Als het gaat om het plezier van de gasten van een evenement, zijn eten en drinken bijna net zo belangrijk voor een evenement als het doel van het evenement zelf. Als de evenementenplanner, ben je waarschijnlijk verantwoordelijk voor het werken met de horeca professioneel om het eten te plannen tot en met het selecteren van elk menu-item voor uw groep.
Het evenementenmenu plannen
Of je nu samenwerkt met een privécateraar of met de cateringmanager op de evenementenlocatie zelf, het is altijd handig om verschillende factoren te overwegen voordat je het menu samenstelt. Het eerste dat u moet onthouden, is dat de menu-opties die ze presenteren bijna altijd 100% flexibel zijn. En hoewel de meeste cateraars je toestaan om het menu en het personeelsbestand ongeveer drie weken voorafgaand aan het evenement te bevestigen, moet je het menu veel eerder in het planningsproces bevestigen. Dit is wat u moet weten voordat u aan de slag gaat.
Ontbijt-, lunch- en dinermenu's
Het menu moet verschillende voorverpakte maaltijdopties en à-la-carteselecties bevatten, ontwikkeld door de chef-kok of cateraar. De aanpak van de verschillende maaltijden van de dag is over het algemeen uniek. Stel je de volgende situatie voor:
- Ontbijt: Als het aankomt op ontbijtVerpakte menu's zijn meestal kosteneffectiever en gemakkelijker te selecteren, inclusief continentale opties, warme buffetten en ontbijtstations. Als je ontbijt aanbiedt vóór aanvang van het officiële programma, zorg er dan voor dat je de optie kiest die het beste bij het schema van je evenement past.
- Lunch: De meeste cateraars bieden verschillende lunchbuffetopties, "werklunch" -keuzes (zoals à-la-cartebroodjes en passende bijgerechten) en zelfs lunchpakketten. Ook hier geldt dat de beste maaltijdkeuze volledig afhankelijk is van het schema van uw programma, dus bedenk hoeveel tijd de gasten zullen hebben om te eten.
- Diner: U heeft altijd de keuze uit verpakte dinerbuffetten of plated diners en bij beide kunt u kiezen uit drie tot vijf gangen. Hier vindt u items die de persoonlijke voorkeuren van de chef-kok weerspiegelen en het is over het algemeen ook een tijd om het eten te laten schitteren.
Pauzevoedsel en receptiemenu's
Als het gaat om het plannen van het eten op een evenement, beperkt de planning zich niet altijd tot drie vierkante maaltijden. In feite vereisen veel meerdaagse conferenties een cateringplanning die verder gaat dan ontbijt, lunch en diner, misschien tijdens geplande pauzes of ontbijt- en cocktailrecepties. De chef-kok of cateraar kan u nog meer voorverpakte maaltijdopties en à-la-carteselecties presenteren:
- Breekartikelen: Als uw budget het toelaat, zijn themapauzes altijd interessanter dan standaard drankjes en snacks.
- Recepties: De meeste cateraars bieden à-la-carteopties voor gekoelde en warme hors-d'oeuvres en gehoste barreceptiepakketten (per uur per persoon of op basis van consumptie). Ze kunnen ook koude en warme schotelstations en dessertstations aanbieden.
De grote dinervraag: buffet of verguld?
De volgende tijdsoverwegingen zouden als goede leidraad moeten dienen om dit te bepalen hoe u de maaltijd het beste kunt serveren:
- Verguld: Bordmaaltijden vereisen minimaal 1,5 uur, zo niet 2 uur, agendatijd om de kamer goed te serveren en schoon te maken. Vergulde maaltijdservice wordt het meest gebruikt voor diners en ontspannen senior executive meetings.
- Buffet: Probeer voor elke buffetmaaltijd maximaal 1 uur agendatijd in te plannen. Buffetten zijn een prima format voor ontbijt en lunch.
- Geslaagde artikelen: Hoewel het een geweldige optie is voor hors-d'oeuvres, wordt passerende bediening meestal alleen gebruikt tijdens recepties.
Overwegingen bij speciale behoeften
Als laatste, maar daarom niet minder belangrijk, punt bij de menuplanning is het rekening houden met speciale voedingsbehoeften. Het is van cruciaal belang dat u uw cateringmanager op de hoogte stelt van eventuele speciale verzoeken en behoeften van uw gasten, inclusief maar niet beperkt tot:
- Voedsel allergie
- Religieuze vereisten
- Andere dieetbeperkingen
De enige manier om te weten te komen over dergelijke speciale behoeften is door ernaar te vragen, en de enige manier om hierop te anticiperen is door ze zo snel mogelijk met uw cateringprofessional te bespreken.
Een bestelling voor een banketevenement voltooien
De bestelling voor het banketevenement is het formele overzicht waarin alle elementen van uw cateringbehoeften worden beschreven nadat u alle bovenstaande overwegingen en planningsstappen hebt doorlopen. Hiervoor is uw handtekening nodig (als evenementenplanner), dus controleer dit document zorgvuldig op juistheid, want zowel u als de cateraar zullen er later naar verwijzen. Het omvat de volgende besluiten, verzoeken en vereisten:
- Eten & Drinken
- Opstelling kamer
- Audiovisueel
- Vermaak en inrichting
- Vergoedingen
Budgetartikelen voor eten en drinken voor evenementen die u moet kennen
Bij het bouwen van uw horeca budgetZorg ervoor dat u rekening houdt met de volgende kosten:
- Cateringminima: Voor de meeste maaltijden is een minimum aantal personen vereist en deze worden per persoon in rekening gebracht.
- Arbeidskosten: Een minimumbedrag dat wordt toegepast om uw evenement te organiseren; echter vaak bespreekbaar en hiervan wordt afgezien als het evenement aan de minimumkosten voldoet.
- Kosten chef-kok: Er worden kosten in rekening gebracht als uw evenement gebruik maakt van een carvingstation.
- Tarief barman: Er worden kosten in rekening gebracht als voor uw evenement barmandiensten nodig zijn.
- Huurprijs kamer: Vaak bespreekbaar en hiervan wordt afgezien als het evenement aan de minimumkosten voldoet.
- Servicekosten en omzetbelasting: Houd rekening met 20 procent of een percentage dat wordt aangemerkt als servicekosten en lokale belastingen.
