Waarom brengen bepaalde projectmanagers hun projecten op tijd, binnen budget en met tevreden klanten binnen terwijl anderen het moeilijk hebben? Laten we eens kijken naar de tien gewoonten die zeer succesvolle projectmanagers delen om erachter te komen.
Deze gewoonten worden keer op keer genoemd in prestatiebeoordelingen en in beoordelingen aan het einde van een project waar de klant, het team of de sponsor feedback geeft aan de projectmanager.
U hoeft geen tien jaar ervaring te hebben om keer op keer succes te boeken. Door uw gewoonten te veranderen en uw vaardigheden op te frissen, kunt u de kans dat uw project een succes wordt drastisch vergroten en uzelf ook een minder stressvolle tijd op het werk bezorgen.
#1. Het juiste team gebruiken
De meest effectieve en succesvolle project managers kennen de capaciteiten van hun teamleden. Het betekent dat ze het juiste werk aan de juiste mensen kunnen toewijzen.
Het gebruik van de verkeerde hulpbron voor een taak kan ertoe leiden dat het langer duurt of slecht wordt uitgevoerd. Het helpt om de sterke en zwakke punten te kennen van de personen die met u samenwerken, zodat u ze het beste kunt toewijzen aan projecttaken.
#2. Beheer van projectproblemen
Alle projecten stuiten wel eens op problemen. Succesvolle projectmanagers maken zich er geen zorgen over. Ze kennen de processen voor issuemanagement en ook hoe ze het beste kunnen omgaan met problemen die zich voordoen.
Dat kan jij ook. Als u eenmaal weet hoe u een projectprobleem moet beoordelen, zult u merken dat probleembeheer een gemakkelijke gewoonte wordt om in uw wekelijkse routine op te nemen. Maak wat tijd vrij om uw probleem logboek elke week, en je zult snel merken dat het een gemakkelijke klus is om de problemen bij te houden.
#3. Omgaan met veranderingen
Projecten zijn ontworpen om dingen te veranderen, maar dat soort verandering gebeurt met andere mensen. Het is moeilijker om de verandering te managen die rechtstreeks op het projectteam is gericht, waardoor de gedetailleerde projectplanning wordt verstoord en er nieuw werk en een hele stapel documentatie-updates ontstaat.
Succesvolle projectmanagers hebben een verandermanagementproces dat ze volgen. Door gedefinieerde stappen te volgen, wordt het gemakkelijker om van elke actie een gewoonte te maken, omdat deze gestructureerd en repetitief is.
Het wijzigingsbeheerproces ziet er als volgt uit:
- Ontvang informatie over de wijziging
- Beoordeel de verandering
- Stel vast hoeveel werk het zou zijn om de wijziging door te voeren
- Bereid een aanbeveling voor over de vraag of het de moeite waard is om door te gaan
Nadat u een aanbeveling heeft opgesteld, vraagt u uw sponsor om een beslissing te nemen over het al dan niet doorvoeren van de wijziging. Sommige kleine wijzigingen kunt u zelf goedkeuren, zolang deze binnen uw bevoegdheden en bevoegdheidsniveaus vallen. Succesvolle projectmanagers weten dat het omgaan met veranderingen deel uitmaakt van het werk en ze hebben een plan om ermee om te gaan als en wanneer ze zich voordoen.
#4. Beheer van projectkosten
Het is zeer waarschijnlijk dat uw project kosten met zich meebrengt, zelfs als u zelf niet de volledige controle over de portemonnee heeft. Het moet een gewoonte zijn om financiële elementen die u onder controle heeft te kunnen beheren. Als je het niet regelmatig en routinematig aanpakt, zul je merken dat de baan zo groot wordt dat het onmogelijk is om het goed te doen.
Fantastische projectmanagers houden de kosten onder controle met archiveringssystemen die werken voor facturen, offertes en schattingen. Maak er een gewoonte van om uw budgetteringssoftware te gebruiken (zelfs als dat maar een spreadsheet is).
U kunt uw projectkosten pas beheren als u een plan heeft voor wat u gaat uitgeven. Leer hoe u een project budget zodat je aan de slag kunt.
#5. Teambuilding
Het projectteam werkt mogelijk niet rechtstreeks voor u. Dus, waarom maakt teambuilding deel uit van de gewoonten van succesvolle projectmanagers? Het is omdat je je team nodig hebt om effectief samen te werken en je wilt dat de individuen die bij het project betrokken zijn snel op een punt komen waarop ze elkaar vertrouwen. Dat krijg je door het team op te bouwen. Pas op voor situaties waarin je team uit elkaar valt. Vooral pestgedrag is onaanvaardbaar.
#6. Processen begrijpen
De zesde eigenschap van zeer succesvolle projectmanagers is dat ze de processen begrijpen die binnen hun controlegebied bestaan. Dat betekent dat ze weten welke werkprocedures gevolgd moeten worden. Ze verspillen geen tijd met het bedenken hoe ze een business case moeten schrijven, omdat ze weten dat daar een procedure voor is en ze de stappen kunnen volgen.
De meest succesvolle projectmanagers zijn geen slaaf van het proces. Ze weten wanneer het juiste is om het proces te volgen. Ze weten wanneer het beter is om het een beetje aan te passen om de taken voor iedereen gemakkelijker te maken. Een voorbeeld hiervan is om de bureaucratie uit een klein project te halen door de processen daarop af te stemmen.
#7. Het schema bijwerken
Projectplanningen mogen niet aan het toeval worden overgelaten. De meest succesvolle projectmanagers zullen er een gewoonte van maken om hun schema's regelmatig op juistheid te controleren en bij te werken.
Er zijn veel manieren om de voortgang van uw project bij te houden. Het belangrijkste is dat je het doet. Als je moeite hebt om je deze gewoonte eigen te maken, boek dan een keer per week een kort gesprek met jezelf en je agenda in je agenda. Gebruik elke week dezelfde tijd en neem 30 minuten de tijd om te bekijken waar u bent en waar u moet zijn. Breng de nodige wijzigingen aan, vertel het het team en ga door met het project.
Als uw planningswijzigingen een impact hebben op de einddatum van het project of op de opleverdatum van een major mijlpalen, praat dan met uw sponsor. U mag de basisprincipes van uw basisplan niet wijzigen zonder een formeel goedkeuringsproces te doorlopen.
#8. Beheer van projectrisico's
Weten wat u in uw risicoregister is één ding, maar het gewoonlijk herzien en handelen naar aanleiding van de risico's is iets anders. Het is niet voldoende om het begin van uw project te gebruiken om risico's te identificeren en er vervolgens niet meer over na te denken. Risicobeheer moet deel uitmaken van uw projectgewoonten want zonder dat zul je merken dat risico's problemen worden en problemen voor je creëren.
Het is een ander gebied waar standaardprocessen en het boeken van een regelmatig slot om een risicobeoordeling uit te voeren kunnen helpen. U kunt het opnemen als onderdeel van uw teamvergaderingen. Maak er een gewoonte van om uw risico's met het team te bekijken, sluit alle risico's die niet langer een bedreiging vormen en plan acties voor degenen die u wilt beperken.
#9. Volgtijd
Projectmanagers weten er veel van projecttijdmanagement, maar dat ligt meestal op het gebied van planning en planning. Waar we het over hebben, is tijdregistratie op een meer regelmatige, dagelijkse basis. We hebben het over urenstaten.
Projectteams zijn vaak niet zo happig op het gebruik van urenstaten als ze dat nog niet eerder hebben gedaan. Veel softwaretools voor projectbeheer hebben tijdregistratie die inherent is aan het product. Dat kan het makkelijker maken om als team de overstap naar tijdregistratie in te voeren.
Of je nu wel of niet de tijd van je team bijhoudt (wat wordt aanbevolen), het is belangrijk dat je weet waar je eigen tijd op een dag naartoe gaat. Maak er een gewoonte van om bij te houden hoe u uw tijd besteedt. Het zal u helpen te begrijpen of u tijd besteedt aan de projecttaken met de hoogste prioriteit. Je denkt misschien dat je dat bent, maar ben je dat ook? Urenstaten of tijdregistratie in een of andere vorm zullen helpen, ook al is het maar een logboek per uur op een notitieblok.
#10. Zakelijke verandering realiseren
Ten slotte is de gewoonte die projectmanagers het meest succesvol maakt, hun vermogen om projectresultaten gelijk te stellen aan bedrijfsresultaten. Als gebruikers uw product niet gebruiken of als de software snel veroudert of als klanten niet zo verbaasd zijn als u, dan is uw project tijdverspilling geweest.
De meest succesvolle projectteams zorgen ervoor dat ze weten welke bedrijfsresultaten ze nastreven. Ze bouwen een oplossing die die zakelijke verandering op een duurzame manier teweegbrengt. Wat ze leveren aan het einde van het project, wordt volledig gebruikt en volledig overgenomen door de klant. Het is een succes omdat het vanaf het begin is gebouwd om een succes te worden.
Het begrijpen van zakelijke doelstellingen is een belangrijk criterium voor elke projectmanager die een impact wil hebben op klanten en belanghebbenden. Als je kunt laten zien dat je iets van waarde hebt geleverd, dan is het gemakkelijk om de impact die je hebt en de waarde die je toevoegt aan het bedrijf aan te tonen.
Maak er een gewoonte van om uw belanghebbenden te vragen welke zakelijke waarde ze verwachten en hoe ze willen gebruiken wat uw project ook voor hen oplevert. Praat met hen over hoe zij succes definiëren. Je kunt dit aan het begin van elk project inbouwen in een herhaalbaar proces.
