Een key performance indicator (KPI) is een waarde die wordt gebruikt om te monitoren en effectiviteit meten. Hoewel sommige, zoals de nettowinstmarge, bijna universeel zijn in het bedrijfsleven, hebben de meeste bedrijfstakken ook hun eigen kernprestatie-indicatoren.
Enkele voorbeelden van KPI's
KPI's zijn intrinsiek gekoppeld aan de strategische doelen van een bedrijf. Managers gebruiken de indicatoren om te beoordelen of ze op schema liggen terwijl ze aan die doelen werken.
- Een verkoopteam kan de nieuwe omzet, de totale omzet, het binnenhalen van nieuwe klanten, de gemiddelde dealomvang en de omvang van de dealpijplijn volgen om de voortgang in de richting van de omzetdoelstellingen van het bedrijf te beoordelen.
- A klantenserviceteam kan de gemiddelde tijd in de wachtstand voor klanten meten en het percentage oproepen dat resulteert in een positieve beoordeling na het gesprek.
- Een marketinggroep kijkt naar de bijdrage van door marketing gegenereerde verkoopleads aan de totale omzet in de loop van de tijd.
- Productiegebieden van het bedrijf meten de efficiëntie van processen en verschillende kwaliteitsstatistieken.
- Personeelsafdelingen meet het personeelsverloop onder andere gerelateerde statistieken.
Managers en belangrijke belanghebbenden bewaken deze indicatoren in de loop van de tijd en passen plannen en programma's aan om de KPI's te verbeteren ter ondersteuning van de strategische doelen van het bedrijf.
Leidende en achterblijvende indicatoren
Het ontwikkelen van prestatie-indicatoren is zowel kunst als wetenschap. Het doel is om maatregelen te identificeren die op zinvolle wijze kunnen communiceren over het bereiken van de belangrijkste doelen.
Achterblijvende indicatoren
- Meet prestaties in een periode die voorbij is. Financiële statistieken zijn klassieke voorbeelden. Zoals de standaard disclaimer waarschuwt, bieden prestaties uit het verleden geen garantie voor toekomstige rendementen.
Voorlopende indicatoren
- Bevat richtlijnen over toekomstige resultaten. Een toename van bestellingen voor auto-onderdelen suggereert bijvoorbeeld een toename van de productie en verkoop van nieuwe auto's in de nabije toekomst.
In de meeste bedrijven is het doel om de juiste balans te vinden tussen leidende en achterblijvende KPI's.
Vier uitdagingen bij het ontwikkelen van KPI's
Het is niet eenvoudig om een hoogwaardige set prestatie-indicatoren te ontwikkelen. Managers en functionele experts werken samen om de juiste set maatregelen en hun relatieve belang te bespreken en te overwegen - en er zijn valkuilen.
- Als de de strategie en de belangrijkste doelstellingen van het bedrijf niet duidelijk zijn, richten de indicatoren zich uitsluitend op financiële resultaten. Overdreven vertrouwen op financiële indicatoren leidt tot een onevenwichtig en onvolledig beeld van de gezondheid van een bedrijf.
- Maatregelen die door een deel van het bedrijf belangrijk worden geacht, worden door andere niet als belangrijk beschouwd.
- Als de beloning is gekoppeld aan de belangrijkste doelstellingen van prestatie-indicatoren, zijn belangenconflicten en aanzienlijke vooringenomenheid in het proces ingebouwd.
- Het nauwkeurig meten en rapporteren van indicatoren kan moeilijk of onmogelijk zijn als het interne rapportagesysteem om ze te ondersteunen niet aanwezig is.
Een gezond proces voor het identificeren en implementeren van kernprestatie-indicatoren omvat een vereiste dat de managers en andere contribuanten de maatregelen regelmatig opnieuw bekijken en herzien. Dit afstemmingsproces vereist de tijd en toewijding van alle partijen.
Ontwerpen van KPI's
Stel een paar vragen om gefocust te blijven wanneer u kiest welke KPI's de meest waardevolle zakelijke inzichten bieden:
- Zijn deze KPI's afgeleid van een valide strategie?
- Zijn ze eenvoudig te begrijpen?
- Zijn ze relevant, niet alleen nu, maar ook in de toekomst?
- Zijn ze duidelijk omschreven?
- Weerspiegelen ze het bedrijfsproces nauwkeurig?
- Gaat het om factoren of hoeveelheden die het bedrijf volledig kan beheersen of beïnvloeden?
- Richten ze zich op verbetering?
- Geven ze snelle feedback?
KPI's zijn nuttiger wanneer ze trends in de loop van de tijd onthullen, in plaats van één KPI afzonderlijk te bekijken. Door ze nauwkeurig, eenvoudig en relevant te houden, kan een bedrijf worden beloond met nuttige inzichten en begeleiding.
Correct gebruik van KPI's
Een goed ontwikkeld en geïmplementeerd KPI-programma bevat regelmatige beoordelingsprocessen waarin managers en andere belanghebbenden de betekenis van de resultaten beoordelen. Hoe positief een indicator ook is, hij moet worden geanalyseerd en beoordeeld om de prestatie te herhalen of zelfs te versterken.
Geen enkel KPI-nummer dat op zichzelf staat, legt uit hoe een situatie is gebeurd of hoe deze kan worden verbeterd. Een goed gedefinieerde set KPI's kan echter cijfers bevatten die aangeven waar de omstandigheden zijn verslechterd en hoe deze kunnen worden verbeterd. Gewapend met deze inzichten kunnen teamleden actie ondernemen om de leidende indicatoren te versterken en betere toekomstige resultaten te behalen.
Een eenvoudige manier om te controleren of een KPI goed gebruikt kan worden of zinvolle data biedt, is door deze door het SMARTfilter te halen. Elke KPI moet hebben:
- Een specifiek doel
- Een manier om doelvoortgang te meten
- Haalbare, realistische doelen
- Relevantie voor het bedrijf
- Een tijdschema dat logisch is voor het bedrijf
Het komt neer op
KPI's lijken veel op instrumenten die temperatuur en luchtdruk meten. Weten dat de temperatuur is gestegen of gedaald, kan interessant zijn, maar belangrijker is weten of er een storm op handen is. KPI's werken samen om een completer beeld te geven.
