Het is niet genoeg om een geweldig zakelijk evenement of een geweldige bijeenkomst te plannen en uit te voeren. Zakelijke evenementen worden het vaakst gezien als een investering voor een bepaald doel, en daarom evenementenplanners moeten begrijpen hoe ze de waarde van hun programma’s kunnen meten.
Het meten van evenementen voor het rendement op investeringen (ROI) of rendement op doelstellingen (ROO) is voor sommige planners misschien nieuw terrein, maar het is het soort inspanning dat zal helpen hun activiteiten uit te breiden. betrokkenheid en algehele bijdrage aan een organisatie, legt Tony Lorenz uit, oprichter van Headsail, een strategisch en evenementenbureau dat zich richt op ervaringsgerichte marketing Diensten.
Strategische tactieken voor het meten van gebeurtenissen
Lorenz legt uit dat de ROI van een bijeenkomst op twee verschillende niveaus kan worden bekeken: organisatie en deelnemer. De ROI op organisatieniveau kan worden gevonden door alle kosten bij elkaar op te tellen en te vergelijken met een waarde die door de organisatie wordt geschat. De ROI op deelnemersniveau kan op individueel niveau worden gemeten en schat de waarde per deelnemer.
Lorenz adviseert klanten een strategisch proces te volgen om de ROI van evenementen te meten:
Ontdekking: De ontdekking moet vroeg in het proces plaatsvinden, zodat planners de belangrijkste belanghebbenden erbij kunnen betrekken om uiteindelijk de inhoud van de bijeenkomst, sprekers, enz. te definiëren. Planners moeten de belangrijkste belanghebbenden betrekken die strategische doelstellingen kunnen definiëren voor zowel de organisatie die het evenement organiseert als voor de deelnemers aan de vergadering. Dit kan worden bereikt door hen te vragen zes tot acht open vragen in te vullen.
Enquête vóór het evenement: Dit is het moment waarop de meeting- of evenementenplanner een aantal kwantificeerbare maatregelen voor ROI en ROO kan definiëren. Ze moeten een brede steekproef van genodigden onderzoeken om hun problemen, zorgen en behoeften op meerdere niveaus te identificeren, wat de planner zal helpen bij het definiëren van meetbenchmarks voor deelnemers aan de vergadering.
Pre-vergadering Core-7 Basislijn. Deze stap meet de psychologische en gedragsmatige percepties van de deelnemer aan de vergadering over de items die tijdens de ontdekking zijn geïdentificeerd.
- Kennis/begrip (“Ik weet het”)
- Meningen/percepties/overtuigingen (“Ik ga akkoord”)
- Gevoelens/houdingen (“Ik wil”)
- Vaardigheden/vaardigheden (“Ik kan”)
- Intenties/betrokkenheid (“Ik zal”)
- Gedrag (“Ik doe”)
- Bedrijfsresultaten/impact – ROI (“Ik lever waarde”)
Vergaderontwerp: Met inzicht in de doelstellingen van belanghebbenden en de percepties van deelnemers kunnen planners nu de belangrijkste doelstellingen voor de bijeenkomst zelf definiëren en hoe deze boodschappen zullen worden gepresenteerd.
Enquête/benchmarks na het evenement: Na het evenement is het belangrijk om te meten hoe goed het programma presteerde op basis van de benchmarks die waren gedefinieerd op basis van de resultaten van de ontdekkings- en pre-evenementenquête. Heeft het programma geresulteerd in veranderingen in attitudes, percepties, overtuigingen, enz.? Gaan deelnemers actie ondernemen op deze veranderingen?
Vervolgbedrijfsimpact: Strategische metingen vereisen een focus op de langetermijnimpact op het gedrag van vergaderbezoekers. Dit is ook een goed moment om de financiële en niet-financiële impact van het programma te bepalen.
Suggesties om het meetproces van vergaderingen te optimaliseren
Lorenz biedt zes richtlijnen waarmee meetingplanners de waarde van hun evenementen kunnen meten:
- Pas het pre-vergadering/post-vergaderingsproces toe
- Meet psychologische, gedragsmatige en financiële dimensies
- Gebruik ROI-meting voor grote, belangrijke vergaderingen
- Meet en volg de resultaten van jaar tot jaar
- Het vaststellen van professionele normen en vaardigheden van het personeel
- Verbeteren in de loop van de tijd
Suggesties voor het meten van kleinere gebeurtenissen
Zeker, bij grote, dure evenementen zal een formeel meetprogramma voor een individueel programma nuttig zijn. Maar hoe zit het met de rest van de zakelijke evenementen die het hele jaar door plaatsvinden?
Lorenz suggereert dat organisaties er vijf of zes identificeren benchmarkvragen die cruciaal zijn voor de organisatie. Meet vervolgens de verschillende gebeurtenissen om te bepalen of ze een psychologische, gedragsmatige of financiële impact hebben gehad. Voeg vervolgens de resultaten samen.
Als een organisatie bijvoorbeeld het hele jaar door dertig soortgelijke evenementen organiseert in verschillende markten met vergelijkbare benchmarks, kan dit zeker kwalitatieve en kwantitatieve metingen opleveren.
“Isoleer het succes en bouw van daaruit maatregelen”, adviseert Lorenz.
