering van e-mail in hun persoonlijke leven. Hoewel jargon, emoticons en teksttaal meestal acceptabel zijn als je goede vrienden e-mailt, vliegen ze niet in werkcorrespondentie. Het is belangrijk om te weten hoe u uw communicatie opschoont wanneer dat nodig is.

Wanneer moet u misschien een professionele e-mail sturen? Er zijn een aantal mogelijkheden. Mogelijk moet u uw begeleidende brief naar een potentiële werkgever sturen, a bedankbrief aan een collega die ermee heeft ingestemd een referentie te zijn, een ontslagbrief aan uw huidige baas of een verzoek om een ​​aanbevelingsbrief.

Wanneer u professionele e-mailberichten verzendt, is het erg belangrijk om ervoor te zorgen dat het bericht perfect is. U wilt geen kans laten lopen door fouten te maken, noch in de manier waarop u e-mails verzendt, noch in de manier waarop u ze bijhoudt.

Lees wat u wel en niet in uw berichten moet opnemen en hoe u uw e-mailberichten sluit, ondertekent en verzendt.

Richtlijnen voor professionele e-mail

Bekijk deze stappen om een ​​professionele e-mail van hoge kwaliteit te schrijven en u maakt altijd een goede indruk op de ontvanger.

Wat u in uw e-mailbericht moet opnemen

• Onderwerpregel: De onderwerpregel moet beknopt uw ​​doel van schrijven weergeven. Uw onderwerpregel kan zo simpel zijn als 'Bedankt' of 'Verzoek om aanbeveling'.
• Groet: Zelfs als u een zeer korte e-mail schrijft, voeg een begroeting toe. Als u de naam van de persoon weet, vermeld deze dan. Tenzij je op voornaam bent met de persoon, noem ze dan bij hun titel.
• Lengte: Houd je e-mail zo beknopt mogelijk. Mensen hebben de neiging om lange e-mails door te bladeren, dus voeg alleen essentiële informatie toe.
• Sluitend: Meld u af met een kort "Dank u", "Beste" of een ander eenvoudig afscheid, en vervolgens uw naam. Bij de meeste e-mailaccounts kunt u een handtekening met uw naam, titel en contactgegevens in elke e-mail insluiten. Het is een geweldige manier om elke correspondentie professioneler te maken.

Wat u niet in uw e-mailbericht moet opnemen

• Lettertype: Vermijd sierlijke, speelse of gekleurde lettertypen; deze leiden de ontvanger gewoon af van uw eigenlijke bericht. Gebruik ook niet te veel vet en cursief, want dan ziet een e-mail er rommelig uit.
• Hoofdletters: Schrijf ook niet allemaal in hoofdletters; dit komt in een e-mail over als boos of opgewonden.
• emoticons: Voeg geen emoticons toe aan een professionele e-mail; bewaar deze voor persoonlijke correspondentie.

Tips om perfecte professionele e-mailberichten te garanderen

Nadat u uw e-mail hebt geschreven, doorloopt u al deze stappen voordat u op de knop "Verzenden" klikt:

• Zorg ervoor dat uw bericht compleet is: Controleer nogmaals of de onderwerpregel van uw e-mail is ingevuld inclusief handtekening, je stuurt het bericht naar de juiste contactpersoon, en je hebt het ingevuld Bcc veld om een ​​kopie naar uzelf te sturen, zodat u het e-mailbericht kunt vastleggen.
• Bewijs uw e-mailbericht: Voordat je op verzenden klikt, moet je ook je spelling controleren en je grammatica en hoofdlettergebruik controleren. Ze zijn net zo belangrijk in e-mailcorrespondentie als in een papieren brief.
• Stuur een test-e-mailbericht: Voordat u uw e-mail daadwerkelijk verzendt, moet u het bericht eerst naar uzelf verzenden om te controleren of de opmaak werkt en dat niets misplaatst is. Als alles er goed uitziet, ga je gang en stuur je de e-mail naar het bedrijf of de persoon waarmee je contact opneemt.
• Stuur een kopie van het e-mailbericht naar uzelf: Gebruik de Bcc veld om een ​​kopie van het e-mailbericht naar uzelf te sturen, zodat u weet wanneer u het bericht hebt verzonden en naar wie u het hebt verzonden. U vindt deze informatie ook in uw verzonden map.
• Bewaar uw kopieën: Met veel e-mailprogramma's kunt u mappen instellen om het gemakkelijker te maken om belangrijke e-mails uit het verleden terug te vinden. Stel mappen in voor al uw e-mails voor het zoeken naar werk en andere professionele e-mails en archiveer uw kopieën nadat u uw berichten hebt verzonden.

Bekijk professionele e-mailvoorbeelden