Hoe u een effectieve begeleidende brief voor een subsidievoorstel schrijft

Hoewel de belangrijkste onderdelen van uw subsidie ​​voorstel zal het grootste deel van je tijd en energie in beslag nemen, verander je sollicitatiebrief niet. Aandacht voor de subtielere punten bij het samenstellen van het voorstelpakket kan een financieringsaanvraag maken of breken. Schakel uw financier niet uit met een slordige sollicitatiebrief.

Mim Carlson en Tori O'Neal-McElrath, auteurs van Subsidies winnen, stap voor stap,wijs erop dat de begeleidende brief:

• Stel uw organisatie voor aan de juiste persoon.
• Verzeker de financier dat dit project de steun van uw heeft Raad van bestuur.
• Geef aan wat u vraagt: hoeveel en waarvoor.

Wanneer voeg je een sollicitatiebrief toe?

Gebruik een begeleidende brief voor voorstellen aan bedrijven en stichtingen, maar niet voor federale of staatssubsidieaanvragen. Die financiers willen alleen waar ze om vragen, en ze vragen zelden om een ​​begeleidende brief.

Kenmerken van een goede sollicitatiebrief

Uw begeleidende brief moet:

• Wees kort
• Kom snel ter zake
• Herhaalt niet de informatie die in het voorstel staat
• Vertel de lezer hoe goed u de financier begrijpt en hoe uw subsidie ​​voldoet aan de eisen van de financier

Beverly A. Browning, de auteur van Subsidie ​​schrijven voor Dummies, stelt voor dat u de begeleidende brief schrijft nadat u het hele voorstel hebt voltooid en wanneer u in een reflectieve bui bent. Browning zegt:

"Terwijl je nadenkt over je geweldige prestatie (het voltooide financieringsverzoek), laat de creatieve, goede kant van je hersenkraker en verbind je gevoel van voldoening met de persoon die je zal helpen je plannen te realiseren WAAR."

Uw sollicitatiebrief opmaken

1. Gebruik het briefpapier van uw organisatie. Zet dezelfde datum op de begeleidende brief die op de ingevulde subsidieaanvraag staat. Dat is de datum waarop u het subsidievoorstel naar de subsidiegever stuurt. Als u dezelfde datum gebruikt, zijn alle documenten in uw voorstelpakket consistent.
2. Gebruik voor het binnenadres (staat bovenaan de brief) de naam en titel van de stichting of zakelijke contactpersoon, gevolgd door de naam, het adres, de stad, de staat en de postcode van de financieringsbron. Controleer deze informatie nogmaals met een telefoontje of een e-mail. Dergelijke informatie verandert regelmatig, dus zorg ervoor dat u de huidige naam en adres hebt.
3. Gebruik in uw aanhef 'Geachte' plus de persoonlijke titel (meneer, mevrouw, mevrouw, dr., heren, enz.), gevolgd door de achternaam. Het is van cruciaal belang dat u de brief aan een bepaalde persoon richt. Bel de stichting of het hoofdkantoor om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon en de juiste persoonlijke titel hebt. Deze details lijken misschien onbelangrijk, maar ze doen er wel degelijk toe.
4. Uw eerste alinea moet kort en gericht zijn. Introduceer uw organisatie (de wettelijke naam, die uw bedrijfsnaam zal zijn) en vertel de financier hoeveel geld u vraagt ​​en waarom. Voeg een of twee zinnen toe over wat uw organisatie doet en voeg vervolgens een op onderzoek gebaseerd punt toe waaruit blijkt dat er behoefte is aan wat uw organisatie doet.
5. Schrijf nog een of twee korte alinea's. Vermeld het doel van uw project en hoe het past bij de missie of financieringsprioriteiten van de financier. Geef daarbij aan dat uw raad van bestuur volledig achter het project staat.
6. Eindig je brief met een samenvattende alinea. Voeg toe wat dit financieringspartnerschap kan betekenen voor de doelgroep van uw project. Misschien wilt u ook een uitnodiging voor een locatiebezoek toevoegen.
7. Gebruik een afsluiting zoals 'Met vriendelijke groet'.
8. De brief moet worden ondertekend door de uitvoerend directeur of de bestuursvoorzitter, of beide. Typ onder de handtekening de voornaam, middelste initiaal, achternaam en functietitel van de ondertekenaar. Hoewel de ED of bestuursvoorzitter de brief moet ondertekenen, moet u aan het einde van de laatste alinea de contactgegevens opnemen van de beste persoon om vragen te beantwoorden.
9. Voeg onderaan de brief het woord "ENCLOSURE" toe (in hoofdletters).

Hoe lang moet de sollicitatiebrief zijn?

Beperk uw sollicitatiebrief tot één pagina met drie of vier alinea's. Het moet snel gelezen kunnen worden.

De toon en details van uw begeleidende brief kunnen variëren, afhankelijk van of u bent uitgenodigd om een ​​volledig voorstel in te dienen na het verzenden van een Onderzoeksbrief (LOI), of als dit project de eerste benadering van uw organisatie is voor deze specifieke stichting.

Voorbeeld sollicitatiebrief

Mary Smith, PhD.

Programma medewerker.

Stichting Gemeenschap.

Gemeenschappelijke laan 4321.

Sommige stad, YZ 55555.

Geachte dokter Smith:

Het Some City Senior Center vraagt ​​respectvol om een ​​subsidie ​​van $50.000 voor ons Senior Latino Community Outreach Pilot Project.

Als het grootste seniorencentrum in Any County, dat dagelijks meer dan 450 senioren bedient, zijn we ons bewust van de veranderende demografie in ons verzorgingsgebied. En we zijn vastbesloten om ons centrum te laten groeien en aan te passen aan nieuwe behoeften. Het Senior Latino Community Outreach Pilot Project stelt ons in staat om een ​​proefproject van een jaar uit te voeren om te bepalen of ons centrum effectief in staat is om:

Uitgebreide toegang bieden tot gezondheids- en sociale diensten aan senioren in de Latino-gemeenschappen die door ons centrum worden bediend, en.

De culturele competentie van het bestuur, het personeel en de vrijwilligers van het Some City Senior Center verhogen en volledig integreren.

Onze raad van bestuur is enthousiast over dit programma en staat te popelen om het te lanceren, zodat we de meest inclusieve en cultureel competente centrum voor senioren in al onze gemeenschappen die deze nodig hebben Diensten. Mochten we aan het einde van ons pilotjaar constateren dat dit programma inderdaad succesvol is, dan heeft ons bestuur toegezegd om a deel van de jaarlijkse kosten van het project in ons jaarlijkse werkingsbudget, zodat het programma een integraal onderdeel van onze kern wordt Diensten.

Door dit project wordt het centrum de primaire verwijzing die wordt gegeven door Health Access Latino's, Families of Any County en drie gemeenschapsklinieken binnen een straal van vijftien mijl rond ons centrum. We accepteren ook doorverwijzingen van Spaanstalige senioren van andere lokale instanties in ons directe verzorgingsgebied.

Bedankt voor het overwegen van ons verzoek. Ik zal de komende week contact met u opnemen om al uw vragen te beantwoorden en om te horen of we u kunnen ontmoeten om de verdiensten van ons voorstel te bespreken. Mocht u in de tussentijd vragen hebben, neem dan gerust contact op met Connie Jones, onze Director of Development, via (555) 555-5555, x555 of [email protected].

Eerlijk,

Jane Heerlijk.

Uitvoerend directeur.

BEHUIZING.

*Brief herdrukt (met aanpassingen) met toestemming van Winning Grants, Step by Step, Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.

Fouten die u moet vermijden in uw begeleidende brief

1. Te veel schrijven.  Een begeleidende brief is geen proefschrift en ook geen uitgewerkt voorstel. Houd het kort en bondig Tip: Laat het door iemand anders lezen. Begrijpen ze het?
2. Grote woorden gebruiken. Als je naar de graduate school bent geweest, heb je op een ingewikkelde manier leren schrijven. Doe dat hier niet. Je probeert niemand te imponeren met je eruditie. U wilt uw zaak alleen zo natuurlijk mogelijk verwoorden. Als je niet weet wanneer je je schrijven te ingewikkeld maakt, gebruik dan een app zoals Hemingway. Het zal je vertellen wanneer je zinnen moeilijk te lezen zijn en wanneer je te langdradig bent.
3. Grammaticale fouten maken. Als u niet zeker bent van uw grammatica, neem dan geen risico's. Gebruik de grammaticacontrole in WORD en voer uw concept ook door een app zoals Grammaticaal. Er is een gratis versie, maar de betaalde versie gaat veel verder dan de noodzakelijke grammaticacontrole.

Laat uw sollicitatiebrief opvallen

Het is triest om te zeggen, maar uw subsidievoorstel kan een van de honderden of duizenden zijn die een typische stichting gedurende een gemiddeld jaar zal zien. Uw begeleidende brief kan het verschil maken bij de volgende stap naar financiering. Maar hoe zorg je ervoor dat het opvalt?

De begeleidende brief zou niet geschikt zijn voor een verhaal over een klant, hoewel je een verhaal moet hebben voor andere delen van je voorstel, zoals de beschrijving van het probleem. Voeg een paragraaf toe over waarom jouw organisatie degene is die deze missie het beste kan volbrengen. Onderzoek uw concurrerende organisaties en beoordeel hoe en waar u uitblinkt. Dat kan zijn in de kracht van uw personeel en vrijwilligers, uw ervaring met dit specifieke probleem of de steun van de gemeenschap die u geniet.

U hoeft de namen van concurrenten niet te noemen of hen te bekritiseren. Benadruk gewoon uw sterke punten. Dit zou een goed moment zijn om met anderen op kantoor te overleggen. Roep een paar mensen bij elkaar en bedenk hoe uw non-profitorganisatie uitblinkt.

In wezen moet de begeleidende brief vooruitstrevend, gemakkelijk leesbaar zijn en de lezer dwingen tot het grotere voorstel. Plaats geen obstakels in de weg van de lezer die hem ervan zouden kunnen weerhouden om verder te lezen.