De meeste professionals besteden een groot deel van hun dag aan het verzenden van e-mail. Wat u schrijft en hoe u uw bericht opmaakt en verzendt, kan het verschil maken tussen het lezen en beantwoorden van uw e-mail of de prullenbak. Terwijl sommige mensen een poetsbeurt nodig hebben basis e-mailetiquette, anderen maken fouten simpelweg omdat ze overweldigd zijn door de enorme hoeveelheid communicatie.
Tijdens uw zoektocht naar werk stuurt u waarschijnlijk veel e-mails, waaronder begeleidende brieven, bedankbriefjes en berichten naar connecties die verband houden met het zoeken naar werk.
Neem de tijd om te voorkomen dat u gênante fouten maakt, zoals het verkeerd spellen van iemands naam, en zorg ervoor dat u aantekeningen maakt die een reactie opleveren.
Bekijk voorbeelden van begroetingen die u kunt gebruiken om uw e-mails te beginnen, hoe u uw berichten kunt starten en fouten die u moet vermijden bij het verzenden van professionele e-mailberichten.
Gebruik een duidelijke onderwerpregel
Streef naar duidelijkheid in je onderwerpregel. Kies iets directs dat het doel van uw e-mail identificeert, zoals 'vergadertijd gewijzigd' of 'snelle vraag over uw voorstel'.
Laat een wortel niet bungelen met een teaser als "Ik moet u informeren ..." die de lezer probeert te verleiden de e-mail te openen om uw intentie te begrijpen. Mensen beslissen vaak of ze een e-mail openen op basis van de onderwerpregel, dus kies er een die duidelijk uw doel aangeeft.
Gebruik een professionele begroeting
Voeg een gepaste begroeting voor de omstandigheden en de ontvanger. Bepaalde begroetingen werken in een e-mail, maar worden niet gebruikt in een gewone brief, terwijl sommige begroetingen voor beide werken.
Kies een begroeting op basis van hoe goed u de persoon aan wie u schrijft kent en het type bericht dat u verzendt. Als u bijvoorbeeld naar iemand schrijft die u kent, is "Hallo Jim" gepast. "Geachte heer/mevrouw Smith" zou geschikt zijn bij het solliciteren naar een baan of het schrijven van een zakelijke brief.
Vermijd het openen van een e-mail met 'hé', wat erg informeel klinkt en over het algemeen niet wordt gebruikt op de werkplek. Vermijd ook "Hallo mensen" of "Hallo jongens", zelfs als de aard van uw e-mail informeel is.
Voorbeelden van e-mailbegroetingen
Hier zijn enkele voorbeelden van begroetingen die u kunt gebruiken bij het schrijven van professionele e-mails.
- Beste Voornaam Achternaam (dit werkt goed als u het geslacht niet weet van de persoon aan wie u schrijft)
- Beste voornaam (wanneer u een e-mail stuurt naar iemand die u kent)
- Hoi Voornaam (Als u een e-mail stuurt naar iemand die u kent)
- Geachte heer/mevrouw Achternaam
- Geachte heer/mevrouw Voornaam Achternaam
- Beste Dr. Achternaam
- Geachte personeelsmanager
- Beste personeelsmanager
- Voor wie het aangaat
Gebruik de juiste interpunctie na uw begroeting. Gebruik voor meer formele e-mails een puntkomma achter de naam. Gebruik voor mensen die u kent of meer informele correspondentie een komma achter de naam van de begroeting.
Vermijd veelvoorkomende fouten
Bij het schrijven van een e-mail gebeuren de volgende fouten soms wanneer mensen zich haasten om een bericht snel weg te werken. Neem de tijd om uw bericht te bekijken en voer de volgende stappen uit voordat u op verzenden klikt om gemakkelijk te maken fouten te voorkomen.
- Voeg het e-mailadres als laatste toe. Als je niet de mogelijkheid hebt om het verzenden van een e-mail ongedaan te maken, voeg dan het adres als laatste toe als je de neiging hebt om een snelle triggervinger te hebben. Voer de naam van de ontvanger alleen in als u zeker weet dat uw e-mail klaar is voor gebruik.
- Vermijd de "reply all"-fout. Let op uw triggervinger wanneer u op "Alles beantwoorden" drukt. Overweeg of iedereen op de lijst echt moet lezen wat je te zeggen hebt. Houd ook rekening met oudere e-mails in de keten waarvan u misschien niet wilt dat iemand op de Allen beantwoorden-lijst ze ziet.
- Doe het rustig aan met de humor. Humor kan moeilijk te onderscheiden zijn in een e-mail, omdat je toon niet noodzakelijkerwijs doorschijnt. Zonder lichaamstaal, gezichtsuitdrukking of cadans kan humor plat vallen of zelfs onbedoeld een lezer beledigen. Speel het veilig en laat het achterwege.
-
Proeflezen. Maak niet de fout te denken dat mensen typefouten in informele e-mails zullen vergeven of dat fouten worden getolereerd als je op je telefoon typt. U kunt hard worden beoordeeld op fouten in uw e-mail, vooral als ze ongebreideld zijn. Vertrouw niet op een spellingcontrole die vaak het verkeerde woord voor je kiest.
Proeflees uw e-mails net als elk belangrijk document. Controleer en controleer in het bijzonder altijd of u de namen van mensen correct hebt gespeld.
- Gebruik geen emoji's of emoticons. E-mailberichten lijken steeds meer op sms-berichten. Berichten op de werkplek bevatten nu soms 'duim omhoog'-emoji's of smileys. Vermijd emoji's en emoticons in formele correspondentie, ook al komen ze steeds vaker voor. Als je e-mailbegroeting de achternaam van een persoon bevat, is dat een zeker teken dat je emoji's en emoticons moet weglaten.
- Vergeet niet dat e-mail voor altijd duurt. Denk twee keer na voordat u iets persoonlijks of vertrouwelijks e-mailt, iemand ontslaat via e-mail, iemand in diskrediet brengt of met woede antwoordt. Zelfs verwijderde e-mails kunnen worden opgewekt uit gegevensback-ups. Dat soort interacties kunnen beter persoonlijk worden gedaan. Een goede vuistregel: schrijf niets in een e-mail dat u niet openbaar zou willen delen, zoals bijvoorbeeld in een verklaring of op sociale media.
Pas de 24-uursregel toe. Als u niet zeker weet of u het bericht moet verzenden, wacht dan tot de volgende dag om te beslissen.
