8 dingen die je niet moet doen in een brief voor fondsenwerving

Het is nooit te vroeg om je laatste fondsenwervingscampagne te analyseren en je voor te bereiden op de volgende. Stel jezelf hiervoor eerst een aantal vragen:

• Weet u hoe effectief uw laatste direct mail-oproep was?
• Hoeveel van uw fondsenwervingsbrieven zijn in de prullenbak beland?
• Hoeveel hebben geresulteerd in een donatie?
• Ben je bang geweest om zelfs maar naar je responspercentage te kijken?

Het schrijven en verpakken van een oproep voor geldinzameling is hard werken, dus het kan behoorlijk ontmoedigend zijn als het niet lukt.

Fondsenwerving is tegenwoordig multi-channel geworden, met een mix van digitale berichten, direct mail en persoonlijke evenementen, maar al deze methoden kunnen samenwerken. MobileCause, een bedrijf dat oplossingen biedt voor digitale fondsenwerving, heeft bijvoorbeeld ontdekt dat mensen drie keer meer geneigd zijn om online te doneren na ontvangst van een direct mail-fondsenwervingsbrief.

Direct mail werkt echter nog steeds en de geldinzamelingsbrief staat centraal. Tussen "volwassen" donateurs en babyboomers houdt een groot deel van de donateurs nog steeds van direct mail. Volgens Blackbaud en Winspire geven volwassen donateurs de voorkeur aan direct mail boven digitale communicatie, en reageren babyboomers op een mix van direct mail en digitale oproepen.



Veel factoren spelen een rol bij een goede direct mail-inzamelingsbrief die niet in de prullenbak belandt. Als je je donateurs zou kunnen vragen waarom ze amper naar je inzamelingsbrief hebben gekeken, dan is dit wat ze zouden kunnen zeggen.

1. Je hebt mijn naam niet gebruikt, of je hebt het verkeerd begrepen

Als je de verkeerde naam of adres gebruikt of gewoon 'Beste vriend' zegt, betekent dit meestal dat de oproep afkomstig is van een kleinere liefdadigheidsinstelling met beperkte middelen.

Maar misplaatste begroetingen en verkeerde namen kunnen soms zelfs grote liefdadigheidsinstellingen treffen. Dat lijkt contra-intuïtief, maar met enorme mailinglijsten, sommige gekocht, is het gemakkelijker om een ​​fout te maken, en een die lange tijd onopgemerkt kan blijven.

Al jaren krijg ik mails van een grote non-profitorganisatie die mijn naam verkeerd spelt. Een ander denkt dat ik een man ben in plaats van een vrouw. Controleer deze gegevens nogmaals. MobileCause zegt dat maar liefst 20% van de databasenamen onjuist is en dat 14% van de mensen elk jaar van adres verandert.

2. U hebt uw mailing te ingewikkeld gemaakt

Als er stapels bijlagen in het pakket zitten, kan ik me niet eens concentreren op de brief. Ik raak in de war, verdwaal in besluiteloosheid en uiteindelijk dump ik de hele zaak.

De beste brieven die ik heb ontvangen, waren onder meer een duidelijke, zelfs eenvoudige, met een klein inlegvel. Die brief was van een grote, nationale liefdadigheidsinstelling. Maar de boodschap was eenvoudig en de brief bleef bij de kern.

Een andere effectieve brief was van een klein theatergezelschap in mijn stad. De uitvoerend directeur schreef een mooie, eenvoudige en oprechte brief die me meteen raakte. Het werkte omdat ik goed bekend ben met de groep en al heel lang donateur en toehoorder ben. Als uw organisatie een zekere mate van intimiteit met uw publiek geniet, sla dan de toeters en bellen over en schrijf vanuit het hart.

3. Je praatte te veel over jou

Het kan me niet schelen wat uw organisatie heeft bereikt, welke onderscheiding u heeft gekregen of waar uw president voor het laatst heeft gesproken. Ik wil wel weten over de persoon of het dier dat ik kan helpen.

Ik reageer het best op een verhaal over één persoon in plaats van een massa individuen. Deze psychologische eigenaardigheid wordt het 'identificeerbare slachtoffer' genoemd. Het betekent dat wanneer ik me op één persoon kan concentreren, ik het gevoel heb dat ik kan helpen. Als ik met meerdere mensen te maken heb, is mijn gevoel van keuzevrijheid verminderd.

In plaats van me te overweldigen, vertel me over slechts één persoon en hoe ik kan helpen. Vertel me een verhaal over dat individu of huisdier. Trek aan mijn hart en laat me dingen beter willen maken voor die ene persoon of dat ene dier.

Red de chimpansees, schrijft bijvoorbeeld achtergrondverhalen voor al hun dieren. Elke chimpansee heeft een naam en een profiel. Op die manier ontstaat er een meer persoonlijke band en wordt de chimpansee bekend en geliefd bij donoren.

4. Je probeerde indruk op me te maken met je woordenschat

Ik ben perfect in staat om moeilijke dingen te lezen. Ik doe het wanneer het moet. Maar ik ga niet de tijd nemen om optionele lectuur door te spitten, zoals je oproep om geld in te zamelen, als het te moeilijk is.

Experts op het gebied van fondsenwerving suggereren dat fondsenwervingsbrieven ergens tussen het leesniveau van groep 6 en 8 moeten liggen. Er zijn hulpmiddelen, zoals de Flesch-Kincaid-schubben (beschikbaar in Microsoft Word), om u te helpen uw bericht te controleren op het leerjaar. Of u kunt uw tekst in een online rekenmachine ook te controleren.

5. Je hebt me niet verteld dat ik nu moet doneren

Ik reageer beter als je spoed hebt. Vertel me waarom ik vandaag moet geven. Vertel me alsjeblieft wat er zal gebeuren als ik het niet doe. Hoeveel mensen zullen nog honger lijden? Of hoe kan een kind niet naar school gaan tenzij ik vandaag geef?

Herinner me eraan je past bij mijn geschenk als ik nu doneer. Ik reageer op dringende behoeften, niet die ik gemakkelijk kan negeren tot uw volgende oproep.

Maak het supergemakkelijk om je mijn donatie te sturen. Voeg een gefrankeerde retourenvelop toe voor mijn cheque, laat me weten dat ik ook online kan doneren en voeg instructies toe voor het aanmelden voor maandelijkse donaties. Voeg ook een gratis telefoonnummer toe voor het geval ik liever op die manier betaal.

6. Je was niet specifiek over wat je wilt

Ik reageer beter als ik het effect van een bepaald bedrag op een probleem kan zien. Vertel me dat ik met mijn donatie van $ 25 vier rugzakken voor behoeftige kinderen kan kopen, of dat met $ 50 Fluffy de kat drie maanden te eten zal krijgen.

Gebruik de kracht van verrassende cijfers om mij te motiveren. Het Wereldvoedselprogramma van de Verenigde Naties vertelt donoren bijvoorbeeld aan haar DeelTheMeal programma dat slechts $ 0,80 een kind een dag kan voeden.

Vertel me meerdere keren in de brief wat je wilt. Ik lees misschien snel en mis de eerste keer dat je vermeldt wat je nodig hebt. Wees niet bang voor herhaling.

7. Je gaf meer om design dan om je brief gemakkelijk leesbaar te maken.

Wist je dat het omgekeerde type (witte letters op een zwarte achtergrond) pijn aan mijn ogen doet? Probeer je meer woorden op de pagina te proppen door een kleine lettergrootte te gebruiken? Ontwerp betekent niets als ik je brief niet kan lezen.

Help me de essentiële delen van uw bericht eruit te halen door trefwoorden en zinsdelen te onderstrepen of zelfs te markeren of vetgedrukte tekst te gebruiken. Ik zal het helemaal niet erg vinden. Ik blader graag door je brief, dus help me alsjeblieft.

Schrijf zoveel als je nodig hebt. Als dat een korte brief is, is dat prima. Maar als u een lange brief moet schrijven om de behoefte, het project of iets tot in detail uit te leggen, doe dat dan. Je kent je doelgroep en de behoefte. Kies dus dienovereenkomstig de beste letterlengte. Ook zal uw responspercentage u na verloop van tijd helpen.

8. Je waardeerde me niet

Ten eerste erkende je niet dat ik je de afgelopen twee jaar heb gegeven. Ten tweede heb je nooit gezegd hoe aardig en zorgzaam ik ben, en daarom weet je dat ik dit cadeau ook wil geven.

Zeg me dat je weet dat ik om je geef en dat je me daarom schrijft. Maak van mij de held door me te concentreren op mijn vrijgevigheid en geschiedenis te geven. Zelfs als je deze brief voor honderden mensen schrijft, probeer dan ook voor mij persoonlijk te schrijven.

Geef me het gevoel dat ik deel uitmaak van het verhaal van de mensen of dieren die mijn donatie helpt. Breng me op de hoogte van hoe het met ze gaat en hoe ik ze kan blijven helpen bloeien.