Er zijn verschillende losjes gedefinieerde termen in de evenementenbranche. Dat wil zeggen, woorden die op verschillende manieren kunnen worden geïnterpreteerd. Het woord 'evenement' op zichzelf kan van alles betekenen, van een verjaardagsfeestje tot een benefietconcert. Dit gebruik van verschillende termen kan tot verwarring en misverstanden leiden, vooral rond functietitels. Een van de grootste verwarringsgebieden betreft evenementenplanners versus evenementenplanners. coördinatoren van evenementen.
Evenementplanners vs. Coördinatoren van evenementen
Buiten de branche begrijpen veel mensen het verschil niet tussen een evenementenplanner en een evenementen coördinator. Over het algemeen neemt de planner cruciale beslissingen over wat, wanneer, wie en hoe. Een evenementencoördinator daarentegen is ervoor verantwoordelijk dat alle details worden uitgevoerd en dat elke leverancier op tijd verschijnt en naar behoren presteert.
Verantwoordelijkheden van een evenementenplanner
Een evenementenplanner werkt rechtstreeks samen met de klant om de visie, behoeften en het budget van de klant te bepalen. Als het bijvoorbeeld een bruiloft is, kan de evenementenplanner de beoogde toon van het bruidspaar, de mate van formaliteit en de omvang van de gastenlijst bespreken.
Van daaruit ontwerpt de evenementenplanner een evenement om de klant te verbazen. Ze kiezen een locatie en soort entertainment en bepalen vervolgens samen met de klant een menu. Ze richten zich op de grote lijnen die een evenement onvergetelijk maken.
Om een evenementenplanner te worden, heb je jarenlange ervaring nodig. Een planner heeft veel verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de klant tevreden is en om een evenement te ontwerpen dat past bij de behoeften en verwachtingen van de klant.
Voordat je planner wordt, is vaak een aantal jaren werken als evenementencoördinator noodzakelijk. Het is een belangrijke opstap naar een carrière in de evenementensector.
Verantwoordelijkheden van een evenementencoördinator
Een evenementencoördinator houdt zich niet bezig met de inrichting van het evenement zelf. In plaats daarvan zijn zij verantwoordelijk voor het beheer van de afzonderlijke componenten om ervoor te zorgen dat het evenement soepel verloopt.
Nadat de planner de visie voor het evenement heeft bepaald, assisteert de coördinator de planner bij het realiseren ervan. Ze kunnen naar leveranciers kijken, leverdata regelen en logistieke taken afhandelen.
Grotere organisaties hebben mogelijk twee coördinatoren voor elke planner, terwijl kleinere operaties mogelijk slechts één coördinator hebben die in de behoeften van alle uitvoerende besluitvormers voorziet. Hoe dan ook, er is doorgaans een directe lijn van toezicht op de coördinatorpositie. Dat betekent niet dat evenementencoördinatoren het gemakkelijk hebben. De meesten van hen hebben de moeilijke taak om alles ter plaatse te organiseren, slechts een paar uur voordat het evenement begint. Dit is uiteraard het moment waarop de meeste problemen zich voordoen. Daarom is een goede coördinator gefocust, georganiseerd en vindingrijk.
Dit is een geweldige functie voor mensen die een carrière in de evenementenplanning willen starten. Werken als coördinator geeft je een sterke basis om later in je carrière door te stromen naar een rol als evenementenplanner. Een sterke coördinator is voor elke planner goud waard, en werkzekerheid (als je goed bent in je werk) is vrijwel gegarandeerd.
Om een carrière op te bouwen in de coördinatie van evenementen, een stage te lopen of vrijwilligerswerk te doen bij een non-profitorganisatie om hen te helpen bij het plannen van hun activiteiten fondsenwervende evenementen kan voordelig zijn. Je doet praktijkervaring op met het coördineren van een echt evenement en bouwt tegelijkertijd je professionele netwerk op.
