Als u de tijd heeft genomen om een lijst te maken van alle taken die u moet uitvoeren om uw bedrijf te beheren en dan rangschikte ze in termen van hoe leuk je het vond om ze te doen, waar zou onkostenregistratiebeheer vandaan komen in? Tweehonderdzeventig? Of nog lager?
Maar hoewel de meesten van ons het beheer van zakelijke documenten beslist als slordig werk beschouwen en er de neiging toe hebben er een dieptepunt van te maken prioriteit, goed dossierbeheer maakt niet alleen ons werk gemakkelijker, maar kan ons ook een echte stressvermindering geven bij de belastingdienst tijd. Dit is wat u kunt doen om recordbeheer eenvoudig te maken:
Houd uw zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden
Klinkt makkelijk, nietwaar? Maar dit is het deel van recordbeheer waar de meeste mensen over struikelen. Als u bijvoorbeeld een potentiële klant uitnodigt voor een rondje golf, zijn dat dan persoonlijke kosten of zakelijke kosten? (Het antwoord is persoonlijk omdat greenfees geen aftrekbare zakelijke kosten zijn). Voertuigen die u gebruikt voor zowel persoonlijke als zakelijke redenen zijn een ander eeuwigdurend probleem. U moet weten wat als legitieme zakelijke uitgaven kwalificeert en wat niet, en u moet er zeker van zijn dat uw zakelijke administratie dit nauwkeurig weergeeft.
Zorg voor voldoende documentatie voor alle zakelijke uitgaven
Veel zakenmensen maken de fout te denken dat "lijsten" goed genoeg zijn voor recordbeheerdoeleinden. Ze hebben bijvoorbeeld een lijst met aankopen op hun creditcardafschriften en denken dat dat voldoende is om die aankopen als zakelijke uitgaven te declareren.
Helaas stelt de CRA (Canada Revenue Agency) meer eisen. Ze accepteren geen creditcardafschriften of geannuleerde cheques als voldoende documentatie voor uitgaven wanneer normaal gesproken een factuur of kwitantie zou worden uitgegeven. De IRS is meer vergevingsgezind en accepteert bij gebrek aan een ontvangstbewijs over het algemeen creditcardafschriften en geannuleerde cheques als bewijs van onkostendeclaraties.
Bij het bijhouden van de administratie zijn er twee punten waarmee u rekening moet houden:
Krijg altijd een ontvangstbewijs. Maak er een gewoonte van om een ontvangstbewijs te vragen wanneer u een aankoop doet - hoe klein ook. Kleine uitgaven tellen ook op en u hebt de documentatie nodig voor uw zakelijke administratie.
Label uw bonnen, indien nodig. Er zijn nog steeds bedrijven in de buurt die bonnetjes uitdelen waarop niets staat, behalve de datum waarop het artikel is gekocht en hoeveel het heeft gekost - wat niet erg handig is als je naar een bonnetje staart om erachter te komen wat het artikel in kwestie was en in welke zakelijke onkostencategorie het past naar binnen.
Wanneer u een ontvangstbewijs ontvangt, bekijkt u het en schrijft u de relevante informatie erop, zoals waar het ontvangstbewijs voor is en de onkostencategorie.
Ontvang een aparte bankrekening voor uw bedrijf
Terwijl de vergoedingen voor zakelijke bankrekeningen zijn berucht hoog in vergelijking met persoonlijke rekeningen, een zakelijke bankrekening is absoluut noodzakelijk voor goed zakelijk archiefbeheer. Met een zakelijke bankrekening houdt u uw zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden. U stort al uw zakelijke inkomsten op de zakelijke rekening en neemt alleen zakelijke uitgaven of betalingen op van de zakelijke rekening.
Wat voor soort zakelijke bankrekening moet u hebben? Een lopende rekening - bij voorkeur een die maandelijkse overzichten levert en uw geannuleerde cheques aan u retourneert.
Zakelijke cheques helpen uw dossierbeheer eenvoudig te maken, omdat u de memoregel op de voorkant van elke cheque kunt gebruiken om het zakelijke doel van de onkosten te documenteren.
Heb en gebruik een aparte creditcard voor zakelijke uitgaven
Als u uw persoonlijke creditcards voor zakelijke doeleinden gebruikt, komt u snel in een moeras voor recordbeheer. Een zakelijke creditcard vereenvoudigt het beheer van uw zakelijke gegevens enorm door uw persoonlijke en zakelijke uitgaven gescheiden te houden (het helpt ook om uw bedrijf er professioneler uit te laten zien).
Houd een kilometerregistratie bij van uw zakenreizen
Als u een van uw voertuigen voor zakelijke doeleinden, zal een kilometerregistratie een grote hulp zijn bij recordbeheer. Noteer de kilometerstand (of kilometerstand) op de kilometerteller aan het begin van het jaar en voer vervolgens de kilometerstand per datum in telkens wanneer u het voertuig voor zakelijke doeleinden gebruikt. Door uw kilometerregistratie in het dashboardkastje van uw voertuig te bewaren, wordt dit gemakkelijk. Als u meer dan één voertuig heeft dat u zakelijk gebruikt, houdt u voor elk voertuig een kilometerregistratie bij.
Houd al uw zakelijke gegevens voor een bepaald belastingjaar bij elkaar
Als uw bedrijfsgegevens overal verspreid liggen, verspilt u echt veel tijd als het gaat om boekhouding of het voorbereiden van uw belastingen, en het organiseren van uw beheersysteem voor bedrijfsgegevens per fiscaal jaar maakt het veel gemakkelijker om de bedrijfsdocumenten die u nodig hebt te vinden wanneer u ze nodig hebt hen.
Bewaar uw bedrijfsgegevens gedurende de juiste tijdsduur
Om de een of andere reden lijkt er veel verwarring te bestaan over hoe lang u uw zakelijke administratie moet bewaren. Voor de belastingdienst geldt: "Als u uw aangifte op tijd doet, bewaart u uw administratie minimaal zes jaar na afloop van het belastingjaar waarop deze betrekking heeft". Deze periode van zes jaar gaat in vanaf de laatste keer dat u de zakelijke documenten hebt gebruikt, niet vanaf het moment dat de transactie heeft plaatsgevonden.
Voor Amerikaanse belastingaangiften, "bewaar gegevens gedurende drie jaar vanaf de datum waarop u uw oorspronkelijke aangifte hebt ingediend of twee jaar vanaf de datum waarop u de belasting heeft betaald, afhankelijk van welke later is als u na uw aangifte een claim voor krediet of terugbetaling indient. Houd de administratie zeven jaar bij als u een claim indient voor een verlies van waardeloze effecten of aftrek van dubieuze debiteuren.
Boekhoudsoftware maakt het gemakkelijk
Met hun gebruiksgemak, toegankelijkheid vanaf mobiele apparaten en lage kosten, kunnen de huidige cloudgebaseerde boekhoudsoftwarepakketten voor kleine bedrijven het beheer van documenten aanzienlijk vereenvoudigen. Voor ongeveer $ 10 per maand bieden softwareleveranciers zoals FreshBooks en Zoho basisstartpakketten geschikt voor freelancers en eenmanszaken, inclusief facturering, onkostenregistratie en eenvoudig rapportage. Denk aan de voordelen om bijvoorbeeld direct vanaf je smartphone een factuur te kunnen sturen, neem eens een kijkje maak een foto van een lunchbon met een klant en leg deze vast als onkosten, of houd de factureerbare tijd bij met een ingebouwde timer.
Deze acht dingen die u kunt doen om uw recordbeheer gemakkelijk te maken, zijn niet moeilijk. Zoals veel van de administratieve zaken die verband houden met het runnen van een bedrijf, vereisen ze alleen het aanleren van goede gewoonten en doorzettingsvermogen. Maar als u deze regels nu toepast en ze uitvoert, zult u de volgende belastingtijd een enorm verschil zien en zal uw boekhouding het hele jaar door eenvoudiger zijn.
