Belastingprofessionals noemen ze de “Schoenendoos zakenmensen.” Dit zijn de bedrijfseigenaren die bij de belastingaangifte alle informatie voor hun bedrijfsbelastingaangifte in schoenendozen verschijnen. De belastingadviseurs moeten de bonnetjes en bankafschriften uit de schoenendozen halen en proberen de belastingen voor het bedrijf te achterhalen, zodat er een belastingaangifte kan worden opgesteld.
Soms komen deze Schoenendooszakenmensen met een inkomensafdruk, maar meestal hebben ze alleen hun bankafschriften (uiteraard niet op elkaar afgestemd). Omdat ze ongeorganiseerd zijn, moeten deze zakenmensen meer voor hun zaken betalen aangifte bedrijfsbelasting dan iemand die aan het einde van het jaar het kantoor binnenliep met een afdruk van de balans en de winst-en-verliesrekening.
Waarom u geen schoenendoosondernemer wilt zijn
Als u uw zakelijke dossiers in een schoenendoos of een andere ongeorganiseerde staat kun je geld verliezen:
1. Het voorbereiden van uw belastingaangifte kost veel meer tijd, waardoor de kosten van de aangifte stijgen.
2. Het kan zijn dat u veel aftrekbare kosten misloopt omdat u de bonnen die u nodig heeft ter ondersteuning van de kostenaftrek, bent kwijtgeraakt (of nooit heeft ontvangen).
3. Andere aftrekposten voor bedrijfskosten kunnen verloren gaan omdat u deze niet heeft geregistreerd. Rijkosten moeten bijvoorbeeld op het moment van de reis worden geregistreerd. Zakenritten kun je niet zomaar aan het eind van het jaar inhalen.
4. Naast belastingproblemen kan een gebrek aan organisatie ertoe leiden dat u dagelijks geld verliest. Als u bijvoorbeeld uw bedrijf runt zonder uw cashflowstatus te kennen, kunt u te maken krijgen met rekening-courantkredieten en andere bankkosten.
5. Als u uw algehele financiële positie niet kent, kan het zijn dat u kansen misloopt om op goede tijden te kopen en te beleggen om te profiteren van goede rendementen.
Belastingprofessionals zullen u vertellen dat er een duidelijke correlatie bestaat tussen de financiële gezondheid van het bedrijf en de staat van hun bedrijfsadministratie.
Wilt u voorkomen dat u een schoenendoosondernemer bent?
1. Koop een online boekhoudsysteem en houd het up-to-date. Zet alle rekeningen in de notitie hierboven in dat systeem. Gebruik hun links naar uw accounts en ontvang de automatische updates, zodat u geen handmatige invoer hoeft te doen.
2. Creëer een manier om elke afzonderlijke transactie (financiële gebeurtenis) vast te leggen wanneer deze plaatsvindt. Ik stuur elke online kassabon via e-mail naar mijn boekhouder en vertel hem in welke categorie hij deze moet plaatsen. Dan kan ik het vergeten. Een andere eenvoudige manier is om al die gegevens online te bewaren met Evernote. U kunt een e-mail sturen naar uw Evernote-account. Vergeet kleine transacties niet; registreer ze in een kleingeldsysteem.
3. Leg een logboek in uw auto en houd de zakelijke kilometers bij. Maak een notitie elke keer dat u ergens naartoe rijdt voor zaken, inclusief de datum, gereden kilometers en zakelijke doeleinden.
4. Controleer elke maand uw uitgaven en stem uw zakelijke bankrekening af. Het is niet zo moeilijk. Met een online systeem is het bijna voor u klaar. Zorg ervoor dat alle uitgaven correct zijn gecategoriseerd. Als het een uitgave betreft voor een zakelijke bijeenkomst in een restaurant of andere locatie waar u met uw zakelijke incasso heeft betaald of creditcard, noteer op de kassabon het zakelijke doel en met wie u was (er is meestal ruimte voor aantekeningen). Als je iets vreemds ziet, ga er dan achteraan. Alleen jij kunt dit doen, en het duurt maar een paar minuten.
5. Maak vóór het einde van het jaar een korte terugblik op het jaar en noteer eventuele vreemde zaken en eventuele uitgaven die niet in lijn zijn met de verwachtingen. Voeg al die zakelijke kilometerkosten uit uw logboek toe. Maak een lijst met uitgaven voor uw thuiskantoor. En je bent klaar!
Na de eerste van het jaar, als u uw volledige eindejaarsboekhouding achter de rug heeft, kunt u met een memorystick naar het kantoor van de Belastingdienst lopen. Of, beter nog, u kunt de bestanden rechtstreeks naar uw belastingvoorbereider e-mailen.
