Als je het beu bent om door talloze stukjes papier te zoeken die in schoenendozen of dossiermappen zijn gestopt, is het tijd om het digitale tijdperk te betreden. Het opslaan en vinden van al uw bonnen, en het ordenen ervan in onkostendeclaraties, is veel eenvoudiger als u papier omzet in digitale bestanden. Door digitaal te gaan, kunt u ook gemakkelijk de ontvangstdocumentatie vinden wanneer u deze nodig heeft door een zoekopdracht uit te voeren op basis van trefwoorden die u herkent, zoals boodschappen, hotels, benzine en auto-onderhoud.
Of u nu bonnen in de cloud wilt opslaan, een mobiele app wilt gebruiken of uw bonnen wilt scannen en opslaan, elk van deze opties zal u helpen onkostendeclaraties sneller in te vullen, fiscaal aftrekbare uitgaven te documenteren, verzekeringsgegevens bij te houden of de ontvangsten ervan te beheren reden. Het is vermeldenswaard dat online en mobiele app-opties over het algemeen beveiliging op bankniveau gebruiken.
Cloudservices om bonnen online te organiseren
U kunt bonnen in de cloud ordenen, opslaan en openen met behulp van een online service, zolang u over een internetverbinding beschikt.
Met online apps die bonnen organiseren, kunt u snel onkostendeclaraties maken, waar en wanneer u ze nodig heeft. Deze applicaties bieden verschillende manieren om uw bonnen vast te leggen, waaronder e-mail, sms-berichten en de camera van uw smartphone. Sommige van deze applicaties hebben ingebouwde tools voor onkostendeclaratie en opties voor exporteren naar software zoals Quicken, QuickBooks, FreshBooks of Excel.
Mobiele apps om ontvangstbewijzen en onkostendeclaraties te organiseren
Vanwege de voortdurende verbeteringen in mobiele technologie, waaronder camera's op iPhones, tablets en mobiele Android-apparaten, het gebruik van een mobiele app om bonnen te ordenen en onkostendeclaraties in te vullen is veel handiger dan het gebruik van een desktop of online software.
Mobiele apps kunnen onkostendeclaratiegegevens in de cloud opslaan, waardoor ruimte op uw mobiele apparaat wordt bespaard. Sommige apps werken met een online app. Sommige bieden een volledig geautomatiseerde verwerking door gegevens rechtstreeks van creditcards of scans van mobiele telefoons te importeren kan gedetailleerde onkostendeclaraties genereren, inclusief kostencategorisatie, datum, leverancier en andere relevante zaken informatie. Het beste nieuws is dat het allemaal voor je is ingevuld.
Software voor het scannen van ontvangstbewijzen
Als u heel veel bonnetjes moet ordenen om een onkostenvergoeding te krijgen, belastinggerelateerde uitgaven te documenteren of een back-up te maken van verzekeringsclaims, en u Als u een snelle manier nodig heeft om onkostendeclaraties in te vullen, zijn er enkele goede desktopsoftwareopties voor Mac en Windows die u met uw huidige computer kunt gebruiken scanner. Er zijn ook kleine mobiele scanners die u kunt aanschaffen voor uw tijd buiten kantoor.
Start eerst de software en voer de bonnen uit via de scanner die wordt aangedreven door een USB-verbinding met uw computer. Gegevens worden van de kassabon naar de software gehaald en er wordt een kopie van de kassabon opgeslagen. Meestal hoeft u niet eens de gegevens in te voeren of te corrigeren.
Digitaal gaan
Door uw papieren bonnen om te zetten in digitale bestanden en onkostendeclaraties hoeft u dat niet meer te doen besteed uren aan het doorzoeken van papier naar informatie of het ordenen van papieren bonnen in een logische volgorde reeks. Cloudservices, mobiele apps en softwarescanners kunnen deze taken automatisch uitvoeren, wat de nauwkeurigheid van uw financiën kan vergroten en u kan helpen uw uitgaven bij te houden.
