Manager zijn is geen gemakkelijke taak. Je moet een heel team coachen dat bestaat uit individuele leden, elk met hun eigen unieke sterke en zwakke punten. Om het beste uit je team als geheel te halen, moet je elk lid van je team individueel coachen. Zelfs als twee teamleden dezelfde zwakte hebben, zult u ze anders moeten aanpakken en zullen ze allemaal anders reageren op uw begeleiding. Hoewel u eerlijk wilt zijn in uw omgang met al uw werknemers, is het simpelweg onmogelijk om iedereen op dezelfde manier te behandelen.
Coach vooraan
Zorg ervoor dat uw medewerkers goed zijn opgeleid voordat ze aan een baan beginnen. Voordat u bijvoorbeeld iemand aan de lijn krijgt als medewerker van de klantenservice, moet u ervoor zorgen dat ze weten hoe ze de meest voorkomende oproepen moeten afhandelen, evenals de incidentele moeilijke oproepen. Voordat u een machinebediener een afgewerkt kledingstuk laat maken voor de verkoop, moet u ervoor zorgen dat ze weten hoe ze alle aspecten van de machine moeten bedienen en weten wat u van hen verwacht.
Begin in situaties als deze door mensen te laten oefenen. Laat de telefonische vertegenwoordiger luisteren naar een doorgewinterde vertegenwoordiger en laat hem, zodra hij zich op zijn gemak voelt, zelf een paar telefoontjes beantwoorden terwijl jij (of iemand anders) hem observeert. Geef de machinist de eenvoudigste onderdelen van het product waar hij als eerste verantwoordelijk voor is en als hij dit werk eenmaal onder de knie heeft, laat hem dan doorgaan met de moeilijkere onderdelen. Tijdens deze trainingen begint jouw coaching (en training).
Terwijl u medewerkers coacht tijdens de trainingsperiode, helpt u hen met het volgende:
Wat wordt er van hen verwacht: U verwacht bijvoorbeeld niet dat ze evenveel telefoontjes aannemen als de senior vertegenwoordiger, maar u verwacht wel dat ze elke dag een bepaald aantal telefoontjes afhandelen. Wees specifiek en geef ze een exact aantal. Laat hen ook weten dat u verwacht dat hun belvolume zal toenemen naarmate hun comfortniveau toeneemt.
Veelgemaakte fouten: Laat het teamlid weten welke fouten mensen in het team meestal maken, waarom en hoe ze kunnen voorkomen dat ze dezelfde fouten maken.
Tips en trucs: Deel enkele van de dingen die je hebt geleerd waarmee ze kunnen leren hoe ze het werk het beste kunnen doen. Als u bijvoorbeeld de blanco delen van het product dat u produceert links van de werkende machine houdt (voor een rechtshandige operator), kunt u plaats het voltooide onderdeel voorzichtig met uw rechterhand op de lade voor het volgende station, terwijl u met uw linkerhand het volgende onderdeel naar de machine. Deze simpele tip (en advies) stroomlijnt het proces.
Doorlopende coaching
Nadat uw teamlid zijn training heeft voltooid, betekent dit niet dat uw coaching stopt. Blijf dingen delen die hen kunnen helpen beter te worden en herinner hen eraan te voorkomen dat dingen hen vertragen of de kwaliteit van hun werk belemmeren. Vergeet niet dat coaching een doel heeft. Uiteindelijk wilt u dat het prestatieniveau van uw team verbetert, en dat bereikt u met één persoon tegelijk.
Coaching na een evenement
Ondanks uw inspanningen gebeuren er fouten. Een telefonische vertegenwoordiger zal een klant het verkeerde antwoord geven waardoor deze dreigt met een rechtszaak. Wanneer dit gebeurt, is uw eerste stap om het probleem op te lossen vanuit een zakelijk perspectief en ten tweede, om het individu te coachen, zodat de fout niet opnieuw gebeurt. Mogelijk moet u hen herinneren aan de juiste procedure of het juiste antwoord. Het belangrijkste is om positief te blijven en ondersteunend te zijn, want we maken allemaal fouten.
Als dit echter niet de eerste keer is dat ze deze fout maken, moet u dat ook met hen bespreken. Beschouw hun fout als een leermoment en zorg ervoor dat ze begrijpen wat er fout is gegaan en hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Pas vooral op dat u ze niet demotiveert. Na elke coachingsessie wil je dat je medewerkers graag beter willen doen, en niet bang achter hun bureau zitten.
Het komt erop neer
Coaching is een zeer krachtige tool die een manager kan gebruiken om de prestaties van zijn team te verbeteren. Je coacht elke persoon in het team als individu, maar ook als lid van het team. Coach ze van tevoren, zodat ze voorbereid zijn; coach ze naarmate de tijd verstrijkt, zodat ze blijven verbeteren. En coach ze als ze een fout maken. Wees positief en motiverend en ze zullen de prestaties van het team verbeteren door hun eigen prestaties te verbeteren.
