Voor eerste keer bellers, heeft u maar één kans om een goede eerste indruk te maken, en dat is via uw geautomatiseerde automatische begroeting van de begeleider. Voor mensen die uw bedrijf regelmatig bellen, wilt u uw geautomatiseerde telefonieproces zo efficiënt mogelijk maken zodat ze geen tijd verspillen met het elke keer dat ze naar uw volledige automatische attenderingsscript luisteren telefoongesprek.
De snelste en gemakkelijkste manier om de automatische telefoniefunctie van uw telefoonsysteem te programmeren en op te nemen, is door een script in een tekstverwerkingsprogramma te schrijven. Selecteer een persoon om het script op te nemen die een vriendelijke stem heeft, iemand die zonder stotteren of aarzelen kan spreken en elk woord en elke naam duidelijk kan uitspreken en aankondigen.
Beste praktijken voor automatische telefoniste en dingen die u moet vermijden
Het eerste deel van het script is de begroeting. Het is uw kans om uw bedrijf aan uw bellers voor te stellen en hen mondeling welkom te heten in uw bedrijf. Hier volgen enkele tips voor het opnemen van een welkomstgroet.
Beste praktijken
- Begin met waardering voor hun telefoontje of bedrijf.
- Houd de begroeting kort, zodat terugkerende bellers niet telkens worden vertraagd als ze bellen.
- Gebruik uw slogan, bedrijfsslogan en websitenaam, of beide als u die heeft.
Dingen om te vermijden
- Gebruik niet meer dan twee of drie zinnen om uw bellers te begroeten.
- Maak geen reclame voor uw website als deze uw klanten niets waardevols te bieden heeft.
- Verzin geen slogan of slogan gewoon om de begroeting te vullen.
Beste praktijken voor geautomatiseerde opties en dingen die u moet vermijden
Het belangrijkste onderdeel van de automatische begroeting door de telefoniste is het presenteren van de opties die uw bellers moeten selecteren om de persoon te bereiken met wie ze moeten spreken. Er zijn twee soorten bellers: mensen die uw bedrijf niet kennen en begeleiding nodig hebben, en bellers die precies weten met wie ze moeten spreken en hun toestelnummer kennen.
Beste praktijken
- Gebruik opties die algemeen aanvaard zijn. Bijvoorbeeld: 'Druk op nul voor de receptioniste', 'Druk op het hekje om terug te keren naar het vorige menu.'
- Vertel uw bellers zo snel mogelijk wanneer zij het toestelnummer van hun partij kunnen bellen, als zij dit al weten.
- Laat uw bellers vooraf weten of uw menu-opties onlangs zijn gewijzigd. Verwijder deze mededeling na drie weken.
- Zet de meest gebelde opties eerst.
- Geef de optiebeschrijving op voordat u het optienummer opgeeft. Bijvoorbeeld: 'Voor klantenondersteuning drukt u op '5'.'
- Controleer de documentatie van uw systeem voor gereserveerde menuoptienummers. (Alle extensies beginnen bijvoorbeeld met het nummer "8" en daarom kan "8" niet als menuoptie worden gebruikt).
Dingen om te vermijden
- Zeg niet 'Alsjeblieft' voordat je elke optie hebt gepresenteerd (bijvoorbeeld: 'Druk op 1 om... Druk op 2 om... Druk op 3 om..." etc.)
- Presenteer niet meer dan zes opties tegelijk. Als u meer dan zes opties heeft, maak dan een menustructuur met meerdere niveaus. Bijvoorbeeld: 'Voor verkoop- en serviceopties drukt u op 5.'
- Ga er niet vanuit dat iedereen een druktoetstelefoon heeft. Als er binnen drie seconden na het einde van de begroeting geen menuoptie wordt geselecteerd, verbindt u de beller met de receptioniste.
Voorbeeld van automatische operatorscripts
- Bedankt dat u The Operations Tech Company belt, een plek waar technologie en zaken samenkomen. Als u het toestelnummer van uw partij kent, kunt u dit op elk gewenst moment bellen. Kies anders uit een van de volgende opties:
Voor klantenservice, druk op '1' - Voor technische ondersteuning, druk op '2'
- Voor onze reguliere openingstijden drukt u op '3'
- Voor boekhouding drukt u op '4'
- Om te kopen, druk op '5'
- Om een locatie bij jou in de buurt te vinden, druk op '6'
- Anders drukt u op '0' voor de receptioniste, of blijft u aan de lijn en wordt u zo spoedig mogelijk geholpen.
- Welkom bij The Operations Tech Company. Bezoek ons op internet om uw accountstatus te controleren. Als u het toestelnummer van de persoon kent, kunt u dit op elk gewenst moment bellen.
Voor de bedrijfsgids drukt u op '1'. Als u het toestelnummer van de persoon kent, kunt u dit op elk gewenst moment bellen. - Voor technische ondersteuning, druk op '2'
- Voor klantenservice, druk op '3'
- Voor verkoop en marketing drukt u op '4'
- Wilt u de receptioniste spreken, druk dan op '0' of blijf aan de lijn en één van onze vriendelijke medewerkers zal u verder helpen. Bedankt dat u The Operations Tech Company belt, waar "Technologie en zaken samenkomen."
Groeten na kantooruren en weekendgroeten
Als uw bedrijf na een bepaalde tijd of in het weekend sluit en er niemand is om uw bellers te beantwoorden of te helpen, kunt u buiten kantooruren een automatische begroeting voor de telefoniste maken. Vertel uw bellers vooraf dat het bedrijf gesloten is en vraag hen aan het einde terug te bellen. Zorg er ook voor dat u uw normale openingstijden vermeldt. Hier volgen enkele voorbeelden van scripts voor automatische begeleiders buiten kantooruren en in het weekend:
- Bedankt dat u The Operations Tech Company heeft gebeld. Momenteel zijn wij gesloten. Wij zijn van maandag tot en met vrijdag geopend van 9.00 tot 22.00 uur en op zaterdag van 10.00 tot 12.00 uur (Central Standard Time). Als u het toestelnummer van uw partij kent, kunt u dit op elk gewenst moment bellen. Anders verzoeken wij u terug te bellen tijdens onze normale kantooruren, zodat wij u verder kunnen helpen. Bedankt dat u The Operations Tech Company belt, waar "Technologie en zaken samenkomen." Tot ziens.
- Bedankt dat u The Operations Tech Company heeft gebeld. Momenteel zijn wij gesloten. Als dit een noodsituatie is, kunt u onze antwoordservice bellen op 585-555-1234. Als u het toestelnummer van uw partij kent, kunt u dit op elk gewenst moment bellen. Als u een account bij ons heeft, kunt u 24 uur per dag, 7 dagen per week uw status controleren op www.operationstech.about.com. Onze normale openingstijden zijn van maandag tot en met vrijdag van 9.00 uur tot 17.00 uur en op zaterdag van 10.00 uur tot 12.00 uur (Central Standard Time). Anders verzoeken wij u terug te bellen tijdens onze normale kantooruren, zodat wij u verder kunnen helpen. Bedankt dat u The Operations Tech Company belt, een plek waar technologie en zaken samenkomen. Om dit bericht te herhalen, drukt u op de hekje-toets. {3 seconden pauze} Tot ziens.
Seizoensgebonden begroetingen van automatische begeleiders
Om de seizoensaanbiedingen van uw bedrijf te promoten of gewoon om een speciale seizoensbegroeting aan al uw bellers te geven, wilt u wellicht gedurende een beperkte tijd de automatische begroeting van uw telefoniste vooraf laten gaan. Maak hier spaarzaam gebruik van en alleen als het de geest van uw bedrijf weerspiegelt. Een kerstgroet waarin u uw bellers vreugde en voorspoed wenst voor het nieuwe jaar, zou bijvoorbeeld nauwelijks geschikt zijn voor een incassobureau.
- U heeft The Operations Tech Company bereikt. Van "onze familie" tot "uw familie", wij wensen u fijne feestdagen en een succesvol nieuwjaar. Als u de extensie van uw partij kent, kunt u ...
- Bedankt dat u The Operations Tech Company heeft gebeld. Vraag uw klantenservicemedewerker naar onze 4 juli-kortingen op alle vervangingsdiensten. Als u de extensie van uw partij kent, kunt u ...
Uw begroeting oefenen en testen
Voordat u uw automatische begeleiderscript opneemt, moet u de persoon die u hebt geselecteerd om het te lezen, het meerdere keren voor u laten repeteren. Gebruik dit om de uitspraak en aankondiging te verfijnen. Nadat de nieuwe begroeting is opgenomen, belt u onmiddellijk uw telefoonsysteem om de opname op fouten te controleren en ervoor te zorgen dat alle aangekondigde opties werken zoals bedoeld.
