Vergeleken met kantoormeubilair en -apparatuur lijken kantoorbenodigdheden misschien een kleine uitgave. Het grote verschil is dat grote aankopen, zoals meubilair en uitrusting, meestal een eenmalige aankoop zijn, terwijl kantoorbenodigdheden elke dag worden gebruikt en regelmatig moeten worden aangevuld. Als u uw uitgaven voor kantoorbenodigdheden niet beheert en onder controle houdt, kunnen deze uitgaven elk goed gestructureerd budget vernietigen.
Gelukkig zijn er veel dingen die u kunt doen om te bepalen hoeveel u uitgeeft aan kantoorbenodigdheden, zodat u binnen het budget kunt blijven. En in bulk inkopen, vooral als je over voldoende opslagruimte beschikt, is altijd een slimme manier om te gaan. Veel van de ooit fysieke kantoortoeleveringsketens, zoals Staples/Office Depot en Office Max, bieden nu de mogelijkheid om online aankopen te doen, vaak met gratis verzending. Hier zijn enkele strategieën waarmee u rekening kunt houden en die u kunnen helpen geld te besparen op kantoorbenodigdheden:
Benodigde benodigdheden
Bekijk elke keer de kantoorartikelen die u bestelt. Vraag jezelf af of er ‘nice to have’ versus ‘must have’ kantoorbenodigdheden zijn. Houd rekening met de kwaliteit van de artikelen die u koopt. Moet u merkbenodigdheden kopen of kunt u het generieke winkelmerk gebruiken? Kunt u merkloze en goedkopere verpakkingstape gebruiken? Het besparen van een paar euro op de meest gekochte kantoorbenodigdheden zal in de loop van de tijd oplopen.
Vergelijk prijzen, winkel online
Doe je huiswerk en vergelijk de prijzen van de artikelen die je het vaakst koopt. U hoeft niet elke winkel fysiek te bezoeken als ze een website hebben met de items die ze verkopen. Al jouw inkoop van kantoorbenodigdheden kan online worden gedaan. Wees voorzichtig bij het vergelijken van online prijzen door rekening te houden met de verzendkosten. Sommige online retailers bieden gratis verzending als u een minimale hoeveelheid benodigdheden bestelt.
Onderhandelen over een koopcontract
Als uw bedrijf maandelijks een aanzienlijke hoeveelheid kantoorartikelen inkoopt, kunt u met uw leverancier een koopcontract afsluiten. De sleutel tot het onderhandelen over een contract in uw voordeel is eerst het identificeren van de benodigdheden die u het vaakst koopt (in termen van bestede dollars). Concentreer uw onderhandelingen op deze artikelen, en als u voor bepaalde artikelen moet toegeven, weet u welke het minst vaak worden gekocht.
Bulkbestellingen
De meeste kantoorbenodigdheden kunnen in bulk worden gekocht. In plaats van papier in pakken van 500 vel te kopen, kunt u bijvoorbeeld overwegen een doos van 5.000 vel te kopen. Er zijn echter twee afwegingen: u zult wat geld moeten vastleggen om de grotere hoeveelheden te kopen, en u zult de bulkartikelen die u koopt, moeten opslaan. Stel je de volgende situatie voor:
- Lage prijzen voor kleine of goedkope artikelen zoals pennen, potloden en papier zijn geen goede indicator voor de algemene prijzen. Winkels die hun prijzen voor deze artikelen onderbieden, zullen vaak meer in rekening brengen voor andere artikelen om de winst die ze hebben opgeofferd goed te maken.
- Overweeg magazijnclubs zoals Costco of Sam's Club voor bulkaankopen. Deze groothandelaren hebben ook websites waarmee u kantoorartikelen online kunt bestellen.
- Maak een account aan bij uw leverancier. Grotere toeleveringsbedrijven kunnen u een overzicht geven van wat u de afgelopen maand of het afgelopen jaar heeft besteld. Vaak zullen franchises dit soort kortingen aan hun franchisenemers aanbieden vanwege het volume dat de franchise als geheel individuele franchisenemers een betere prijs biedt.
- Meld u aan voor het Rewards-programma van een Office Supply Retailer. Grote retailers zoals Staples bieden hun grote voordelen Beloont klanten.
Hieronder vindt u een aanbevolen lijst met essentiële kantoorbenodigdheden:
Pennen en potloden
- Balpennen (blauw, zwart, rood, enz.)
- Permanente markeringen
- Markeerstiften
- Uitwisbare boardmarkers (en gummen)
- Nr. 2 potloden
Papier
- Tabletten van gelinieerd papier
- 8,5" x 11" (Letter-formaat) fotokopie/computerpapier
- Fotokopie/computerpapier van 8,5 x 14 inch (legaal formaat).
- Enveloppen (legaal en letter-formaat)
- Post-It®-notities
Paperclips, nietmachines en tape
- Kleine paperclips
- Grote paperclips
- Bindclips
- Nietjes
- Kantoortape
- Verpakkingstape
Bestandsmappen
- Letter-formaat (8,5 x 11 inch)
- Juridisch formaat (8,5 x 14 inch)
Andere items:
- Printercartridges of navullingen
- Schaar
- White Out (of correctietape)
- Nietmachines
- Elastiekjes
- Kalenders en planners
- Postzegels of frankeermachine (afhankelijk van het postvolume)
