Bij contracten voor tijd en materialen (T&M) moeten beide partijen vooraf bepaalde eenheidstarieven voor arbeid en materialen overeenkomen, en er is geen vooraf ingestelde prijs voor de bouw. Dit type contract wordt gebruikt wanneer het onmogelijk is om een nauwkeurige schatting van het totale project te krijgen kosten, wanneer de planning niet kan worden gedefinieerd, of wanneer er tijdens de bouw waarschijnlijk wijzigingen zullen worden aangebracht. Een tijd en materialen contract brengt doorgaans het hoogste risico met zich mee voor de eigenaar of opdrachtgever en het minste risico voor de aannemer, omdat er geen limiet is aan hoe lang het project zal duren of hoeveel het zal kosten.
Contractartikelen voor tijd en materialen
Bij het gebruik van tijd- en materiaalcontracten kunnen partijen over verschillende aspecten onderhandelen. Deze items omvatten het tarief dat arbeiders worden betaald en het aantal uren dat ze mogen werken.
Uurloon
Het arbeidstarief specificeert een vast tarief voor alle arbeid, inclusief administratief personeel. Bij het gebruik van T&M bij grote projecten bieden aannemers doorgaans korting op arbeidskosten om de totale projectkosten te verlagen.
Maximale arbeidsuren
In T&M-contracten kan een maximum aantal arbeidsuren worden vastgelegd, met behulp van een clausule die lijkt op een niet-overschrijdingsvoorwaarde. Indien de opdrachtnemer een bepaald aantal arbeidsuren overschrijdt, kunnen de meeruren niet aan de wederpartij worden gefactureerd. Dit helpt het probleem van “lagere efficiëntie = meer geld” te voorkomen, een veel voorkomend probleem bij T&M-contracten.
Materiaalopmaak
T&M-contracten omvatten doorgaans een opslag van 15 tot 35 procent op de materiaalkosten in de groothandel.
Niet overschrijden
Een Time and Materials Not to Exceed (T&M NTE)-contract bevat een limiet die het maximale bedrag vertegenwoordigt dat door de contractant in rekening kan worden gebracht. Dit type contract of clausule kan de efficiëntie van de aannemer helpen verhogen vanwege de contractprijs is beperkt tot het maximumbedrag, ongeacht hoe lang het project duurt of hoe hoog de materiaalkosten zijn loop.
T&M-contracten van de overheid
Sommige federale agentschappen maken gebruik van tijd- en materiaalcontracten, hoewel dit over het algemeen geen populaire contractmethode is voor overheidsprojecten. Bureaus die gebruik maken van T&M-contracten zijn onder meer:
- Agentschap voor Defensie Informatiesystemen (DISA)
- Federale Transitadministratie (FTA)
- Amerikaanse ministerie van Defensie (DOD)
Voor overheidsprojecten mogen tijd- en materiaalcontracten worden gebruikt als de opdrachtgever dat bepaalt het is het meest geschikte contract dat kan worden afgegeven, en mag bij het contract niet worden overschreden voorwaarden. Onder Federal Acquisition Regulations (FAR):
Er kan gebruik worden gemaakt van T&M-contracten wanneer het niet mogelijk is (op het moment van het plaatsen van het contract) om de omvang ervan in te schatten of de duur van de werkzaamheden nauwkeurig te bepalen of met enige redelijke mate van vertrouwen de kosten te voorspellen (FAR 16.601(c).
Bij gebruik van T&M moet de overheid toezicht houden op de prestaties van opdrachtnemers.
Nadelen van T&M-contracten
Tijd- en materiaalcontracten brengen enkele algemene nadelen met zich mee. Eigenaars of klanten kunnen proberen te onderhandelen over voorwaarden die niet mogen worden overschreden, lagere toeslagen op materialen of lagere factureerbare tarieven per uur, waardoor uiteindelijk de winst van de aannemer afneemt. Soms stellen klanten prijzen vast die lager zijn dan de werkelijke markttarieven, op basis van hun interne kostenstructuur, of omgekeerd.
Veel potentiële klanten zijn niet gewend om met tijd- en materiaalcontracten te werken, waardoor het vinden van nieuwe zakelijke kansen een uitdaging is. Klanten geven doorgaans de voorkeur contracten met een vaste prijs. Tijd- en materiaalcontracten moeten zo worden gestructureerd dat de aannemer voldoende geld kan factureren om de vaste kosten te dekken. Bij verlaging van de declarabele uren moeten ook de vaste kosten in hetzelfde tempo als de declarabele uren worden verlaagd.
