Wat zijn de redenen om de salarisverwerking uit te besteden?
Zelfs als u maar een paar werknemers heeft, kunt u besluiten om uw salarisadministratie uit te besteden, dat wil zeggen de salarisverwerking en andere salarisverantwoordelijkheden aan iemand anders over te dragen. Hieronder vindt u enkele overwegingen die u kunnen helpen beslissen of u wilt uitbesteden.
We kijken eerst naar situaties waarin u zou kunnen overwegen om uw salarisadministratie uit te besteden, en vervolgens naar enkele opties voor uitbesteding.
Het uitbesteden van de salarisadministratie verlaagt de arbeidskosten
Als u alleen kantoorpersoneel betaalt, kunt u het loon berekenen door uren met tarief te vermenigvuldigen en te bepalen of er overuren verschuldigd zijn.
Maar als u een product produceert, moet u de arbeidskosten van elk product kennen, zodat u de kosten van verkochte goederen kunt bepalen.
Laat de dienst de meerdere staten en plaatsen afhandelen
Als u werknemers in meer dan één staat heeft, moet u voldoen aan de vereisten voor het betalen en rapporteren van inkomstenbelastingen. Als uw bedrijf in verschillende steden actief is, moet u mogelijk ook lokale inkomstenbelasting inhouden, betalen en rapporteren.
Inhoudingsberekeningen zijn lastig
Het berekenen van de inhoudingsbedragen voor werknemers is ingewikkeld. In het kort moet u:
- Bepaal de inhouding van federale inkomstenbelasting op basis van het W-4-formulier van de werknemer (dat zo vaak kan worden gewijzigd als de werknemer wil).
- Bepaal staatsinhouding voor staten met inkomstenbelastingen, op basis van de staat W-4.
- Bepaal VAIS-belastingen op lonen op 7,65% (en u moet hoogbetaalde werknemers in de gaten houden om er zeker van te zijn dat hun sociale Beveiligingsinhouding is beperkt tot het maximum voor het jaar en om te beginnen met het inhouden van de extra Medicare belasting.
Zelfs het doen van de salarisadministratie voor slechts één werknemer kan tijdrovend zijn, omdat u betalingen moet doen en vereiste rapporten moet indienen op dezelfde manier alsof u veel werknemers zou hebben.
Probeer geen deadlines bij te houden
Het betalen en rapporteren van loonheffingen (federale en staatsbelastingen, inhouding, VAIS-belastingen, werkloosheids- en werknemerscompensatie en individuele salarisopties) kan intimiderend zijn.
Houd er echter rekening mee dat een gemiste deadline voor betaling of rapportage u geld kan kosten in de vorm van boetes en straffen. Het uitbesteden van de salarisadministratie, zelfs met slechts een paar werknemers, is een optie die veel werkgevers in het begin van hun bedrijf overwegen. Het kan de juiste optie zijn voor uw bedrijf, afhankelijk van uw omstandigheden.
Hoe brengen salarisverwerkingsdiensten kosten in rekening?
Veel salarisverwerkingsdiensten rekenen een basistarief zodat u ook als u maar één werknemer heeft betalen meer omdat de dienst voor één werknemer allemaal dezelfde aanmeldingen moet doen als voor 10. Ze zouden bijvoorbeeld nog steeds elk kwartaal een formulier 941 moeten indienen, zelfs als u maar één werknemer heeft.
De incrementele kosten voor elke extra werknemer zijn vrij klein. Met dat in gedachten, hieronder zijn er enkele informatie over salarisverwerkingsdiensten, met hun kosten en wat ze bieden.
Begeleide salarisadministratie
Sommige services doen al uw archivering voor u. Bedrijven zoals Paychex en ADP rekenen bijvoorbeeld per cheque per betaalperiode, inclusief archivering, directe storting en cheques knippen. U kunt online informatie invoeren en zij wijzen een salarisspecialist toe om u te helpen. Op hun website kunt u bijvoorbeeld het volledige dienstenpakket van ADP bekijken.
Selfservice Salarisadministratie online
Andere diensten helpen u uw eigen archivering te doen. Bijvoorbeeld, De online salarisservice van Intuit stelt u in staat online loonformulieren in te vullen. Controleer voordat u deze services selecteert of ze compatibel zijn met uw besturingssysteem en hardware. (Sommige werken niet op Macintosh-systemen.)
Bij sommige bedrijven kunt u uw eigen salarisadministratie online doen. Ze rekenen door het aantal werknemers en het aantal staten.
Sommige hebben mogelijk aanvullende functies die u mogelijk nodig heeft voor een specifieke situatie (bijvoorbeeld invoer van een prikkaart). Lees de informatie op de websites en neem contact op met de vertegenwoordigers van de bedrijven. Dit is altijd een goede manier om te vertellen hoe vriendelijk ze zullen zijn. Ik heb slechts enkele van de vele diensten gepresenteerd die u online kunt vinden, maar de IRS heeft meer informatie over salarisadministratiediensten en aanbieders die u misschien wilt bekijken.
Is het uitbesteden van de salarisadministratie de kosten waard?
Zelfs als u maar één werknemer heeft, wilt u misschien serieus overwegen om een salarisadministratie in te schakelen om u te helpen bij het opstellen van loonstrookjes en het betalen en aangeven van loonheffingen. Onthoud dat één boete of dwangsom voor een gemiste betaling of melding meer kan zijn dan een heel dienstjaar. Het opzetten van een salarissysteem voor uw bedrijf is niet uw eerste prioriteit, maar als u een dienst heeft, hoeft u er niet meer aan te denken.
Zie voor meer informatie over salarisadministratie dit artikel van de IRS met een lijst van payroll en praktijkpartners. Kijk bijvoorbeeld op de website van de National Association of Enrolled Agents voor een geregistreerde agent om te helpen met salarisadministratie.
Waarschuwing! Payroll is nog steeds uw verantwoordelijkheid
Zelfs als u een salarisadministratie inhuurt, bent u als werkgever nog steeds eindverantwoordelijk voor de afdracht van loonheffingen en federale belastingverplichtingen. Als de salarisadministratie bijvoorbeeld geen federale belastingbetalingen doet, kan de IRS u - niet de salarisadministratie - beoordelen op boetes en verschuldigde rente.
Bovendien kan de verantwoordelijke partij (misschien u, als eigenaar) bij uw bedrijf ook persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor bepaalde onbetaalde federale belastingen.
