Werkgevers mogen nooit bepaalde items in uw algemene personeelsadministratie plaatsen. De inhoud van de personeelsdossiers en -dossiers van uw werknemers is in sommige bedrijven algemeen toegankelijk voor het personeel van Human Resources, de werknemer en de manager of supervisor van de werknemer.
In andere gevallen is de toegang beperkt tot HR-medewerkers en kunnen werknemers toegang vragen tot hun administratie. Advocaten kunnen ook de inhoud van de personeelsdossiers dagvaarden voor rechtszaken en klachten van de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Ook een ex-werknemer kan een kopie van zijn of haar personeelsadministratie opvragen.
Best practice maakt het personeelsdossier alleen toegankelijk voor medewerkers van Human Resources. U moet personeelsdossiers achter slot en grendel bewaren in een opslagruimte die ze ontoegankelijk maakt voor andere werknemers.
Met al deze mogelijke toepassingen en potentiële kijkers van de personeelsdossiers van uw werknemers, moet een werkgever deze nemen zorg ervoor dat u onbevooroordeelde, feitelijke documentatie van het arbeidsverleden van een werknemer in uw personeelsbestand bewaart verslagen.
Deze algemene richtlijnen wilt u dan ook toepassen op de documentatie die u bewaart in de personeelsadministratie van uw organisatie.
Richtlijnen voor de inhoud van het personeelsdossier medewerkers
Informatie in personeelsdossiers moet feitelijk zijn.
de mening van de manager of personeelszaken; willekeurige notities; geroddel; ongegronde geruchten; vragen, rapporten of kletsende beschuldigingen van andere werknemers die niet zijn onderzocht; aantijgingen niet vervolgd, onderzocht en geconcludeerd; en alle andere niet-feitelijke informatie, commentaar of aantekeningen moeten worden uitgesloten van het personeelsdossier van een werknemer.
Een van de ergste voorbeelden van beledigend commentaar dat een HR-manager vond in het personeelsdossier van een werknemer, betrof de interviewnotities van een rekruteringsmanager. Een van hen verklaarde: "Misschien te dik om de trap op en af te gaan als dat nodig is." Stel je voor dat de werknemer, een advocaat en zelfs toekomstige werknemers en supervisors dit soort opmerkingen lezen.
In een ander bedrijf vond de manager ongefundeerde aantekeningen die managers en anderen in de dossiers van de werknemer hadden geplaatst, zoals: "Mary is boos omdat ze geen loonsverhoging heeft gekregen. Ze vertraagde haar werk doelbewust om wraak te nemen op haar manager." Zie je het probleem?
Personeelsdossiers moeten zorgvuldig worden toegewezen aan de juiste bestandslocaties.
Bepaal een protocol voor de personeelsdossiers van uw bedrijf op basis van staats- en federale wetten, arbeidswetten zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) en de beste werkgever praktijken.
Houd je dan aan het protocol. U wilt niet zomaar dokterssmoesjes in het personeelsdossier vinden terwijl ze thuishoren in een medisch dossier. Ook de motivering en onderbouwing van een promotie van een werknemer wil je niet in het loondossier hebben.
U wilt ook niet dat de aantekeningen van een aanwervingsbeslissing met achtergrondcontroles of aantekeningen van gesprekken met voormalige werkgevers in het personeelsdossier.
Supervisors, managers en andere werknemers die documentatie in personeelsdossiers plaatsen, hebben training nodig.
Elke persoon die toegang heeft en documenten kan plaatsen in een personeelsdossier van een werknemer, heeft training nodig om de documentatie op de juiste manier te schrijven.
Door in een berisping van een werknemer te zeggen dat de werknemer een complete deadbeat was, win je geen prijzen voor je personeelsdossiers. Maar het is bekend dat ongetrainde supervisors soortgelijke verklaringen schrijven en deze in personeelsdossiers van werknemers plaatsen.
Beter nog, beperk de toegang tot de bestanden tot uw HR-medewerker die verantwoordelijk is voor de administratie en weet wat er wel en niet in een personeelsdossier moet worden geplaatst. Uw HR-medewerker kan alle documentatie controleren voordat deze wordt ingediend om er zeker van te zijn dat deze feitelijk en correct is geschreven. Het proces van beoordeling en feedback helpt uw managers te leren hoe ze de juiste documentatie kunnen schrijven.
Balanceer de informatie die u in personeelsdossiers plaatst.
Betrek zowel de positieve als de negatieve aspecten van het arbeidsverleden van een werknemer. Te vaak benadrukken personeelsdossiers elke negatieve gebeurtenis en missen ze de positieve componenten die elke werknemer ervaart. Denk na over het bewaren van bewijsmateriaal van loonsverhogingen, promoties, beloningen voor uitstekende prestaties en kopieën van complimenten en bedankbriefjes.
Herken het verschil tussen de persoonlijke aantekeningen van een supervisor over hun rapportagepersoneel en de officiële personeelsdossiers van het bedrijf.
De aantekeningen van de supervisor die worden gebruikt voor prestatieverbetering, om projecten en het behalen van doelen bij te houden en om eerlijk te bepalen salarisverhogingen en prestatieontwikkelingsplannen horen bijvoorbeeld thuis in het privédossier van een supervisor, niet in het officiële personeel van het bedrijf verslagen.
Erken ook de noodzaak om supervisors te trainen in het maken van aantekeningen en het bijhouden van documentatie in hun managementdossier. Dezelfde criteria voor feiten, geen meningen, en specifieke voorbeelden, geen geruchten, zijn van toepassing op privénotities.
De privénotities van de supervisor kunnen worden gedagvaard in het geval van een rechtszaak, dus zelfs voor privénotities is voorzichtigheid geboden. Bovendien wordt de gewoonte van sommige supervisors of managers om kopieën van gegevens die in het officiële personeelsdossier van de werknemer staan, in hun managementdossier te bewaren, niet aanbevolen.
Het inhuren van documentatie en interviewnotities vormen een beetje een dilemma.
Het is het beste om voor elke functie die u vervult een apart bestand bij te houden met daarin alle documentatie met betrekking tot het invullen van die functie, van de vacature tot de referentiecontroles. De cv's, begeleidende brieven en sollicitaties van de sollicitanten horen in dit bestand, behalve dat u de sollicitatie van de ingehuurde werknemer naar het personeelsdossier van de werknemer moet verplaatsen.
Dat meldt de Society for Human Resource Management (SHRM). "Een aanwervingsdossier bevat de documenten en acties die zijn ondernomen voor de aanwerving van elke functie. Inbegrepen zijn vacatures, cv's, sollicitaties, werkorders ingediend bij een bureau, interviewevaluaties, referentiecontroles, resultaten van fysieke examens, resultaten van arbeidstests, kredietrapporten, documentatie over de geldigheid van tests die in het selectieproces worden gebruikt, gegevens van sollicitanten voor kandidaten die niet zijn aangenomen, en aanverwante informatie."
In dit dossier staan ook de officiële checklists en formulieren die u gebruikt om te streven naar onbevooroordeelde vertegenwoordiging van de kwalificaties van een potentiële werknemer en ondersteun uw beslissing om de meest gekwalificeerde aan te nemen kandidaat. Meningen en aantekeningen van de wervingsmanager tijdens het wervingsproces horen niet thuis in dit dossier.
Human Resources kan deze aantekeningen verzamelen om de volledige documentatie over een tewerkstellingsbeslissing bij te houden, maar ze horen niet thuis in de personeelsdossiers.
Feitelijke documentatie over arbeidsbeslissingen.
Deze documentatie bevat onder andere beslissingen over promotie, overplaatsing naar een nevenkans en salarisverhogingen en deze horen thuis in de personeelsadministratie. De mening van de supervisor of HR over de werknemer niet. Officiële tuchtdocumentatie zoals een schriftelijke waarschuwing hoort ook thuis in het personeelsdossier van de werknemer.
Specifieke voorbeelden van documentatie die niet in de personeelsadministratie mag staan
De volgende gegevens mogen niet in de personeelsadministratie worden opgenomen. De documentatie kan een apart bestand vereisen, kan worden geclassificeerd als toezicht- of managementnota's of mag helemaal niet door een werkgever worden bewaard.
- Alle medische gegevens horen thuis in het medisch dossier.
- Salarisgegevens horen thuis in het salarisdossier.
- Documenten met burgerservicenummers van werknemers of informatie over de beschermde classificaties van een werknemer, zoals leeftijd, ras, geslacht, nationale afkomst, handicap, burgerlijke staat, religieuze overtuigingen, genetische samenstelling, gewicht, enzovoort mogen nooit in het personeelsbestand worden bewaard bestanden.
- Toezichtdocumentatie met als doel het werk van een werknemer te beheren, doelen te stellen, feedback te geven, enzovoort, moet worden bewaard in een privémap, een map die eigendom is van een supervisor of die eigendom is van de manager.
- Onderzoeksmateriaal inclusief de klacht van de werknemer, getuigenverhoren, interview met de werknemer, bevindingen, aanbevelingen van advocaten, en oplossing, plus follow-up om vergelding te voorkomen, moeten worden opgeslagen in een onderzoeksdossier dat gescheiden is van het personeel verslagen.
- Bewaar I-9-formulieren van werknemers in een I-9-bestand of -locatie, weg van personeelsdossiers van werknemers. (In het geval van een federale beoordeling van uw I-9's, wilt u geen andere informatie over uw werknemers vrijgeven.)
- Voer achtergrondcontroles uit, inclusief criminele geschiedenis, kredietrapporten, enzovoort, en de resultaten van drugstesten in een apart vertrouwelijk bestand dat supervisors, managers en de werknemer niet kunnen toegang. SHRM beveelt aan dit aparte vertrouwelijke dossier op te nemen of deze informatie ook op te nemen in het vertrouwelijk medisch dossier van de werknemer.
- Gegevens over gelijke kansen voor werknemers, zoals zelfidentificatieformulieren en overheidsrapporten, mogen niet worden bewaard in het personeelsdossier en nergens waar de supervisor toegang heeft.
Het komt neer op
Als u deze richtlijnen volgt, bewaart uw organisatie feitelijke, gefundeerde arbeidsverleden en personeelsdossiers op de juiste locaties.
Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet gegarandeerd is voor nauwkeurigheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en arbeidswetten en -regelgeving verschillen van staat tot staat en van land tot land. Zoek juridische hulp, of hulp van staats-, federale of internationale overheidsinstanties, om er zeker van te zijn dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.
