Documentbeheer is het proces waarbij documenten zodanig worden verwerkt dat informatie kan worden gecreëerd, gedeeld en georganiseerden efficiënt en adequaat opgeslagen. Daarom is het voor bedrijven van cruciaal belang om te leren hoe u een documentbeheersysteem kunt maken.
Veel bedrijven hebben te maken met informatie die veel op het spel staat en die veilig en privé moet worden gehouden, of snel toegankelijk moet zijn. In dergelijke gevallen is een soepel werkend documentbeheersysteem essentieel. Maar zelfs als uw bedrijf een meer informeel karakter heeft, is het nog steeds belangrijk om een goede administratie bij te houden voor de boekhouding en omwille van de efficiëntie.
Lees meer over hoe u een documentbeheersysteem kunt creëren dat het beste aansluit bij de behoeften van uw bedrijf.
Opties voor documentbeheersysteem
Tegenwoordig werken de meeste bedrijven comfortabel met digitale documenten en gebruiken ze programma's met opslag- en beheerfuncties. Er is geen tekort aan algemene en branchespecifieke documentbeheersoftware of apps die specifiek zijn ontworpen om die van uw bedrijf te verbeteren
Veel kleine bedrijven hebben echter te maken met een mengeling van ouderwetse gegevens op papier en elektronische bestanden, en in sommige gevallen is het aandeel papieren gegevens veel groter.
Papieren documenten converteren naar digitale formaten
Eén oplossing voor het probleem van een gemengde dataomgeving zou het gebruik van een documentimagingsysteem zijn om alle bedrijfsdocumenten naar elektronische bestanden te converteren. Afhankelijk van het type gegevens en documenten waarmee u werkt, kan dit een relatief eenvoudig proces zijn, of kan er enige creativiteit en gespecialiseerde benaderingen voor nodig zijn.
Een kleinschalige winkel die bonnen en inventaris beheert, kan bijvoorbeeld papieren documenten omzetten in digitale spreadsheets met wat extra werk voor gegevensinvoer. Een tandartspraktijk daarentegen, die gegevens bijhoudt over de gezondheid van patiënten, facturen, röntgenfoto's, enz., zal waarschijnlijk een robuustere methode nodig hebben om hun vele papieren documenten om te zetten. bestanden naar digitale formaten, zoals het inhuren van een voor het bedrijf geschikte documentscanservice, of het kopen van scansoftware die hoge resoluties kan overbrengen afbeeldingen.
Stappen naar een documentbeheersysteem
Of u nu werkt met een uitsluitend digitale omgeving of in een hybride omgeving met digitale en papieren documenten, het opzetten van een documentbeheersysteem bestaat uit drie stappen:
- Maak een documentbeheerplan.
- Implementeer het documentbeheerplan.
- Volg door.
De eerste stap is de meest gedetailleerde, dus laten we deze verder verkennen.
Het maken van een documentbeheerplan
De eerste stap omvat het beantwoorden van deze vier vragen:
Wat zijn de regels voor het maken van documenten?
Facturen, betalingsherinneringsbrieven, verkoopbrochures, e-mail, balansen, spreadsheets, rapporten: alle bedrijven creëren een verscheidenheid aan documenten tijdens hun activiteiten en het bijhouden van hun zaken. En om alles georganiseerd te houden, moeten alle bedrijven regels opstellen voor het maken van documenten.
- Zijn er interne sjablonen voor een aantal van uw standaard zakelijke documenten, zoals brieven en facturen, en waar bevinden deze zich?
- Is er een interne stijlgids die moet worden gevolgd?
- Moeten nieuwe documenten worden gedateerd of voorzien van een tijdstempel?
- Welke procedures moeten worden gevolgd voor het delen of beoordelen van documenten?
Voor sommige kleine bedrijven zijn de enige punten die er toe doen de plaats waar de sjablonen voor verschillende zakelijke documenten zich bevinden en hoe deze te gebruiken. Maar als bij het maken van documenten binnen uw bedrijf verschillende mensen betrokken zijn bij het samenwerken, beoordelen of bijwerken van documenten documenten, moet u enige tijd besteden aan het beslissen hoe deze dingen moeten worden gedaan om de efficiëntie te garanderen samenhang.
Google Documenten is een industriestandaard voor samenwerkingsprojecten, omdat het verschillende beheeropties biedt machtigingen, bewerkingen bekijken en anderszins één document delen met meerdere mensen met veiligheidscontroles plaats.
Hoe worden documenten opgeslagen?
Er zijn kosten verbonden aan opslag; voor de meeste kleine bedrijven zijn de grootste kosten waarschijnlijk de kosten van de tijd die mensen verspillen aan het zoeken naar documenten. De vraag is dus: hoe worden documenten gearchiveerd? De sleutel tot het indienen van documenten is om te volgen goede bestandsbeheerpraktijken. Een duidelijk, eenvoudig te volgen systeem is essentieel.
U moet ook weten hoe u documenten archiveert. Hoe gaat u om met bestanden die verouderd zijn of op een laag pitje staan in uw documentbeheersysteem?
Aan het begin van elk jaar moet u bijvoorbeeld de verschillende werkgerelateerde bestanden op uw computer doornemen, het verwijderen van de mappen die niet langer actueel zijn en het maken van nieuwe mappen met een label op jaar en onderwerp, het verplaatsen van bestanden als nodig zijn. U kunt hetzelfde doen met papieren dossiers; het is niet moeilijk om oude documenten uit een bestandsmap te verwijderen en een nieuwe te maken met ‘Oud’ in de titel. Sommige software biedt automatische archiveringsopties.
"Opslag" in een digitale omgeving kan in de cloud plaatsvinden of op lokale servers, maar om papieren documenten op te slaan heeft u fysieke ruimte ter plaatse, of – zoals veel advocatenkantoren waarvoor achterstanden in de dossiers van cliënten verplicht zijn – moet u mogelijk een kantoor huren opslagruimte.
Hoe kan het ophalen van documenten worden vereenvoudigd?
Deze vraag vormt de kern van uw documentbeheersysteem. Volgens sommige schattingen kost het een bedrijf gemiddeld $120 aan arbeid om een ontbrekend document te vinden, en $220 om het te vervangen.
Alweer, goede archiveringspraktijken kan een grote bijdrage leveren aan de oplossing van het probleem. Als u solide procedures en protocollen opzet, zoals het consequent volgen van strikte naamgevingsconventies, zullen documenten veel gemakkelijker te vinden zijn.
En of u nu een eenmanszaak heeft of een bedrijfseigenaar met werknemers, u moet een dossier aanmaken Locatielijst, die gebruikers eraan herinnert waar bepaalde typen bestanden naartoe gaan en mensen helpt te weten waar ze naartoe moeten vind ze. Vergeet niet om aan te geven of het bestand al dan niet op uw computersysteem, een interne server, in het wolk, of opgeslagen op een fysieke locatie, zoals een archiefkast. Stel dat u in uw bedrijf afbeeldingen, video of zelfs papieren foto's gebruikt. Een vermelding in uw lijst met bestandslocaties kan het volgende zijn:
- Digitale afbeeldingen/video: computer (of server) – station E:/foto’s – bestand in de juiste onderwerpmap
- Papieren foto's: archiefkast 3 – Foto's – alfa op onderwerp
Gedeelde netwerk- of clouddrives moeten worden gelabeld op basis van de inhoud, net als lades van archiefkasten.
Hoe kunnen documenten veilig worden gemaakt en bewaard?
De eerste verdedigingslinie voor documentbeveiliging is het fysiek beveiligen van de bedrijfspand zich. Alle bedrijven, zelfs thuisbedrijven, moeten beveiligingssystemen hebben geïnstalleerd.
Bedrijven kunnen ook behoefte hebben aan of willen investeren in andere beveiligingsapparatuur, zoals raamtralies, beveiligingscamera's of patrouillediensten. U kunt zoveel tijd besteden aan het maken van wachtwoorden en het coderen van bestanden in een poging deze te beschermen uw elektronische bestanden, maar het maakt niet zoveel uit als iemand zomaar binnen kan komen en uw bestanden kan stelen computer.
Aanvullende documentbeveiligingsmaatregelen zijn onder meer:
- Het afsluiten van alle archiefkasten buiten kantooruren (en tijdens de lunch als er niemand betrouwbaar aanwezig is)
- Regelmatig een back-up maken van elektronische documenten, bij voorkeur extern, om te voorkomen dat uw documenten achterblijven zakelijke gegevens weggevaagd door natuurrampen
- Beperking van de gebruikerstoegang tot bepaalde documenten, applicaties en mappen op gedeelde computers
- Voorkom diefstal van medewerkers door antecedenten- en referentiecontroles uit te voeren als onderdeel van uw wervingsproces
Implementeren en opvolgen
Nadat u uw documentbeheerplan heeft gemaakt door de bovenstaande vragen te beantwoorden, bent u klaar om het te implementeren. Zorg ervoor dat al uw medewerkers de details kennen van het documentbeheersysteem van uw bedrijf en dat iedereen de juiste procedures volgt bij het maken, opslaan en ophalen van documenten.
U moet er ook zeker van zijn dat iedereen die binnen uw organisatie documenten opent en gebruikt, dit naleeft door documenten consequent op de juiste manier te benoemen en op te slaan. Controleer regelmatig steekproefsgewijs of bepaalde bestanden gemakkelijk kunnen worden gevonden en om te voorkomen dat deze verkeerd worden opgeslagen. Zelfs incidentele onzorgvuldigheid kan het hele systeem in de war sturen.
U kunt in één dag een documentbeheersysteem opzetten, maar de sleutel tot succes is de consequente implementatie ervan in de loop van de tijd. De beloningen zijn enorm: u bespaart veel tijd en krijgt gemoedsrust.
Veelgestelde vragen (FAQ's)
Wat is het beste documentbeheersysteem?
Er bestaat niet één systeem dat voor alle bedrijven over de hele linie zal werken. De sleutel is om de behoeften van uw bedrijf te begrijpen en vervolgens de meest geschikte praktijken toe te passen. Enkele factoren waarmee u rekening moet houden, zijn onder meer:
- De omvang van uw activiteiten (hoeveel documentatie wordt opgeslagen)
- De reeks soorten gegevens en informatie die u moet beheren
- Hoe uw documenten worden gebruikt en hoe vaak ze moeten worden geopend
- Beveiligingsniveaus vereist
- Uw budget: kunt u een gespecialiseerde dienst inhuren of hoogwaardige software aanschaffen of beheert u het zelf?
Wordt SharePoint beschouwd als een documentbeheersysteem?
In één woord ja, maar met een kanttekening: het Microsoft Office-product is niet op maat gemaakt om als document te functioneren managementsysteem voor kleine bedrijven en moet zorgvuldig en correct worden geïmplementeerd om te integreren met uw activiteiten. SharePoint heeft de mogelijkheid om documenten op te slaan, te beschermen en te beheren en omvat samenwerkings- en archiveringsfunctionaliteit.
