Technologische vooruitgang heeft een aanzienlijke impact gehad op de evenementenplanning en de evenementenregistratie in het bijzonder. De tijd van papieren uitnodigingen die in een envelop met een postzegel aankomen, is al lang voorbij. Online registratie wordt steeds gebruikelijker voor elk type evenement, van zakelijke seminars en jaarlijkse conferenties tot mijlpaalverjaardagsfeestjes en bedrijfsvakanties. Hoewel dit onlineproces eenvoudig lijkt, vergt het nog steeds werk.
Gelukkig voor evenementenplanners zijn die er wel talloze hulpmiddelen beschikbaar om mee te helpen registratie van evenementen. Keuzemogelijkheden omvatten eenvoudige platforms die de basisbeginselen van evenementenregistratie aanpakken en platforms die geavanceerder zijn en multifunctionele toepassingen bieden. Sommige evenementregistratieprogramma's verwerken evenementbetalingen. Sommige bieden ook automatische terugbetalingen als de registratie wordt geannuleerd. Andere pakketten maken naamplaatjes voor registranten. Tools voor evenementenregistratie kunnen ook integratie met een conferentie- of bedrijfswebsite mogelijk maken en verbinding maken met hun website
Helaas kan het proces van het selecteren van de evenementenregistratietool voor uw bedrijf, met zoveel opties, overweldigend zijn. Hier is een eenvoudig te volgen gids voor het selecteren van de evenementenregistratietools die het beste bij uw evenementenplanningsbedrijf passen.
Software voor evenementenregistratie kiezen: waar te beginnen?
Bij het selecteren van tools voor evenementenregistratie kunt u het beste beginnen met het bepalen van uw behoeften en wensen. Denk na over uw registratieprioriteiten en uw activiteiten op het gebied van evenementenplanning. Stel jezelf deze vragen:
- Zijn uw behoeften eenvoudig en vereisen ze alleen de verwerking van registraties en betalingen?
- Biedt u meerdere sessies aan binnen het hoofdevenement waarvoor extra registraties nodig zijn?
- Moet u hotelboekingen of reisarrangementen beheren?
- Ondersteunt u een conferentiewebsite?
- Zorgt u voor naamplaatjes, coördineert u de audiovisuele vereisten of organiseert u speciale uittreksessies?
- Beheert u meer dan één evenement tegelijkertijd?
- Is uw evenement een jaarlijks terugkerend evenement of een eenmalig evenement?
De antwoorden op deze vragen helpen u de evenementenregistratiesoftware te vinden die het beste bij uw behoeften past.
Hulpmiddelen
Met zoveel keuzes in software voor evenementenregistratie, kun je gemakkelijk verstrikt raken in flitsende functies en de nieuwste tools, ongeacht of ze voor uw evenement werken of überhaupt zullen worden gebruikt. Laat u niet verleiden door het nieuwste en beste. Maak in plaats daarvan een lijst van de functies die u momenteel gebruikt in uw evenementregistratieproces en voeg de functies toe die u wilt opnemen om het proces te stroomlijnen. Sommige functies die beschikbaar zijn, zijn onder meer:
- Online registratie voor evenementen
- Registratie op locatie voor evenementen
- Deelnemersgroepregistratie
- Deelnemers kunnen zelf inchecken
- Verwerking van evenementenbetalingen
- Deelnemersbeheer en rapporten
- Aanmaak en beheer van deelnemersbadges
- Registratie voor individuele sessies
- Formulieren Ontwikkeling
- Beheer van hotelkamers
- Marketing Management
- Sociale media
- Enquêtes en feedback over evenementen
Prijs
Veel tools voor evenementenregistratie bieden standaardfuncties tegen een redelijke prijs, die zeer geschikt zijn voor het beheren van eenvoudige evenementen. Deze programma's bevatten basisregistratieformulieren die aan uw website kunnen worden gekoppeld. Ze kunnen registratiegegevens verzamelen, inclusief creditcardgegevens, om de creditcardbetalingen te registreren en te verwerken. Ook kunnen bezoekersregistratielijsten worden samengesteld of geëxporteerd. Afhankelijk van het soort evenementen dat u plant en de frequentie van de evenementen, kunnen deze eenvoudige hulpmiddelen goed bij u passen precies bieden wat u nodig heeft, zonder dat u verzandt in allerlei extra functies waar u niets aan heeft Jij.
Extra mogelijkheden
Als jouw evenement planning Als u voor uw werk grote conferenties plant, zijn evenementenregistratietools die extra functionaliteit bieden die verder gaat dan de basisfuncties wellicht precies wat u nodig heeft. Oplossingen omvatten oplossingen die gebeurtenisregistratie verwerken en die functie combineren met de mogelijkheid om verschillende details van een grotere, complexere gebeurtenis bij te houden en te rapporteren. Als deelnemers aan een evenement zich registreren voor de conferentie en zich vervolgens aanmelden voor specifieke workshops binnen een bepaalde sessie, zijn er hulpmiddelen om die functie in te schakelen.
Met sommige software kunnen meerdere deelnemers van één organisatie met één bron worden verwerkt betaling en bieden verschillende prijsstructuren aan op basis van groepskortingen of vroege registratie vergoedingen. Als u op maat gemaakte rapporten nodig heeft, zoek dan naar een evenementregistratiepakket dat dit automatisch doet rapporten genereren door presentielijsten samen te stellen op basis van individuele workshops of andere parameters die u hanteert selecteren. Conferenties vragen doorgaans om gedrukte naamplaatjes plaats dat dus op uw “must have”-lijst, zodat deze automatisch kunnen worden aangemaakt als onderdeel van het evenementregistratieproces zoek naar maatwerk om aan te geven of de deelnemer is geregistreerd voor de hele conferentie, een deel van de week of alleen voor een specifieke conferentie dag.
Integratie
Voor evenementenplanners die talloze evenementen organiseren, kan het integreren van registratiegegevens in uw bestaande database een cruciale functie voor uw organisatie zijn. Overweeg de huidige methoden voor het toevoegen van registranten aan uw database en identificeer verbeterpunten. Het is belangrijk om na te denken over verschillende manieren waarop deze informatie kan worden geïntegreerd met bestaande informatie, zoals personen die zich vrijwillig hebben aangemeld of gedoneerd. De meeste evenementenregistratietoepassingen bieden de mogelijkheid om gegevens handmatig te exporteren. Deze methode is echter tijdrovend, omdat u de informatie handmatig opnieuw in uw database moet importeren. Ontdek pakketten die niet alleen aan uw vereisten voor evenementenregistratie kunnen voldoen, maar ook uw beheerbehoeften ondersteunen.
Testrit voordat u koopt
Nadat u uw keuze aan evenementenregistratiesoftware heeft beperkt, kunt u bepalen of deze een gratis proefperiode bieden. Dat geeft u de mogelijkheid om niet alleen de functies uit te testen, maar ook om te zien of het de functionaliteit heeft die u nodig heeft en of het goed bij uw evenement past. Het is ook een kans om hun niveau van klantenservice te ervaren bij het beantwoorden van uw vragen of bij het oplossen van een probleem dat u ondervindt.
