Het gebruik van boekhoudsoftware bespaart uren tijd vergeleken met het handmatig verwerken van de boeken of het gebruik van een spreadsheet. Boekhoudsoftware vermindert of elimineert overbodige gegevensinvoer, zoals het invoeren van het adres van de klant op de offerte en het vervolgens toevoegen van de werkorder en de factuur. Het is een bloeiende industrie, waarbij uit één onderzoek blijkt dat de mondiale markt voor boekhoudsoftware in 2026 een waarde van 11,8 miljard dollar zal bereiken.
Als u een eenmanszaak bent met een bescheiden inkomen, heeft u mogelijk geen boekhoudsoftware nodig, maar eigenaren van kleine bedrijven die inventaris bijhouden en met een groot aantal klanten en medewerkers jongleren, zullen tijd besparen en nauwkeurigere gegevens hebben als ze boekhouding gebruiken software.
Hier volgen enkele tips voor het kiezen van de juiste boekhoudsoftware voor uw bedrijf.
Zoek naar bepaalde functies
Beperk de keuzes voor boekhoudsoftware door een lijst te maken met boekhoudfuncties voor kleine bedrijven die u nodig heeft om uw bedrijf te runnen. Overleg eerst met uw team om er zeker van te zijn dat u alles dekt wat uw bedrijf nodig heeft. Het kan namelijk zijn dat u functies nodig heeft waar u nog niet eerder aan had gedacht. En als u eenmaal de software heeft gekozen en geïmplementeerd, kan het kostbaar zijn om uw team aan een andere softwareoplossing te laten werken nadat u erachter bent gekomen dat de vorige oplossing niet over de benodigde tools beschikte.
De meeste boekhoudfuncties voor kleine bedrijven omvatten:
- Voorraadbeheer
- Verkoop volgen
- Het beheren van klantcontacten
- Ondersteuning voor verkopersaccounts
- Budgettering
- Schattingen
- Loonlijst
- Bedrijfsbelasting rapportage
Sommige boekhoudsoftware is speciaal ontworpen voor sectoren zoals de bouw, productie en groothandelaars. Als uw kleine bedrijf zich in een branche bevindt met specifieke boekhoudvereisten, bestaat er mogelijk boekhoudsoftware met functies die aan deze vereisten voldoen. Vergeet niet om andere mensen in uw vakgebied om hun mening te vragen over hun boekhoudsoftware om u te helpen bij uw keuze.
Bepaal of het bij uw bedrijf past
Nu u uw keuzes voor boekhoudsoftware heeft beperkt, kunt u enkele vragen stellen terwijl u op zoek gaat naar boekhoudsoftware voor kleine bedrijven om te bepalen of deze geschikt is voor uw bedrijf.
Zal de software met u meegroeien?
Zoek uit of de software modules bevat die u later indien nodig kunt toevoegen. Een voorbeeld van een veelgebruikte module die u later kunt toevoegen is de loonadministratie.
Als er geen modules kunnen worden toegevoegd, kan de software dan eenvoudig worden geüpgraded naar een betere versie van dezelfde boekhoudsoftware? Of exporteert de software naar een gegevensformaat zoals CSV, zodat u deze kunt uploaden als u later overschakelt naar een andere boekhoudsoftware?
Ondersteunt uw bank dit?
Het kunnen downloaden van transacties bij uw bank scheelt veel tijd, dus kijk eerst of uw bank de software ondersteunt.
Moet het online zijn of geïnstalleerd?
Online boekhoudsoftware is webgebaseerde software die veilig via een internetbrowser draait. Online boekhoudsoftware is vooral handig voor toegang tot boekhoudgegevens en -administratie vanaf meerdere computers.
Kan de toegang voor sommige gebruikers worden beperkt?
Als meer dan één persoon de boekhoudsoftware gebruikt, heeft één persoon mogelijk volledige toegang tot alle functies nodig, terwijl anderen mogelijk alleen toegang nodig hebben tot gegevensinvoergebieden en niet tot rapporten.
Wordt de boekhoudsoftware geleverd met een gratis proefversie?
Het is altijd het beste als u de software eerst kunt uitproberen voordat u deze koopt. Om te zien hoe nuttig de softwaredocumentatie is, downloadt u de gratis proefversie en probeert u deze een paar dagen uit om te zien of deze geschikt is.
Houd rekening met ondersteuningskosten
Vergeet niet om de ondersteuningskosten op te nemen in uw budget voor boekhoudsoftware. Sommige boekhoudsoftware biedt tegen betaling ondersteuning per e-mail of telefoon vanaf het moment dat u de software gaat gebruiken. Het is echter gebruikelijk dat de kosten van boekhoudsoftware voor kleine bedrijven kosteloos ondersteuning bieden voor een set zodat u vragen kunt stellen wanneer u de software voor het eerst gaat gebruiken, zonder extra kosten uitgaven. Na die periode betaalt u jaarlijks, per kwartaal of per gebruik voor ondersteuning.
De boekhoudsoftware heeft mogelijk een gratis online gebruikersforum waar u ook vragen kunt stellen. Dit kan een goed alternatief zijn voor betaalde ondersteuning als uw vraag over iets eenvoudigs gaat, zoals hoe u een functie gebruikt.
Betaal niet voor onnodige functies
Een kleiner, minder complex bedrijf heeft minder functies nodig dan een groter bedrijf. Hoe onweerstaanbaar extra ‘fluitjes en toeters’ ook lijken, weersta de verleiding om meer boekhoudsoftware te kopen dan je nodig hebt.
Over het algemeen betaalt u meer voor extra functies in boekhoudsoftware. Als uw bedrijf voldoende groeit om robuustere financiële voorzieningen nodig te hebben, zijn de kosten gerechtvaardigd, maar tot die tijd moet u zich aan de basis houden. Voor kleinere bedrijven zijn er nu voldoende opties voor boekhoudsoftware beschikbaar, zodat overkopen niet nodig is.
Overleg met uw accountant
Boekhoudsoftware is geen vervanging voor een accountant die ervoor zorgt dat uw bedrijf zich houdt aan wettelijke en geaccepteerde boekhoudkundige en fiscale praktijken. Maar als u boekhoudsoftware gebruikt, hoeft uw accountant geen tijd te besteden aan bepaalde taken, wat geld bespaart voor een klein bedrijf.
Elke goede boekhoudsoftware beschikt over de rapporten die u maandelijks, driemaandelijks en jaarlijks aan uw accountant moet verstrekken. Vraag uw accountant welke rapportages nodig zijn en zorg ervoor dat u deze kunt genereren met de boekhoudsoftware die u overweegt.
