Een van de belangrijkste entertainmentelementen van een evenement is het selecteren van een geweldige keynote speaker en andere presentatoren voor de agenda. Wanneer u een externe spreker inhuurt om de rol te vervullen, evenementenplanners kan rechtstreeks een contract afsluiten met een professionele spreker of een beroep doen op de expertise van een sprekersbureau. Of het nu gaat om een interne leidinggevende, marktleider of een professionele spreker, een succesvol programma zal sprekers vroeg in het planningsproces identificeren.
Advies van een deskundige
Diane Goodman, voorzitter van Het Goodman Speakers Bureau, Inc. in Windsor is CT een erkende marktleider in het leveren van professionele en nationaal erkende sprekers en entertainers voor bedrijfs- en organisatie-evenementen. Zij is de deskundige auteur van Overleef de zoektocht: hoe u de beste professionele spreker kunt targeten en kiezen, een inleiding van 12 pagina's voor planners van vergaderingen en evenementen.
Goodman structureerde de gids als een checklist met nuttige tips en vragen die beginnende en ervaren meetingplanners intern moeten beantwoorden voordat ze contact opnemen om een spreker in te huren of te selecteren.
Wat u moet doen voordat u een Keynote-spreker selecteert
Eerst en vooral is planning vooraf, zoals bij elk evenement, altijd nuttig en soms van cruciaal belang om de beste spreker voor uw evenement te vinden. Het is veel gemakkelijker om de beste sprekers te vinden door minimaal zes tot twaalf maanden vóór het evenement te plannen. Vroeger was de norm voor het boeken van een professionele of bekende spreker een jaar. Natuurlijk is dit niet altijd redelijk of realistisch, en tegenwoordig is het bekend dat boekingen slechts een paar maanden van tevoren worden gedaan. Als je er iets aan kunt doen, raak dan niet in paniek tijdens de crisis. Je zult jezelf later dankbaar zijn.
Dus om voldoende voorbereid te zijn om de zoektocht naar keynote sprekers te starten, adviseert Goodman de volgende stappen in de eerste interne checklist van elk evenement en elke meetingplanner:
- Bepaal de logistiek/planning van de vergadering
- Begrijp het publiek
- Leg het doel van de vergadering vast
- Definieer de verwachtingen van de spreker
- Benchmark-succes
Pas nadat deze taken zijn doordacht (en misschien ook andere die specifiek zijn voor uw evenement of bijeenkomst), kunt u beginnen met het zoeken naar keynote-sprekers. Een keynote spreker kan verschillende rollen vervullen tijdens een conferentie of vergadering. Heeft uw bijeenkomst een corporate spreker nodig of is uw publiek beter bediend door een inspirerende of motiverende spreker? Het doornemen van deze checklist biedt niet alleen een beter kader van waaruit u uw spreker kunt leiden zoeken, maar het bespaart u tijd aan de back-end bij het verkrijgen van interne goedkeuring voor uw eerste keuze spreker.
Wat te doen tijdens het zoeken naar Keynote-sprekers
Zodra u de conceptuele richting van de bijeenkomst kent, zult u een betere ervaring hebben met het vinden van een geschikte keynote spreker. Waar de meeste evenementenplanners vastlopen, is niet het zoek- en selectieproces zelf, maar eerder de onderhandelingen over de honoraria van de keynote sprekers.
Professionele keynote sprekers met een gepubliceerd boek kunnen bedrijven leiden vanaf €10.000 tot €20.000, exclusief de reiskosten voor een evenement. Een bestsellerauteur uit de New York Times kan daarentegen wel $40.000 per spreekbeurt innen. Hoewel deze cijfers buitengewoon hoog kunnen aanvoelen voor evenementenplanners die nieuw zijn in de keynote-sprekerswereld, moet je de kosten relatief benaderen. Hoe verhoudt het honorarium van de spreker zich tot bijvoorbeeld de kosten van het verzorgde ochtendontbijt of het aantal verwachte personen op de bijeenkomst?
Het komt neer op
Omdat evenementenplanners fungeren als het interne en externe gezicht van de organisatie zakelijke bijeenkomstzal dit soort gestructureerde benadering van de sprekersselectie helpen de benodigde interne goedkeuringen voor een begroting te verkrijgen en een programma vooruit te helpen.
Wanneer een vergadering plannen, kan zich een van de volgende twee scenario's voordoen: de datum van de zakelijke bijeenkomst wordt goedgekeurd zonder inhoud, of de datum van de zakelijke bijeenkomst wordt niet goedgekeurd zonder bevestigde inhoud.
De aanpak van Goodman beveelt aan dat evenementenplanners een grondig begrip van de bijeenkomst moeten hebben, en wie dat ook zal doen aanwezig zijn, welke berichten er worden gecommuniceerd, welk type spreker nodig is en wat heeft gewerkt in de verleden.
Deze stappen, gecombineerd met enige planningsflexibiliteit en planning vooraf, zullen resulteren in een succesvol programma.
