Werkgerelateerde uitgaven voor werknemers die op afstand hun werk doen, worden vaak gedekt door werkgevers, en dat kan ook het gebruik van mobiele telefoons omvatten. Als het om mobiele telefoondiensten gaat, kunnen werkgevers twee kanten op. Ze kunnen werknemers vergoeden voor voltooid werk of bedrijfsgerelateerde communicatie via hun mobiele telefoons of smartphones, of ze kunnen werknemers hiervan voorzien mobiele telefoons die eigendom zijn van het bedrijf.
Volgens de cijfers van 2018 bezit 95 procent van de Amerikanen een mobiele telefoon en 77 procent van de Amerikanen een smartphone. Pew-onderzoekscentrum. Op basis van deze cijfers is het redelijk om te verwachten dat werknemers hun eigen telefoons zullen hebben, dus terugbetaling kan een verstandige optie zijn. Maar het aanbieden van mobiele telefoons heeft ook zijn eigen voordelen, dus het is belangrijk dat werkgevers er rekening mee houden mogelijke factoren, zowel pro als contra, alvorens te beslissen of werknemers mobiele telefoons ter beschikking moeten stellen niet.
Een van de grootste voordelen van het geven van mobiele telefoons aan werknemers aan werknemers is de mogelijkheid dat iedereen dezelfde hardware en software gebruikt. De meeste mensen houden er echter niet van om twee mobiele apparaten tegelijk bij zich te hebben, dus werknemers kunnen het dragen van een telefoon van het bedrijf naast hun persoonlijke telefoon als een aanzienlijk nadeel beschouwen.
Voordeel: compatibiliteit
Door mobiele telefoons aan te bieden, kunnen werkgevers een provider, hardware en een besturingssysteem kiezen die het beste bij de behoeften van het bedrijf passen. Bedrijven kunnen besluiten dat ze voor Apple's iOS, Google's Android of een andere optie willen gaan. Maar wat ze ook kiezen, ze weten dat al hun medewerkers toegang moeten hebben tot dezelfde software en functies. Dit kan de interne communicatie verbeteren en het stroomlijnt zeker het werk voor informatietechnologie (IT)-afdelingen.
Nadeel: meerdere telefoons meenemen
Het is zeldzaam meer om mensen zonder mobiele telefoon binnen handbereik te zien, maar niet veel mensen willen twee mobiele telefoons bij zich hebben. Bedrijven kunnen (en moeten) beleid opstellen voor persoonlijk gebruik van mobiele telefoons van het bedrijf, maar de meeste werknemers willen geen persoonlijke zaken doen op een mobiele telefoon waarvan ze weten dat hun werkgever deze kan controleren. Hierdoor blijft het meenemen van een tweede mobiele telefoon het enige alternatief, en dat is doorgaans niet populair bij werknemers.
Bovendien zouden de meeste werknemers het op prijs stellen om een vergoeding te krijgen voor hun persoonlijke telefoon als alternatief voor het meenemen van een tweede telefoon. Dit geldt vooral sinds die vergoedingen zijn niet belastbaar, vanaf een IRS-uitspraak uit 2011. Om dit het geval te zijn, moet het te vergoeden bedrag echter redelijk en aantoonbaar verband houden met de zakelijke behoeften.
Voordeel: kostenbesparingen
Als u werknemers vergoedt voor zakelijk gebruik van hun persoonlijke mobiele telefoons, dekt u de kosten van meerdere individuele tariefplannen. U betaalt waarschijnlijk een aanzienlijk lager tarief per telefoon als u bij één aanbieder een zakelijk account voor meerdere lijnen aanmaakt. Zoals bij de meeste bulkaankopen geldt: hoe meer regels u nodig heeft, hoe minder u per regel hoeft te betalen. De concurrentie tussen aanbieders van mobiele telefoons is hevig, dus u kunt agressief zijn bij het onderhandelen over het best mogelijke tarief.
Nadeel: meer werk voor IT-afdelingen
Hoewel het de IT-afdelingen ten goede komt als iedereen dezelfde hardware heeft en dezelfde software gebruikt, moeten mobiele telefoons die eigendom zijn van het bedrijf nog steeds worden onderhouden door technologiespecialisten. Wanneer werknemers hun eigen mobiele telefoons bezitten, wordt er ook van hen verwacht dat zij deze onderhouden. Maar als er problemen optreden met mobiele telefoons die eigendom zijn van het bedrijf, zal uw IT-afdeling deze moeten oplossen.
Omdat werknemers niet de eigenaar zijn van hun door het bedrijf uitgegeven telefoons, kunnen ze er bovendien niet zo voorzichtig mee omgaan als wanneer ze deze persoonlijk zouden bezitten. Dit kan leiden tot een stijging van het aantal vervangingen voor het bedrijf.
Voordeel: 24/7 toegang
Op afstand werken is niet de enige reden waarom werknemers een mobiele telefoon hebben. Sommige werknemers, zoals leidinggevenden of leden van het IT-personeel, moeten op korte termijn bereikbaar zijn of anderszins bereikbaar zijn. Het dragen van een mobiele telefoon van het bedrijf kan om deze reden deel uitmaken van hun functieomschrijvingen. In urgente situaties kan tijd van cruciaal belang zijn en kan een mobiele telefoon van het bedrijf snel toegang bieden tot de juiste persoon.
Nadeel: upgradekosten
De technologie van mobiele telefoons verandert snel, zelfs in vergelijking met andere technologiegerelateerde producten. Hoewel bedrijven kunnen investeren in computerhardware en -software die meerdere jaren meegaat, is dat wel het geval Het is onrealistisch om te verwachten dat mobiele telefoons die ouder zijn dan een paar jaar de huidige ontwikkelingen kunnen bijhouden eisen. Als u mobiele telefoons aan werknemers verstrekt, verwacht dan dat u hun apparaten minstens elke twee jaar upgradet. Als werknemers gefrustreerd raken door trage of verouderde technologie, zal dat waarschijnlijk de productie verminderen.
Het is een goed idee om hiermee rekening te houden wanneer u in eerste instantie met uw provider over een deal onderhandelt, zodat u de best mogelijke prijs krijgt voor de verwachte upgrades.
