Vrijwilligers zijn geweldig en zelfs essentieel voor uw goede doel. Maar als er iets misgaat met een vrijwilliger, kan dat slecht nieuws betekenen voor uw organisatie.
Wat moet er bijvoorbeeld gebeuren als een vrijwilliger een ongeluk krijgt terwijl hij bij u werkt? Wat als de vrijwilliger de wet overtreedt of iemand anders pijn doet? Uw organisatie kan aansprakelijk zijn.
Hier zijn vijf manieren om de kans te verkleinen dat je problemen krijgt met je vrijwilligers. Sommige hiervan lijken misschien lastig, maar neem de tijd om ze goed uit te voeren en zowel uw organisatie als uw vrijwilligers te beschermen.
Ontwikkel vrijwilligersbeleid en -procedures
Raadpleeg een advocaat of een vrijwillige specialist om er zeker van te zijn dat deze toereikend zijn. Het beleid moet vrijwilligerstaken omschrijven en kwesties als discriminatie, intimidatie en ander mogelijk illegaal gedrag aanpakken.
Door slecht gedrag expliciet te verbieden, wordt uw organisatie mogelijk beschermd tegen aansprakelijkheid. Zorg ervoor dat u ook bescherming biedt voor de vrijwilliger tegen misbruik door de organisatie en haar personeel.
Schrijf functiebeschrijvingen voor alle vrijwilligersfuncties
Wees er expliciet over verwachtingen voor de vrijwilliger en wat hij of zij wel en niet kan doen. Maak alle mogelijke risico's voor de vrijwilliger duidelijk en vraag om een ondertekende ontheffing van aansprakelijkheid. Een grondige en beknopte functieomschrijving kan de organisatie helpen beschermen tegen aansprakelijkheid als de vrijwilliger verder gaat dan wat hem of haar is toegestaan.
Hier zijn enkele dingen die u in functiebeschrijvingen moet opnemen:
- jouw het doel van een non-profitorganisatie
- vereiste opleiding voor deze functie
- de taken die van de vrijwilliger worden verwacht
- de tijd die nodig is om de taak uit te voeren
- de locatie waar de vrijwilliger de werkzaamheden gaat uitvoeren
Vereisen dat elke vrijwilliger een aanvraag invult
Meestal loont het een aanvraag nodig. Soms kunt u bij groepsprojecten waarbij vrijwilligers een beroep doen op vee, eenvoudigweg een verklaring van afstand laten invullen waardoor de organisatie van aansprakelijkheid wordt ontheven.
De complexiteit van de aanvraag zal afhangen van de functie. Als de vrijwilliger werkt met kwetsbare mensen zoals kinderen of ouderen, moet de lat hoger liggen. Voor ondergeschikte taken met weinig risico voor wie dan ook zou een kortere toepassing geschikt zijn. Zorg ervoor dat u verschillende toepassingen voor verschillende taken heeft. Het heeft geen zin om sommige vrijwilligers met een lang formulier te ontmoedigen als dat niet nodig is.
Hier volgen enkele zaken die u, indien van toepassing, in een aanvraag moet opnemen:
- Persoonlijke gegevens zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres, contactpersoon bij ziekte of ongeval, rijbewijs, bewijs van persoonlijke verzekering, etc.
- Kwalificaties, indien nodig voor de functie, zoals speciale vaardigheden of opleidingsniveau.
- Referenties die kunnen getuigen van het goede karakter of de arbeidsethos van de sollicitant. Referenties kunnen afkomstig zijn van een lid van de gemeenschap, een andere non-profitorganisatie waarbij de aanvrager zich vrijwillig heeft aangemeld, of een werkgever.
- Schriftelijke toestemming om een antecedentenonderzoek uit te voeren, essentieel als de vrijwilligers met kinderen of andere risicopopulaties gaan werken
- Afstand doen van vertrouwelijkheid, zodat u de informatie kunt verzamelen die u nodig heeft en deze op de juiste manier kunt delen.
Voer een goede screening uit
Wees voorzichtig hier. Screening is vooral belangrijk voor vrijwilligers die mogelijk in contact komen met kwetsbare mensen, of die moeten autorijden tijdens hun vrijwilligerswerk of zich met andersoortig gevaarlijk werk bezighouden.
Volgens één onderzoek voert 31 procent van de non-profitorganisaties echter geen screenings van vrijwilligers uit. Non-profitorganisaties denken vaak dat ze hun vrijwilligers zelf kunnen controleren en verzuimen de juiste antecedentenonderzoeken uit te voeren. Maar dat kan de organisatie blootstellen aan aansprakelijkheid. Beschouw screening als onderdeel van uw veiligheidsprocedures en risicobeheer.
Screening moet altijd respectvol gebeuren en de privacy van vrijwilligers zoveel mogelijk beschermen. Vraag schriftelijke toestemming voor screening voordat u doorgaat. Controleer ook af en toe uit voorzorg.
Screening kan zo eenvoudig zijn als een persoonlijk interview, of kan het volgende omvatten:
- criminele antecedentenonderzoek
- rijbewijzen en licenties
- bevestiging van verzekering
- screening op gezondheidsproblemen of het vragen om bewijs van bepaalde vaccinaties
- het verifiëren van referenties zoals een onderwijscertificaat of beoordelingen van speciale vaardigheden
Zorg voor uitstekende training en management
Laat een vrijwilliger nooit zomaar los zonder adequate opleiding. Vrijwilligers waarderen het dat ze getraind worden, zodat ze weten wat ze wanneer moeten doen. Train in groepen of één op één. Ontwikkel schriftelijk materiaal dat de vrijwilliger mee kan nemen, en train op zijn specifieke taken. Wijs de vrijwilliger toe aan een stafmedewerker voor toezicht.
Training kan het volgende omvatten:
- de gedragscode van uw organisatie
- hoe te handelen als u de organisatie vertegenwoordigt
- hoe u misbruik kunt identificeren en melden
- hoe u de vertrouwelijkheid van de organisatie en de mensen die zij bedient kunt behouden
- wat u specifiek van de vrijwilliger verwacht
- hoe u eventuele problemen kunt melden
- wie de leiding heeft en hoe u hen kunt bereiken
Ten slotte: wees bereid een vrijwilliger te ontslaan als deze de regels overtreedt, moeilijk in de omgang is, onbetrouwbaar is of op welke manier dan ook beledigend is. Ontwikkel een schriftelijke procedure voor medewerkers als zij een vrijwilliger moeten laten gaan.
Informeer de vrijwilliger altijd waarom u hem of haar laat gaan en documenteer vervolgens het ontslag, net zoals u dat bij een betaald personeelslid zou doen. Het hebben van een procedure, het volgen ervan en het vastleggen van de actie zal u helpen als de vrijwilliger besluit een klacht in te dienen bij uw topmanagement of op een andere manier probeert contact met u op te nemen.
Vergeet niet om beleid te hebben voor uw personeel waarin staat hoe zij met vrijwilligers moeten omgaan. Beschrijf wat intimidatie is en hoe u dit kunt voorkomen. Stel een klachtenprocedure op die vrijwilligers kunnen gebruiken om misstanden te melden.
Vrijwilligers willen goed doen en waarderen het als een organisatie bereid is met hen samen te werken. Ze willen goed beleid en goede training en management. Om vrijwilligers rond te houden is niet alleen nodig dankbaarheid van uw kant, maar ook een georganiseerde aanpak die zowel vrijwilligers als uw non-profitorganisatie beschermt.
