Nieuwsbrieven zijn een van de beste manieren om uw naam onder de ogen van uw klanten, uw medewerkers en anderen in uw doelmarkt te houden. Ze laten zien dat je meer bent dan alleen iemand die op zoek is naar projecten en dat je bereid bent informatie door te geven om anderen te helpen hun eigen bedrijf te runnen. Nieuwsbrieven vormen ook een aanvulling op andere vormen van internetmarketing, zoals e-mails, zakelijke websites, bloggen, sociale media, enz.
Bedenk hoeveel nieuwsbrieven u elke week of maand leest en welke soorten artikelen en andere informatie u daarin het nuttigst vindt. U kunt waarschijnlijk gemakkelijk onthouden wie de nieuwsbrieven maakt, omdat u de inhoud waardeert. Dit is het soort impact dat u wilt dat uw nieuwsbrief heeft bij uw eigen publiek. Volg enkele belangrijke tips om de beste nieuwsbrief voor uw kleine onderneming te maken.
Formaten
Nieuwsbrieven kunnen in verschillende formaten worden geproduceerd. Voor bedrijven zijn de meest economische en gemakkelijk aanvaardbare formaten platte tekst-e-mails, HTML-e-mails, HTML-pagina's op uw website, pdf's en gedrukte documenten. Elk nieuwsbriefformaat heeft zijn voor- en nadelen.
| Formaat | Pluspunten | Nadelen |
| E-mail in platte tekst |
Gemakkelijk te formatteren Geen dure software nodig |
Verouderd. Mag geen afbeeldingen of fraaie opmaak bevatten |
| HTML-e-mail |
Visueel aantrekkelijk Maakt creativiteit mogelijk |
Beperkt in omvang Kan alleen volledig worden bekeken als de lezers online zijn |
| HTML-webpagina |
Eindeloze mogelijkheden voor ontwerp Voldoende ruimte voor inhoud en afbeeldingen Kan zo groot zijn als je wilt U hoeft het niet als e-mailbijlage te verzenden |
Het kost tijd om te ontwerpen Lezers moeten online zijn om te kunnen bekijken |
|
Eindeloze mogelijkheden voor ontwerp Voldoende ruimte voor inhoud en afbeeldingen Kan zo groot zijn als je wilt Kan als tekst-e-mail worden verzonden met PDF als bijlage Lezers kunnen op hun computer opslaan en op hun gemak lezen |
Hoe groter het formaat, hoe langer de productie Een applicatie nodig die PDF-inhoud kan verwerken |
|
| Afdrukken |
Eindeloze mogelijkheden voor ontwerp Voldoende ruimte voor inhoud en afbeeldingen Kan zo groot zijn als je wilt |
Duur om af te drukken en te verzenden |
Beslissen welk nieuwsbriefformaat u wilt gebruiken en hoe vaak u uw nieuwsbrief publiceert, kan een proces van vallen en opstaan zijn, en de aard van uw bedrijf heeft hier zeker invloed op. Voor eenvoudige aankondigingen of updates kunnen e-mails met alleen tekst voldoende zijn, maar voor diagrammen, grafieken en links naar online bronnen is HTML-e-mail nodig.
Als u in een grafisch georiënteerd bedrijf werkt, wilt u misschien iets dat visueel aantrekkelijker is. Daarvoor zijn pdf's of webgebaseerde nieuwsbrieven over het algemeen de beste opties. Printen kan ook een aantrekkelijke optie zijn, maar de print- en distributiekosten zijn beperkt. Als uw publiek klein is, kan printen betaalbaar zijn. Anders is het waarschijnlijk niet de beste optie, tenzij je een grote plons probeert te maken.
Hulpmiddelen voor het maken van nieuwsbrieven zijn in de meeste kantooromgevingen al beschikbaar. Tekstverwerkingsprogramma's zoals Microsoft Word, Apple's Pages of Google Docs hebben voldoende flexibiliteit voor eenvoudige nieuwsbrieven. Microsoft Publisher biedt meer tools, maar is niet compatibel met andere ontwerpprogramma's. De beste optie is Adobe's Creative Suite, inclusief InDesign en Photoshop, maar het is duur als het alleen voor nieuwsbrieven wordt gebruikt. Ontwerpgerichte bedrijven beschikken echter waarschijnlijk al over meerdere licenties.
Soorten inhoud
Uw doelgroep bepaalt welke inhoud u wilt opnemen, maar zorg er altijd voor dat uw inhoud actueel is. Ontwikkelingen in de branche en nationale of mondiale gebeurtenissen kunnen van invloed zijn op de relevantie van uw inhoud. Als er veranderingen optreden, zorg er dan voor dat u zo snel mogelijk inhoud aanlevert waarin wordt beschreven hoe u op deze veranderingen reageert. Als gebeurtenissen de huidige of eerdere nieuwsbriefinhoud overbodig maken, zorg dan voor tijdige updates.
De inhoud moet niet alleen actueel zijn, maar ook informatief zijn. Voorbeelden hiervan zijn financiële updates, nieuwe producten of diensten in ontwikkeling of onlangs gelanceerd, personeelswisselingen, aankomende evenementen of zelfs de resultaten van de nieuwste softbalwedstrijd van het bedrijf. Profielen van medewerkers die laten zien wat ze voor het bedrijf doen, zijn altijd populair. U kunt ook profielen van klanten opnemen die laten zien hoe zij de producten of diensten die u aanbiedt, gebruiken.
Inhoud produceren
Het produceren van inhoud kost tijd en vereist wel dat één persoon de rol van nieuwsbriefredacteur krijgt toegewezen. Afhankelijk van het type nieuwsbrief, de frequentie en de omvang van de inhoud kan dit variëren van een paar uur per week tot een fulltime functie binnen een marketing- of communicatieafdeling.
Zelfs met één enkele editor kan de inhoud nog steeds uit meerdere bronnen komen. Afdelingshoofden kunnen worden gevraagd om relevante updates aan te leveren die in de nieuwsbrief kunnen worden opgenomen, en alle medewerkers kunnen worden aangemoedigd om inhoud in te dienen waarvan zij denken dat deze de moeite waard is om te delen.
Elektronische nieuwsbrieven kunnen ook links bevatten naar andere relevante informatiebronnen. Als een publicatie die specifiek is voor uw branche bijvoorbeeld een artikel bevat waarvan u denkt dat het de moeite waard is om te delen, dan kunt u dat doen kan een korte beschrijving van het artikel in uw nieuwsbrief geven, samen met een link naar het origineel inhoud.
Reclame
In professioneel ontworpen nieuwsbrieven die voldoende breed worden verspreid, is het redelijk om deze op te nemen reclame, maar het moet minimaal zijn en specifiek voor uw branche. Als uw nieuwsbrief in de eerste plaats een middel is om uw bedrijf onder de aandacht te brengen van (potentiële) klanten, is adverteren waarschijnlijk een slecht idee, omdat het van uw bedrijf afleidt.
Als uw nieuwsbrief echter voornamelijk informatief is voor werknemers en anderen, kunnen enkele afzonderlijke advertenties waarin relevante producten of diensten worden gepromoot, de kosten voor het maken van de nieuwsbrief helpen dekken. Advertentietransacties zijn een andere mogelijkheid. In tegenstelling tot het accepteren van een advertentie voor inkomsten, accepteert u een advertentie in ruil voor een plaats in de nieuwsbrief van een ander bedrijf als dit voor beide partijen voordelig is.
Promotie
Ongeacht het formaat dat u kiest voor uw nieuwsbrieven, ze moeten altijd beschikbaar zijn op uw website, hetzij in PDF-formaat, hetzij als afzonderlijke webpagina's op uw bedrijfswebsite. Een klein gedeelte van uw website kan worden gereserveerd voor een nieuwsbriefarchief en een formulier waarmee mensen zich kunnen aanmelden voor het ontvangen van de nieuwsbrieven per e-mail of per post, indien van toepassing.
Naast het e-mailen van nieuwsbrieven wanneer deze beschikbaar komen, kunt u deze ook op sociale media plaatsen. Gebruik LinkedIn, Facebook en andere sites om volgers op de hoogte te stellen van de laatste nieuwsbrief en voeg een link toe waar ze deze kunnen vinden.
