De economie en andere politieke factoren hebben een enorme impact gehad op de manier waarop zakelijke bijeenkomsten plaatsvinden worden waargenomen, en evenementenplanners worden geconfronteerd met een toenemende druk om manieren te vinden om deze te vermijden ondermaats aanwezigheid op zakelijke bijeenkomsten en congressen.
Zelfs in een groeiende economie worden de reiskosten vaak als te hoog ervaren voor dit soort evenementen en veel professionals kiezen er eenvoudigweg voor om het zonder te doen. Ondanks de verschuiving zien de meeste bedrijven en organisaties nog steeds de belangrijke impact van vergaderingen. In de huidige economie kan het organiseren van succesvolle bijeenkomsten een focus op het houden van lokale en gecentraliseerde bijeenkomsten betekenen lagere reiskosten te realiseren, maar wat nog belangrijker is, het betekent dat u deze tien tips moet toepassen om het aantal ontmoetingen te vergroten aanwezigheid.
Herinneringsgesprekken voeren
Nadat de eerste uitnodigingen zijn verzonden, kunt u zo veel mogelijk genodigden een herinnerings- en vervolgoproep sturen en hen persoonlijk uitnodigen om het evenement bij te wonen. Historisch gezien verhoogt telefonische follow-up het aantal zakelijke bijeenkomsten dramatisch. Zorg ervoor dat u op andere zakelijke evenementen over het komende evenement praat. Mond-tot-mondreclame kan nog steeds een geweldige manier zijn om buzz te creëren, wat ons bij de volgende tip brengt.
Vertel het verder
Verspreid het nieuws over uw evenement overal en altijd, inclusief lokale publicaties, landelijk publicaties, ledenpublicaties, vakpublicaties, persoonlijke nieuwsbrieven en overige communicatie gereedschap beschikbaar. Denk goed na over welke tools jouw doelgroep bereiken.
Online promoten (bedrijfswebsite, sociale media en e-mail)
Plaats de evenementdetails op uw bedrijfswebsite. Promoot het evenement op uw blog en maandelijkse e-nieuwsbrief. Plaats evenementdetails op sociale media waar uw doelgroep actief is LinkedIn, Facebook en Twitter. Stimuleer leden van uw organisatie om hetzelfde te doen. Vraag hen om de evenementlink te delen met hun connecties, vrienden en volgers. Als u deelneemt aan relevante online communities zoals de brancheforums, promoot dan uw evenement binnen die communities.
Voeg overal uitnodigingen toe
Een andere manier om potentiële gasten onder de aandacht te brengen, is door uitnodigingen voor uw evenementen in al uw zakelijke communicatiemethoden te verwerken. Voeg een regel toe aan uw e-mailhandtekening met een link naar uw aangepaste evenementwebsite of uitnodiging. Als u voicemail of een online wachtbericht heeft, zorg er dan voor dat u informatie over uw aankomende gebeurtenis opneemt in uw opgenomen bericht.
Gebruik uw sociale netwerk en hun netwerk
Bij sociale netwerken gaat het om het vergroten van de groep mensen die u als vrienden, klanten, zakenpartners en professionele kennissen beschouwt. Het is gemakkelijker om de bezoekersaantallen te krijgen die u zoekt als uw bezoekers worden aangemoedigd een gast of zakenrelatie mee te nemen. En ga er niet vanuit dat mensen in je eigen netwerk al op de hoogte zijn van het evenement. Het kan nooit kwaad om contact met hen op te nemen en hen eraan te herinneren.
Voeg een gastspreker toe die een gelijkspel is
De doelstelling, onderwerp, thema en gastsprekers van de bijeenkomst moet relevant, fris en leuk zijn. Een succesvolle manier om het aantal bezoekers aan zakelijke evenementen te vergroten, is door populaire gastsprekers aan te trekken, vooral als ze in dezelfde branche of een aanverwante branche werken. Je zou ook moeten overwegen om een presentator te hebben die interactief en onderhoudend zal zijn.
Kies een geweldige evenementenlocatie
Kies een nieuw evenement en interessante evenementenlocatie. Of de grote trekpleister nu de gekozen stad of de locatie zelf is, mensen zullen eerder een evenement bijwonen dat handig is en de mogelijkheid biedt om van een geweldige sfeer te genieten. Zorg ervoor dat het evenement op een handige locatie plaatsvindt voor uw bezoekers en overweeg andere voorzieningen, zoals parkeren of openbaar vervoer naar de locatie.
Wees creatief
Het doel is om een evenement uniek te maken. Nieuwe activiteiten aanbieden; gebruik een nieuw interactief format tijdens de presentatie; doe je best om origineel te zijn. Houd rekening met uw agenda. Maak geen gebruik van de traditionele weggeefacties aan het eind, wanneer bezoekers klaar zijn om te vertrekken. Overweeg een sessie over innovatie op te nemen waarbij deelnemers betrokken worden bij de planning van uw volgende conferentie/evenement. Een sessie die leuk en informatief is, zal een positieve invloed hebben op de deelname aan toekomstige evenementen. Houd een brainstormsessie en breng de ideeën terug naar uw planningscommissie voor het evenement van volgend jaar.
Feedback-enquêtes verzenden
Of u nu wel of niet een brainstormsessie organiseert, maximaliseer uw toekomstige succes door na het evenement feedbackenquêtes te sturen. Vraag altijd om suggesties voor toekomstige onderwerpen en zelfs om opbouwende kritiek, aangezien het krijgen van deze feedback zeer nuttig is bij het plannen van toekomstige bijeenkomsten en evenementen.
Sommige mensen geven bijvoorbeeld de voorkeur aan seminars in de ochtend, terwijl anderen de voorkeur geven aan programma's in de middag. Sommigen houden van dinsdag en anderen houden van donderdag. Ontdek in uw feedbackenquête wat uw bezoekers leuk vinden en graag hadden gezien op het evenement. Follow-up is de sleutel tot uw marketingsucces.
Luister en lever
Het is altijd belangrijk om te luisteren naar de behoeften van uw deelnemers en aanwezigen, maar als u om feedback vraagt, zorg er dan voor dat u laat zien dat u luistert. Zoals het oude gezegde luidt: we hebben twee oren en één mond, dus we moeten twee keer zoveel luisteren als spreken. Houd er altijd rekening mee dat de bezoekersaantallen op uw evenement verband kunnen houden met de kwaliteit van eerdere evenementen die u heeft georganiseerd. Bouw een reputatie op door naar de behoeften en wensen van uw gasten te luisteren en deze beloften na te komen.
