Het maken of aanschaffen van een leveranciersmanagementscorekaart is een essentieel onderdeel van effectief leveranciersrelatiebeheer (SRM). Een leveranciersmanagementscorekaart is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om de prestaties en effectiviteit te meten van leveranciers en leveranciers die goederen of diensten aan het bedrijf leveren.
Hoe het proces werkt
Het proces van de leveranciersrelatie begint doorgaans met het creëren van een offerteaanvraag of offerteaanvraag (RFP/RFQ). De interactie kan ook beginnen met andere documenten of advertenties waarin de leverancier wordt verzocht te reageren. In alle gevallen kan de klant de capaciteiten en middelen van de leverancier objectief beoordelen.
Wanneer de beste leverancier voor de taak is geselecteerd, begint een contractonderhandelingsproces. Het contract schetst alle prestatierichtlijnen en -verwachtingen waaraan een leverancier wettelijk verplicht is zich te houden.
Zodra de voorwaarden van het contract door de koper en de verkoper zijn overeengekomen, wordt een bindende overeenkomst gesloten die de wederzijdse verwachtingen samenvat. De wederzijdse verwachtingen hebben vooral betrekking op het veelvuldig monitoren en meten van de prestaties van de leveranciers. Regelmatige en frequente communicatie is noodzakelijk om te zorgen voor een
Scorekaarten voor het monitoren van de prestaties van leveranciers
Zoals uiteengezet in veel boeken en websites over het onderwerp Best practices voor leveranciersbeheeris een van de belangrijkste prestatiecriteria een proces om de prestaties van de leverancier te monitoren. Om dit te doen, is het noodzakelijk om een leveranciersmanagementscorekaart te hebben. Ongeacht de omvang van het bedrijf moet een scorekaart voor leveranciersmanagement specifieke criteria behandelen.
Afhankelijk van de omvang van het bedrijf is een eenvoudige spreadsheet met een scorekaart voor leveranciersbeheer wellicht voldoende. Voor grotere projecten of bedrijven zijn er veel commercieel verkrijgbare leveranciersscorekaarten beschikbaar.
Belangrijkste prestatie-indicatoren van leveranciers
De scorecard moet de Key Performance Indicators (KPI) meten waaraan de leverancier gebonden is. Een eenvoudige manier om de items in de KPI-lijst te ontwikkelen, is door de contractvoorwaarden van de leverancier te gebruiken. Dergelijke items kunnen de doorlooptijden voor leveringen, de beschikbaarheid van communicatie van de leverancier en hun reactievermogen op veranderingen of noodsituaties omvatten.
Met andere woorden: bouw voort op de inspanningen die zijn geleverd om de voorwaarden van het contract te ontwikkelen en een lijst op te stellen van de belangrijkste items die met de scorekaart kunnen worden gemeten.
Maak eenvoudig te gebruiken scorekaarten
De scorekaart moet eenvoudig te gebruiken zijn voor alle werknemers die met deze tool moeten communiceren. Het maakt niet uit hoe uitgebreid de lijst met prestatie-indicatoren is als de tool te omslachtig en gebruiksonvriendelijk is. Hoewel de scorekaart compleet zal zijn in de definitie van wat gemeten moet worden, zal niemand hem gebruiken als hij niet intuïtief is – wat het doel van het hebben van een scorekaart tenietdoet.
Tijdlijnen en mijlpalen van leveranciers
De scorekaart moet een overeenkomstige tijdlijn en een reeks mijlpalen hebben die synchroon lopen met de prestatie-indicatoren. Dat wil zeggen, prestatie is een functie van zowel tijd als kwaliteit. De twee sluiten elkaar niet uit. Als producten van een leverancier op tijd bij uw project aankomen, maar van inferieure kwaliteit zijn, zijn ze nutteloos. De scorekaart moet dus op tijd een cijfer geven, evenals kwaliteitsprestaties.
Het informeren van de leverancier over de scorekaart
De scorecard mag geen verrassing zijn als een bedrijf plotseling besluit om met een leverancier in zee te gaan als zij constateren dat de leverancier ondermaats presteert. Idealiter is de leverancier ervan op de hoogte gebracht dat zijn prestaties gedurende de looptijd van het contract worden gemonitord en gemeten. De meting zal gebaseerd zijn op consistente en regelmatig geplande audits of evaluaties waar beide partijen het over eens zijn. Dit bewustzijn moet worden gecreëerd tijdens de contractonderhandelingsfase van de leveranciersrelatie.
Gebruik van verzamelde gegevens
De gegevens die door de scorecard worden verzameld en geanalyseerd, moeten worden gebruikt voor follow-up met de leverancier. Nauwkeurige gegevens over de prestaties van leveranciers zijn nutteloos als het bedrijf geen actie onderneemt met de leverancier op basis van de conclusies van de scorekaart.
