Hoewel het voor een klein bedrijf nuttig kan zijn om transacties snel te verwerken met een krachtig boekhoudsoftwareprogramma, is betalen voor het corrigeren van fouten iets dat u graag wilt vermijden. Inzicht in de soorten boekhoudkundige fouten die vaak worden gemaakt, kan een verschil maken tussen het moeten betalen om een fout te herstellen en het in één keer goed krijgen ervan. Hier zijn acht veel voorkomende boekhoudfouten die bedrijfseigenaren maken en suggesties om deze op te lossen:
Per ongeluk transacties registreren in een voorgaande periode
Als u eenmaal de boeken voor een boekjaar heeft gesloten, moet u eigenlijk niet meer teruggaan om ze te wijzigen. Toch staan sommige boekhoudprogramma's, zoals QuickBooks, je niet toe om de financiële gegevens van een voorgaande periode te vergrendelen, zodat je de boekingen van het huidige jaar in een voorgaande periode kunt boeken als je niet oppast. Bij andere boekhoudsoftwareprogramma's kunt u deze fout maken als u de software niet hebt geconfigureerd om de financiële gegevens van voorgaande perioden te vergrendelen.
Controleer de balans van de voorgaande periode op wijzigingen
Als u in een voorgaande periode transacties heeft vastgelegd, verandert de balans. Daarom kunt u de balans van de voorgaande periode controleren om er zeker van te zijn dat deze niet is gewijzigd sinds u uw boeken voor het laatst hebt afgesloten. Als het is gewijzigd, moet u het onderzoeken.
Onjuist saldo in activa- of passivasaldo
Activarekeningen moeten debetsaldi hebben, terwijl passivarekeningen creditsaldi moeten hebben. De meest voorkomende oorzaken van een onjuist saldo op deze balansrekeningen zijn het boeken van posten op de onjuiste rekening, het verkeerd classificeren van rekeningen en het dupliceren van correctieposten.
Controleer uw balans op fouten
Controleer uw balans om er zeker van te zijn dat de activa en passiva het juiste saldo hebben. Als er een rekening is met een onjuist saldo, kunt u de details van die rekening opvragen om de vermeldingen te vinden die de fout hebben veroorzaakt. Deze controle dient minimaal maandelijks te worden uitgevoerd.
Onjuist saldo in inkomsten- of uitgavensaldo
Inkomstenrekeningen moeten een creditsaldo hebben, terwijl onkostenrekeningen een debetsaldo moeten hebben. Enkele oorzaken van deze fout zijn het posten van vermeldingen op de onjuiste rekening, het verkeerd classificeren van rekeningen, en het dupliceren van aanpassingsposten, wat dezelfde redenen zijn voor het hebben van onjuiste saldi op de balans rekeningen.
Controleer uw resultatenrekening op fouten
U controleert uw resultatenrekening om er zeker van te zijn dat de inkomsten en uitgaven de juiste saldi hebben. Als er een rekening is met een onjuist saldo, kunt u de details van die rekening opvragen om de vermeldingen te vinden die de fout hebben veroorzaakt. Deze controle dient minimaal maandelijks te worden uitgevoerd.
Verkeerde classificatie van uitgaven
Boekhoudsystemen voor kleine bedrijven besparen tijd omdat boekingen snel en eenvoudig kunnen worden geboekt. Wanneer informatie wordt ingevoerd, kan het gemakkelijk zijn om de verkeerde onkostenrekening of onkostenbeschrijving te kiezen. Het verkeerd classificeren van uitgaven betekent niet alleen dat het boekhoudsysteem mogelijk niet goed weergeeft wat er in uw bedrijf gebeurt, maar kan ook voor grote problemen zorgen als de financiële en belastingrapportage niet accuraat is.
Controleer regelmatig uw onkostendeclaraties
Geef iemand de opdracht om periodiek uw uitgaven te scannen om er zeker van te zijn dat de gegevens redelijk lijken. Als er bijvoorbeeld een maaltijdkostenpost op de leasekostenrekening wordt geboekt, valt deze doorgaans op vanwege de boekingsbeschrijving. Een andere indicatie dat uitgaven verkeerd kunnen worden geclassificeerd, zijn onverklaarde verschillen tussen budget en werkelijkheid.
Geen hulp zoeken wanneer dat nodig is
Je hebt de uitdrukking 'penny wise and dollar poor' gehoord met betrekking tot mensen die een paar uur van hun tijd besteden aan het sparen van een paar dollar. U moet beseffen dat het uw taak is uw bedrijf te runnen. Een aannemer bouwt, een schilder schildert en een makelaar verkoopt. Soms is het gewoon niet de moeite waard om urenlang de details van uw boekhouding door te nemen of te onderzoeken hoe u een fout die u heeft gemaakt, kunt corrigeren.
Leun op een professionele accountant
Als u kunt, kunt u meer verdienen dan u uitgeeft door andere zaken dan uw boekhoudkundige zaken te regelen. Overweeg dan om het probleem uit te besteden aan een professionele accountant of boekhouder.
Geen ontvangstbewijzen opslaan
U hebt al uw uitgaven zorgvuldig in uw boekhouding geregistreerd. Uw declaratie is een kunstwerk, zonder fouten of weglatingen. Vervolgens wordt u door de IRS gevraagd; zonder bonnen zijn uw onkostendeclaraties nutteloos.
Bewaar uw bonnen
Bewaar uw bonnen of maak gescande kopieën van alle bonnen.
Kan geen back-ups plannen
Veel kleine bedrijven vertrouwen op software om het boekhoudwerk voor hen te doen, maar houden geen rekening met systeemcrashes of fouten. Eén enkel probleem kan uw bestanden wegvagen.
Plan routinematige back-ups
Plan wekelijkse automatische back-ups met behulp van cloudopslag of een specifieke server die voor deze taak is gereserveerd.
Geen personeel opleiden
Hoe krachtig uw software ook is, uw personeel heeft training nodig om effectief te zijn. Een niet goed opgeleid personeelslid kan per ongeluk uw administratie vernielen, waardoor al uw uitgaven- en winstbladen verloren gaan.
Voer regelmatig training uit
Houd tijdens het onboardingproces uitgebreide trainingssessies en houd driemaandelijkse opfriscursussen om ervoor te zorgen dat al het personeel informatie nauwkeurig kan invoeren en uitvoeren.
