Het bijhouden van de loonaangifte en betalingen vereist zorgvuldige aandacht voor detail. Het opstellen van een jaarlijkse loonbelastingkalender kan u helpen boetes en boetes te voorkomen en u op het goede spoor te houden.
Zelfs als u een CPA of boekhoudservice heeft die uw loonheffingen doet, moet u weten wanneer deze belastingen en rapporten verschuldigd zijn.
Wat zit er in de loonheffingen?
Loonheffingen omvatten deze rapporten en betalingen, gebaseerd op de loonbedragen van werknemers:
- Federale inkomstenbelastingen
- VAIS belastingen (Sociale Zekerheid en Medicare belastingen)
- Federale werkloosheidsbelastingen
Federale inkomstenbelastingen en VAIS-belastingen worden soms "941-belastingen" genoemd, omdat ze zijn opgenomen in IRS-formulier 941, het driemaandelijkse loon- en belastingrapport.
Staatsinkomstenbelastingen worden ook ingehouden op het loon van werknemers en gerapporteerd aan uw staat, als uw staat inkomstenbelastingen heeft.
Loonheffingen voor zzp'ers
Als u niet-werknemers betaalt, hoeft u geen inkomstenbelasting of VAIS-belasting in te houden op de betalingen die u aan hen doet.
U bent verplicht om een jaarverslag voor aannemers in te vullen en in te dienen bij de IRS.
Wanneer moet u federale loonbelastingstortingen doen
Voordat u deze kalender gaat gebruiken, moet u bepalen welk schema voor het storten van loonbelasting op uw bedrijf van toepassing is voor 941-belastingen. Het stortingsschema dat u moet gebruiken, is afhankelijk van de grootte van uw salarisadministratie.
Halfwekelijks
Als u een grote loonadministratie heeft, moet u halfwekelijks (twee keer per week) aangifte loonheffing doen.
Als die datum een weekend of feestdag is, is de vervaldatum de volgende werkdag. Dus als het einde van de maand op een zaterdag valt, is de vervaldatum de volgende maandag.
Lees meer over de semi-wekelijkse stortingsregel om te zien of u deze betalingen moet doen.
Maandelijks
Loonheffingen moeten uiterlijk op de 15e van elke maand over de voorgaande maand worden betaald, tenzij de regel van de semi-wekelijkse periode van toepassing is. (Zie hierboven.)
Per kwartaal
Driemaandelijkse loonbelastingrapporten op formulier 941 moeten aan het einde van de maand na het einde van elk kwartaal worden betaald. Als u alle afdrachten loonheffingen op tijd en volledig heeft gedaan, heeft u tot de 10e van de volgende maand de tijd om formulier 941 in te dienen.
Federale werkloosheidsbelastingstortingen zijn verschuldigd aan het einde van de maand volgend op elk kwartaal als de belastingplicht van uw bedrijf meer dan $ 500 bedraagt.
Jaarlijks
Jaarlijkse loon- en belastingaangiften aan werknemers (op formulier W-2) en contractarbeiders (op formulier 1099-MISC en formulier 1099-NEC) moeten eind januari worden ingediend voor het voorgaande jaar.
Federaal werkloosheidsbelastingrapport op formulier 940 en belastingaanbetaling is verschuldigd tegen eind januari voor het voorgaande jaar. Als alle belastingstortingen volledig en op tijd zijn gedaan, is de deadline de 10e van de volgende maand.
Overmakingen aan de sociale zekerheid op formulier W-3 (samen met alle W-2's) en op formulier 1096 (samen met alle 1099's) moeten begin februari worden ingediend voor het voorgaande jaar.
EFTPS gebruiken voor loonstortingen
Loonbelastingstortingen moeten worden gedaan met behulp van het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Stortingsbonnen (formulier 8109) worden niet langer geaccepteerd door de IRS.
Vervaldata algemene loonbelasting (verschilt per jaar)
Het onderstaande belastingbetalings- en rapportschema is voor federale loonheffingen. Raadpleeg de belastingdienst van uw staat (ministerie van inkomsten of andere) voor nationale en lokale loonbelastingvereisten. De vervaldata voor halfwekelijkse betalingen voor 941-belastingen zijn niet opgenomen in dit schema.
Deze vervaldata worden bepaald door de IRS, maar ze kunnen in een bepaald jaar veranderen. Als een vervaldatum in een weekend of feestdag valt, moet het rapport of de aanbetaling op de eerstvolgende werkdag worden betaald. Dus als een rapport op 15 januari moet worden ingediend, en dat is een zaterdag, moet het rapport op 17 januari worden ingediend. Zie deze zakelijke belastingkalender voor specifieke vervaldata voor inkomstenbelastingen en loonheffingen voor het huidige belastingjaar.
Januari
15 januari: Doe maandelijks Afdracht Loonheffing december (als u maandelijks betaalt).
31 januari: aanbetaling Federal Unemployment Tax (FUTA) verschuldigd tot en met december als $ 500 of meer.
31 januari: Geef werknemers loon- en belastingrapporten van voorgaande jaren (formulier W-2 voor werknemers.
31 januari: Dien driemaandelijkse loon- en belastingaangifte in op formulier 941 voor het kwartaal eindigend op 31 december.
31 januari: jaarlijkse werkloosheidsbelastingrapport indienen op formulier 940 voor het voorgaande jaar.
Februari
1 februari: Dien de overdrachtsformulieren voor werknemers aan het einde van het jaar (formulier W-3) in bij de socialezekerheidsadministratie, samen met alle W-2's.
15 februari: maandelijkse storting loonheffing over januari (als u maandelijks betaalt).
Maart
15 maart: maandelijkse storting loonheffing over februari doen (als u maandelijks betaalt).
april
15 april: maandelijkse storting loonbelasting over maart (als u maandelijks betaalt).
30 april: Stort federale werkloosheidsbelasting (FUTA) verschuldigd tot en met maart, indien $ 500 of meer.
30 april: Dien driemaandelijkse loon- en belastingaangifte in op formulier 941 voor het kwartaal dat eindigt op 31 maart.
Als uw bedrijf zich in Texas of een ander gebied bevindt waar FEMA een ramp aangifte vanwege winterstormen in 2021 heeft de IRS de indienings- en betalingstermijnen voor driemaandelijkse loonheffingen verlengd die op 30 april 2021 verschuldigd zouden zijn. U heeft nu tot 15 juni 2021 de tijd om deze belastingen in te dienen en te betalen. De IRS heeft de deadline voor belastingaangifte verlengd voor particulieren, inclusief personen die betalen belasting voor zelfstandigen, niet in deze staten, maar deze extensie is niet van toepassing op bedrijven loonheffingen.
Kunnen
15 mei: Maandelijkse Inleg Loonheffing april doen (als u maandelijks betaalt).
juni
15 juni: Maandelijkse Inleg Loonheffing mei doen (als u maandelijks betaalt).
juli
15 juli: maandelijkse storting loonheffing over juni doen (als u maandelijks betaalt).
31 juli: aanbetaling Federal Unemployment Tax (FUTA) verschuldigd tot en met juni als $ 500 of meer.
31 juli: Dien driemaandelijkse loon- en belastingrapportage in op formulier 941 voor het kwartaal eindigend op 30 juni.
augustus
15 augustus: maandelijkse storting loonheffing over juli doen (als u maandelijks betaalt).
september
15 september: maandelijkse storting loonheffing over augustus (als u maandelijks betaalt).
oktober
15 oktober: maandelijkse storting loonheffing over september doen (als u maandelijks betaalt).
31 oktober: Stort federale werkloosheidsbelasting (FUTA) verschuldigd tot en met september als $ 500 of meer.
31 oktober: Dien driemaandelijkse loon- en belastingaangifte in op formulier 941 voor het kwartaal dat eindigt op 30 september.
november
15 november: Maandelijkse Inleg Loonbelasting over oktober doen (als u maandelijks betaalt).
December
15 december: Maandelijkse Inleg Loonheffing over november doen (als u maandelijks betaalt).
U kunt ook deze zakelijke belastingkalender van maand tot maand bekijken. inclusief vervaldata voor de betaling van de bedrijfsinkomstenbelasting.
