Het organiseren van een conferentie van de grond af vereist enorm veel denkwerk en het verzamelen van gegevens. Het hele proces kan enkele jaren duren, afhankelijk van de grootte van de groep, maar het is denkbaar om een succesvolle conferentie in één jaar als u snel beslissingen kunt nemen.
De realiteit van het plannen van een conferentie is dat je zonder enige ervaring veel tijd kunt verliezen door over elk klein detail na te denken, terwijl je belangrijkere zaken over het hoofd ziet. Om het proces eenvoudiger te maken voor beginners, hebben we de belangrijkste stappen uiteengezet en bieden we u links naar onze meer gedetailleerde walkthroughs over elk specifiek onderwerp. Het resultaat hier is een gids voor het plannen van conferenties die u helpt te beginnen met een solide sjabloon.
Stap 1: Maak een visie op uw conferentie
Elk evenement begint met een visie, maar u moet uw visie omzetten in woorden en cijfers om de kosten te meten en weloverwogen planningsbeslissingen te nemen. Eerst moet je beginnen met de basisprincipes van het plannen van evenementen, zoals wie, wat, wanneer, waar en waarom.
Stap 2: een bedrijfsplan maken
Tenzij uw conferentie wordt gefinancierd door een beurs of organisatie, zult u dit nodig hebben breng in kaart waar je geld vandaan komt en waarvoor het wordt gebruikt. Het eerste deel van deze vergelijking, de omzet, moet vroeg in het planningsproces worden berekend.
Om een prijs op een conferentie te kunnen plakken, moet u een idee hebben van wat u de aanwezigen wilt bieden. Uw reisschema en sprekersopstelling zullen de verkoopfactor zijn voor potentiële registranten.
Stap 3: locaties en services vergelijken
Nadat u een specifieker idee heeft over wanneer uw conferentie zal plaatsvinden en hoeveel mensen u wilt bijwonen, kunt u beginnen met winkelen voor een geschikte locatie. Houd er rekening mee dat uw locatiekeuze ook uw zal bepalen horeca en audio/visuele kosten. Dit komt omdat de meeste conferentiecentra en evenementenhotels van u verlangen dat u hun eigen diensten gebruikt voor evenementen op locatie.
De meeste conferenties zullen een soort van overnachtingsmogelijkheid moeten voorzien voor gasten die van buiten de regio komen. Deze noodzaak creëert een andere reeks overwegingen waarmee u rekening moet houden locatie besluit.
Stap 4: Registranten werven en beheren
Zelfs de meest populaire conferenties moeten hun evenement effectief op de markt brengen om elke stoel in huis te vullen. Aanwezigheid is de allerbelangrijkste factor voor het succes van uw evenement. Goede bezoekersaantallen zorgen voor inkomsten en sponsormogelijkheden. En hoe meer mensen u heeft geregistreerd, hoe meer vraag naar advertenties en openingen voor deelname. Om een lang verhaal kort te maken, als je een menigte kunt trekken, valt al het andere veel gemakkelijker op zijn plaats.
Registratie beheren wordt moeilijker naarmate uw evenement groter wordt. Dit is waar een online registratiesysteem kan u helpen bij het volgen van nummers, het verwerken van betalingen en het organiseren van gegevens.
Stap 5: Details ter plaatse plannen
Eindelijk, na het organiseren en implementeren van de zakelijke elementen van de conferentie, kunt u beginnen na te denken over de bijzonderheden ter plaatse. Dit omvat ook hoe deelnemers zullen zijn navigeer door de conferentie, de algemene indeling van elke kamer en de distributie van eten en drinken. Dit is het deel van het plannen van een conferentie dat de meeste mensen associëren met het plannen van evenementen. De beste manier om alle details op elkaar af te stemmen, is door uw reisschema te doorlopen zoals uw gasten dat zouden doen. Stel je voor hoe ze op elk moment van de dag zullen denken en handelen om problemen op te lossen voordat ze zich voordoen.
Stap 6: Tips voor beursbeheer
Conferenties hebben meestal een tentoonstellingsruimte of congresvloer waar sponsors en verkopers ruimte huren om hun producten te promoten. Dit kan een zeer lucratieve kans zijn voor uw congres als u alles goed organiseert. Houd er echter rekening mee dat een tentoonstellingsruimte een aanzienlijke inzet van beide vereist tijd en middelen, dus zorg ervoor dat u bereid bent om de behoeften van meerdere leveranciers te beheren voordat u zich aan deze indeling vastlegt.
