De kern van elke evenementgerelateerde organisatie is de evenementencoördinator. Dit is de persoon die verantwoordelijk is voor het toezicht op en de uitvoering van alle details van het evenement, van het opzetten tot het afbreken. Evenementcoördinatoren zijn doorgaans meer hands-on dan evenementenplanners of beheerders.
Hun primaire rol is toezicht te houden op de uitvoering van details die door de lead zijn bepaald evenementenplanner. Het is over het algemeen de leidende evenement- of vergaderingsplanner die de uiteindelijke beslissing neemt over zaken als de selectie van de locatie, maaltijdkeuzes en reisschema's, terwijl de evenementen coördinator helpt bij het uitvoeren van die beslissingen en zorgt ervoor dat alles volgens plan verloopt.
Industrieën voor evenementencoördinatoren
De functiebeschrijving van een evenementencoördinator kan ook andere verantwoordelijkheden of functiespecifieke rollen hebben, afhankelijk van het bedrijf of de organisatie waarvoor ze werken. Een van de meest aantrekkelijke aspecten van het werken in de coördinatie en uitvoering van evenementen is dat rollen zoals die van een evenementencoördinator niet beperkt zijn tot een specifieke branche. Evenementcoördinatoren kunnen bijna overal geweldige vacatures vinden. Laten we als bewijs eens kijken naar een overzicht van specifieke taken die gepaard gaan met functies als evenementencoördinator in verschillende sectoren.
Coördinatoren van bedrijfsevenementen
In een zakelijke omgeving rapporteert de coördinator rechtstreeks aan een leidende evenementenplanner of uitvoerende besluitvormer. Hier wordt de coördinator het directe contact tussen de evenementverkopers zoals hotels en cateraars en de supervisor van het bedrijfsevenement. De taak van de coördinator is om het door het management ontworpen plan effectief uit te voeren. Op de dag van het evenement is het ook de verantwoordelijkheid van de coördinator om ervoor te zorgen dat iedereen komt waar hij moet zijn en om ervoor te zorgen dat het evenement goed wordt opgezet.
Coördinatoren van hotel- en locatie-evenementen
Aan de facilitaire kant bespreekt een evenementencoördinator alle details met de klant en communiceert deze informatie vervolgens naar de afdelingshoofden binnen de locatie. Dit gebeurt zowel door het creëren vanbestellingen voor banketevenementen en rechtstreekse ontmoeting met het interne team. Op de dag van het evenement is de coördinator van de locatie aanwezig om de klant te begroeten en algemeen toezicht te houden op het personeel van het evenement. Evenementcoördinatoren voor hotels en andere evenementenlocaties rapporteren over het algemeen aan de banketdirecteur of verkoopmanager.
Evenementcoördinatoren van seminars en leerinstellingen
Er zijn verschillende bedrijven die regionale leermogelijkheden in het hele land aanbieden. De meest voorkomende zijn die welke u ziet voor testvoorbereidingscursussen voor de GRE-, LSAT-, GMAT- en ELS-programma's. Deze bedrijven opereren vanuit een centraal hoofdkantoor en reizen naar verschillende steden om live seminars te geven. Hier is de evenementencoördinator verantwoordelijk voor het boeken van de benodigde hotels en klaslokalen en het communiceren met studentengasten, sprekers en vertegenwoordigers van de locatie. Meestal wordt dit werk op het hoofdkantoor gedaan, maar het kan voorkomen dat de evenementencoördinator ter plaatse moet reizen.
Evenementencoördinatoren zonder winstoogmerk
Grote non-profitorganisaties zoals het Rode Kruis organiseren mogelijk tientallen evenementen per maand omdat ze zoveel verschillende groepen in het hele land bedienen. Dit volumeniveau in combinatie met een beperkt budget betekent dat evenementencoördinatoren zonder winstoogmerk over het algemeen worden gevraagd om een breder scala aan taken uit te voeren. Dit kan zaken omvatten als het organiseren van vrijwilligers, deelnemen aan fondsenwerving en het vragen om materiële donaties. Carrières zonder winstoogmerk zijn niet voor iedereen weggelegd, en het is belangrijk om gepassioneerd te zijn over hun zaak, omdat veel van het werk inderdaad een werk van liefde is.
Onafhankelijke planningsbureau Evenementencoördinatoren
Eventplanners die succesvol worden in het runnen van hun eigen bedrijf, zullen uiteindelijk moeten uitbreiden als ze willen blijven groeien. Hun eerste aanwerving zal waarschijnlijk een assistent-evenementencoördinator zijn. Dit is misschien wel de meest uitgebreide coördinatorpositie van allemaal. Van de evenementcoördinator wordt niet alleen verwacht dat hij samenwerkt met klanten en verkopers, maar mogelijk moet hij ook voorzien in de behoeften van de bedrijfseigenaar. Dat betekent het afhandelen van enkele van de meer tijdrovende taken die de eigenaar ervan weerhouden zijn bedrijf verder te laten groeien. Aan de positieve kant biedt het werken voor een onafhankelijke planner een ongekende mogelijkheid voor loopbaanontwikkeling, aangezien de coördinator wordt ondergedompeld in alle facetten van het bedrijf.
Het komt neer op
Als je ernaar op zoek bent breken in de evenementenplanningsindustrie, dan is het zoeken naar een functie als evenementencoördinator een goede start. De opleidings- en ervaringsvereisten zijn meestal vrij eenvoudig, en als je op de juiste plek binnenkomt, zijn er genoeg functies om in te groeien. Salarissen variëren tussen bedrijfstakken en regio's, maar u kunt verwachten tussen $ 35.000 en $ 45.000 per jaar te verdienen.
