Eén van de belangrijkste taken van de retailmanager is het inroosteren van medewerkers. Het maken van het werkschema vereist dat aan de behoeften van de winkel wordt voldaan en dat tegelijkertijd aan de behoeften van de werknemers wordt voldaan.
De moeilijkheid bij het plannen van medewerkers zal variëren afhankelijk van de grootte van de winkel, het gemiddelde verkoopvolume en het totale aantal medewerkers. Dit zijn allemaal factoren die van invloed zijn op het loonbudget van de winkel en de benodigde dekking.
Loondollars als percentage van de omzet
Detailhandelaren in grootwinkelbedrijven krijgen doorgaans arbeidsbudgetten van hun regionale of districtsmanagers of het hoofdkantoor. Deze loondollars zullen over het algemeen van week tot week variëren, omdat de omzet fluctueert. De retailmanager heeft geen controle over het arbeidsbudget.
Onafhankelijke detailhandelaren kan normen voor de detailhandel gebruiken om het totale bedrag aan loondollars te schatten dat moet worden uitgegeven. Dit bedrag wordt meestal bepaald tijdens het bedrijfsplanningsproces. Beide soorten detailhandelaren zouden de loondollars moeten berekenen als een percentage van de omzet.
Als een winkel een jaarlijks verkoopvolume heeft van $250.000 en dat van het bedrijf bedrijfsplan beveelt aan dat de arbeidskosten niet hoger zijn dan 9% van de omzet, dan is het bedrag aan loondollars ongeveer $ 432 per week. Naarmate de omzet toeneemt, zal ook de noodzaak toenemen om het totale aantal dollars dat aan de loonadministratie wordt uitgegeven te verhogen, en niet het percentage.
Piekverkoopperiodes
Voor winkels die een point-of-sale (POS)-systeem gebruiken dat verkooprapporten per uur samenstelt, is het gemakkelijk om de drukste tijden van de werkdag te herkennen. Uiteindelijk zou je tijdens deze piekperiodes extra personeel inzetten. Als uw winkel een handmatige kassa gebruikt die geen rapportagesysteem biedt, kijk dan op de journaalband om te bepalen wanneer uw winkel de meeste verkopen genereert.
Veel winkels zijn het drukst wanneer de deuren opengaan, tijdens de lunchpauze, rond 15.00 uur als de school eindigt, en dan weer rond 17.00 uur als mensen het werk verlaten. Naast deze standaardtijden van de dag waarop retailers met het meeste klantenverkeer worden geconfronteerd, zijn er ook andere momenten die een toename van het aantal ingeplande medewerkers kunnen rechtvaardigen:
- Speciale verkopen of andere evenementen
- Vakantie
- Eerste van de maand
- Weekenden
Andere planningsfactoren
Zodra de retailmanager heeft vastgesteld wat de winkel nodig heeft en hoeveel personeel hij zich kan permitteren, kan hij of zij andere problemen opmerken die zich voordoen en van invloed zijn op de planning. Dit zijn menselijke factoren.
Persoonlijke problemen onder het personeel, zoals het gebrek aan betrouwbaar vervoer, ziektes en problemen met de kinderopvang, kunnen voorkomen. Naarmate er nieuwe werknemers worden aangenomen en aan de planning worden toegevoegd, worden de bekwaamheid en de verantwoordelijkheid van elke werknemer ook een test voor het planningsproces.
In een perfecte wereld zouden we een onbeperkte hoeveelheid geld hebben, flexibele werknemers die geen toezicht nodig hadden, en genoeg uren per dag om elke taak te voltooien. De retailwereld is echter niet perfect en het schrijven van de planning kan tijdrovend en zelfs frustrerend zijn.
Zodra de retailmanager de factoren begrijpt die betrokken zijn bij het plannen van medewerkers, kan hij/zij vaardig worden in het balanceren van de personeelsproblemen in de winkel. Plannen wordt in de loop van de tijd eenvoudiger. Wanneer u aan de planning gaat werken, zijn enkele zaken die u bij de hand moet hebben de volgende:
- Maandelijkse kalender
- Schema's uit het verleden
- Berichten van werknemers die om verlof vragen
- Rapporten over piekverkopen
- Potlood en rekenmachine of planningssoftware
Begin met het berekenen van de loondollars van de winkel. Bepaal vervolgens welke speciale evenementen of piekperioden extra personeel vereisen. Onderzoek uw eigen taken die moeten worden voltooid en eventuele andere zakelijke prioriteiten. Nu we weten wat er moet gebeuren, hoeveel mensen er nodig zijn en hoeveel geld we kunnen uitgeven, kunnen we beginnen met het schrijven van het schema.
Laten we zeggen dat we één werknemer in loondienst hebben die €225 per week verdient en drie parttime medewerkers per uur die €5,75 per uur verdienen. Als we uitgaan van ons arbeidsbudget van $ 432, zoals hierboven vermeld, kunnen we vaststellen dat we $ 207 te besteden hebben aan ons personeel per uur. Het geeft elke parttimer ongeveer 12 uur per week, en we kunnen nu dienovereenkomstig plannen. Voor de eenvoud zijn in deze cijfers geen loonbelastingen en uitkeringen opgenomen.
Andere planningstips
Let op werknemers die vroeg inklokken, geen geplande pauzes nemen of langer blijven dan de toegewezen tijden. Slechts een paar extra minuten hier en daar kunnen een budget echt vernietigen.
Offer de klantenservice niet op om binnen de toegewezen loondollars te blijven. Maak meer gebruik van werknemers in loondienst dan werknemers op uurbasis als u zich zorgen maakt over het overschrijden van het arbeidsbudget. Weekschema's moeten elke week rond dezelfde tijd en zo lang mogelijk van tevoren worden gepost.
