Een van de meest voorkomende uitdagingen voor eigenaren van kleine bedrijven is het vinden van een evenwicht tussen de noodzaak om veel te bereiken in wat nooit genoeg tijd lijkt. We zijn een groep die vaak overgepland is, en de meesten van ons zouden baat kunnen hebben bij wat extra tijd, of op zijn minst productiever gebruik van de tijd die we hebben.
Als het aankomt op tijdsbeheer, is het vaak een uitdaging om erachter te komen hoe je je tijd productiever kunt gebruiken. Een goed beginpunt is e-mailbeheer; dit is een gebied dat voor veel eigenaren van kleine bedrijven bovenaan de lijst van tijdmoordenaars staat.
Omdat een e-mail een voortdurende vorm van communicatie is en we geen volledige controle hebben over de binnenkomende stroom, moeten we werken aan het verbeteren van onze productiviteit in de manier waarop we ontvangen, organiseren, reageren en zelfs nadenken e-mail. Met de onderstaande tips kunt u een systeem creëren waarmee u uw e-mail kunt beheren op een manier die de productiviteit ondersteunt in plaats van deze op te eten.
1. Schakel e-mailmeldingen uit
E-mail komt de hele dag en nacht binnen, dus het is van cruciaal belang dat u bepaalt hoe de stroom binnenkomende berichten in uw dag past. Schakel meldingen over nieuwe berichten uit op zowel uw computer als uw smartphone om voortdurende afleiding en onderbrekingen van uw planning te voorkomen, en controleer op e-mail wanneer het u uitkomt.
2. Bepaal hoe u uw Postvak IN gaat gebruiken
Er zijn veel verschillende filosofieën als het gaat om het beheren van uw e-mailinbox. U kunt uw inbox als verzamelpunt gebruiken, deze beperken tot berichten met een hoge prioriteit of er een werkende takenlijst van maken. De sleutel is om één doel voor uw inbox te kiezen en u daaraan te houden.
3. Maak witte lijsten en zwarte lijsten voor e-mail
Bij de meeste e-mailclients en e-mailproviders kunnen gebruikers lijsten met veilige adressen maken om ervoor te zorgen dat deze berichten aankomen, terwijl ze op de zwarte lijst zetten of blokkeren wat u als spam-adressen beschouwt. Neem de tijd om deze lijsten regelmatig bij te werken om uw inkomende e-mail schoon te houden.
4. Stel een timer en batchproces in
Sommige eigenaren van kleine bedrijven hebben er baat bij dat ze elke dag tijd vrijmaken voor e-mail. Als dit voor u werkt, reserveer dan gedurende de dag een bepaalde hoeveelheid tijd om op berichten te reageren en te bewegen actie-items toe aan uw takenlijst, verwijder ongewenste e-mail en krijg in één oogopslag een idee van wat uw aandacht nodig heeft volgende.
5. Gebruik regels om het proces te automatiseren
Om het e-mailbeheerproces nog verder te stroomlijnen, gebruikt u regels in uw e-mailclient die uw berichten sorteren, markeren, verplaatsen en ordenen. Hoewel het enige tijd zal duren om regels te maken die de manier waarop u e-mail gebruikt ondersteunen, kunt u, als u ze eenmaal heeft aangemaakt, een aanzienlijk deel van de verwerkingstijd van uw e-mails verkorten.
6. Krijg een voorsprong met uw smartphone
Veel eigenaren van kleine bedrijven hebben smartphones zodat ze contact kunnen houden en op de hoogte kunnen blijven van hun werk, zelfs als ze niet op kantoor zijn. Als u regelmatig uw e-mail controleert op uw mobiele apparaat, kunt u een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen door berichten te lezen en te verwerken terwijl u mobiel bent. Zelfs als u er een gewoonte van maakt om ongewenste e-mail en berichten die u niet hoeft te bewaren te verwijderen, kunt u profiteren van een gestroomlijnde inbox als u weer op kantoor bent.
7. Als u het niet leest, kunt u zich afmelden
E-mailnieuwsbrieven en andere email reclame Berichten kunnen een geweldige manier zijn om in contact te blijven met klanten, collega's, partners en andere bedrijven waarin u geïnteresseerd bent, maar deze berichten kunnen zich snel opstapelen. Als u een bepaalde terugkerende mailing in meerdere nummers niet heeft gelezen, stop dan met uw abonnement. Het beperken van e-mailnieuwsbrieven en andere geautomatiseerde berichten tot alleen de berichten die u regelmatig leest, kan een gemakkelijke manier zijn om de bulk in uw inbox te verminderen.
Zodra u uw e-mail in het kwadraat heeft, kunt u overwegen om aanvullende e-mails te proberen digitale hulpmiddelen nog efficiënter te worden.
