Veel bedrijven begonnen ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) te gebruiken in plaats van boekhoudsoftwareapplicaties.
Een ERP-systeem verschilt van boekhoudsystemen doordat boekhoudsystemen alleen boekhoudkundige taken uitvoeren. Een ERP-systeem kan echter niet alleen boekhoudkundige taken uitvoeren, maar ook algemene bedrijfsbeheertaken.
Over het algemeen is het een krachtiger platform.
Een ERP-systeem is in wezen een reeks softwarepakketten die de boekhouding, productplanning en -planning kunnen uitvoeren ontwikkeling, productie, voorraadbeheer, verkoopbeheer, personeelszaken en andere zaken taken.
Zoals de kosten van een boekhoudsysteem, wilt u bij het kiezen van een ERP-systeem niet alleen rekening houden met de licentiekosten, maar ook met de totale kosten van het ERP-systeem zelf:
- Implementatie
- Opleiding
- Ontwikkeling voor maatwerk
- Procesherontwerp
- Onderhoud
- Upgrades
- Steun
Kosten 1: Implementatie
Het is noodzakelijk om professionals uw ERP-systeem te laten installeren en configureren. U zult deze implementatiekosten dus moeten doorberekenen in de totaalprijs van het ERP-systeem. ERP-systemen zijn complexe softwaretoepassingen, dus u zult waarschijnlijk het besturingssysteem moeten wijzigen, upgraden of wijzigen servers en wijzig andere hardware en software die u op het netwerk van uw bedrijf gebruikt, zodat het ERP-systeem kan werken op de juiste manier.
U zult ook een testomgeving moeten – of moeten – opzetten als onderdeel van de implementatie, zodat u het ERP-systeem kunt testen zonder de echte gegevens van uw bedrijf te beïnvloeden. Dit kan veel potentiële werkuren besparen als er een probleem is met de implementatie.
Kosten 2: Opleiding
Zoals gezegd is een ERP-systeem een complexe softwareapplicatie die kan worden gezien als een reeks softwareprogramma's die tegelijkertijd compatibel zijn. Uw medewerkers zullen training nodig hebben over het gebruik van de programma's, omdat een ERP-systeem niet zo intuïtief of gebruiksvriendelijk is als een standaard boekhoudsoftwareprogramma, zoals Snelle Boeken of perzikboom.
De werknemers van uw bedrijf hebben tijd en training nodig. Vaak zal de ERP-leverancier op verzoek aanvullende training verzorgen tegen een gestandaardiseerd uurtarief. Er zullen momenten zijn waarop een consultant noodzakelijk wordt, in het geval van gespecialiseerde inhoud of als er sprake is van een bijzonder moeilijke behoefte. Hoe dan ook moet u deze extra kosten meenemen in uw analyse wanneer u ERP-systemen beoordeelt voor aanschaf.
Kosten 3: Ontwikkeling voor maatwerk
De kant-en-klare functionaliteit van een ERP-systeem zal niet voldoende zijn om uw bedrijf effectief te runnen. U zult wat kosten moeten maken voor het ontwikkelen van op maat gemaakte rapporten, zodat uw medewerkers hun dagelijkse en maandelijkse taken gemakkelijk kunnen uitvoeren.
Een ERP-systeem kan een aanzienlijke hoeveelheid informatie opslaan, maar gebruikers hebben beperkte toegang tot de informatie. Daarom is het niet ongebruikelijk dat IT-personeel zich bezighoudt met het ontwikkelen van op maat gemaakte rapporten voor verschillende afdelingen, zodat bedrijfsprocessen en analyses tijdig kunnen worden uitgevoerd.
Kosten 4: Procesherontwerp
Als uw bedrijf overstapt van een boekhoudsoftwareprogramma naar een ERP-systeem, dan zult u ongetwijfeld veel processen opnieuw moeten ontwerpen. Voor bedrijven die boekhoudsoftware gebruiken, kunnen veel taken buiten de software worden uitgevoerd, hetzij handmatig op papier, hetzij in een toepassing van derden, zoals MS Excel.
De verwerving van een ERP systeem zou in theorie moeten betekenen dat veel van deze taken door de software worden geautomatiseerd om zowel de nauwkeurigheid als de efficiëntie bij het uitvoeren van deze taken te vergroten. Zelfs als uw bedrijf ERP-systemen verandert, zijn er geen twee hetzelfde, dus u kunt verwachten dat sommige veranderingen in de bedrijfsprocessen van uw bedrijf samenvallen met de softwareprocessen.
Kosten 5: Onderhoud
U moet uw ERP-systeem onderhouden, dus u moet rekening houden met deze kosten. ERP-kosten kunnen hardware-, netwerk- en arbeidskosten van IT- en andere afdelingen omvatten om ervoor te zorgen dat het systeem goed kan werken.
Onderhoudskosten voor een ERP-systeem lopen doorgaans op tussen 15–20% van de initiële aankoopprijs. Een ERP-systeem dat 250.000 dollar zou kosten, zou in theorie onderhoudskosten van 37.500 tot 50.000 dollar met zich meebrengen.
Kosten 6: upgrades
Zoals alle softwareprogramma's vereisen ERP-systemen periodieke upgrades om te voorkomen dat ze verouderd raken. U moet overwegen hoe vaak u verwacht uw ERP-systeem te upgraden en wat deze kosten zullen zijn als u de upgrade doorvoert.
Houd er ook rekening mee dat elke upgrade van invloed kan zijn op de bedrijfsprocessen en daarom extra hardware of software vereist het systeem werkt soepel als uw bedrijf niet in een gespiegelde opstelling draait tijdens het uitvoeren van de updates of gegevensoverdracht.
Kosten 7: Ondersteuning
Uw medewerkers zullen problemen ondervinden bij het gebruik van het programma en u zult in elk ERP-systeem talloze bugs ontdekken U wilt er zeker van zijn dat uw leverancier u adequate technische ondersteuning biedt om deze problemen op te lossen problemen.
Vraag uw leverancier of deze ondersteuning is inbegrepen in de licentiekosten of is een extra kostenpost, omdat technische ondersteuning uiteindelijk van invloed kan zijn op uw bedrijfsresultaat als deze niet bij de eerste aankoop is inbegrepen en niet nauwlettend wordt gevolgd.
