Zodra u uw sollicitatie aan een overheidsinstantie heeft u een proces op gang gebracht dat grotendeels buiten uw controle ligt en vrijwel altijd onzichtbaar is voor u als buitenstaander. Overheidsorganisaties zijn bij de behandeling van sollicitaties gebonden aan wet- en regelgeving, zodat alle sollicitanten een eerlijke kans krijgen op de baan.
Sommige sollicitatiesystemen, zoals die van de Amerikaanse overheid VSJobs, hebben functionaliteit ingebouwd in het systeem, waarmee sollicitanten kunnen zien hoe hun sollicitaties verlopen tijdens de wervingsprocessen van de organisatie. Deze online functionaliteit vermindert het aantal telefoontjes en e-mails dat de personeelsafdeling ontvangt, omdat sollicitanten binnen enkele minuten zelf kritische informatie kunnen opzoeken.
Hieronder worden de basisprocessen beschreven personeelszaken personeel volgt bij het aannemen van een baan bij de overheid. Het wervingsproces kan lang duren en er kan contact met u worden opgenomen door zowel een HR-professional als de wervingsmanager of supervisor. Als gevolg hiervan kan er wat heen en weer gaan als ze in jou geïnteresseerd zijn.
1. Het plaatsen wordt gesloten
Nadat u uw aanvraag heeft ingediend, moet u wachten op de vacature voor u sluiten hoor een reactie. Wanneer overheidsinstanties vacatures plaatsen, hebben ze bijna altijd een sollicitatiedeadline. Ze doen dit zodat ze kunnen beheren hoeveel sollicitaties ze ontvangen en zodat ze verder kunnen gaan met het wervingsproces zonder tijdens het hele proces extra sollicitanten toe te voegen.
In het belang van de eerlijkheid houden de HR-afdelingen zich aan de sluitingsdata en staan managers niet toe late aanvragen in overweging te nemen, tenzij alle late aanvragen zijn geaccepteerd. Er is geen eerlijke reden om de ene laattijdige sollicitatie te accepteren en de andere niet als beide sollicitanten sollicitaties indienen die voldoen aan de minimumvereisten die op de vacature staan vermeld.
2. Sollicitaties worden gescreend
Zodra de personeelsafdeling weet dat ze alle aanvragen hebben die de organisatie in overweging zal nemen, zullen ze dat doen lees elke sollicitatie om er zeker van te zijn dat elke kandidaat voldoet aan de minimumvereisten die in de functie zijn gespecificeerd posten. Als er bijvoorbeeld in de vacature staat dat de nieuwe medewerker een bachelordiploma moet hebben, a specialist op het gebied van personeelszaken zal alle aanvragen waarbij de aanvrager niet blijk geeft van voltooiing van een bachelordiploma buiten beschouwing laten. Daarom is het belangrijk dat aanvragers ervoor zorgen dat zij duidelijk aangeven hoe zij aan de eisen voldoen kennis, vaardigheden en capaciteiten nodig voor de baan.
3. Lijst met finalisten is samengesteld
Zodra alle sollicitaties zijn gescreend op de minimumvereisten, worden de personeelsafdeling en de wervingsmanager samenwerken om een korte lijst van de finalisten die ze willen interviewen. Omwille van de billijkheid worden de beslissingen gebaseerd op de informatie in de aanvragen. Afhankelijk van de afdeling waarvoor u solliciteert, hoeft u niet verbaasd te zijn als u wordt benaderd door personeelszaken met het verzoek om referenties of aanvullende informatie, zoals het schrijven van voorbeelden of essays.
4. Interviews zijn gepland
De personeelsafdeling of de wervingsmanager belt sollicitanten die een sollicitatiegesprek hebben verdiend. Als een sollicitant ervoor kiest zich terug te trekken uit het proces, kan de organisatie besluiten om de volgende te interviewen meest gekwalificeerde kandidaat die in eerste instantie geen sollicitatiegesprek heeft verdiend of het proces heeft voortgezet met één finalist minder. De beslissing hangt grotendeels af van hoe dicht de volgende meest gekwalificeerde kandidaat was bij de keuze voor de oorspronkelijke groep finalisten.
Als er contact met u wordt opgenomen voor een interview, kunt u persoonlijk of telefonisch worden geïnterviewd. Sommige openstaande vacatures ontvangen veel sollicitaties van gekwalificeerde kandidaten. Als gevolg hiervan zijn telefonische interviews nodig om sollicitanten verder te screenen.
5. Er worden noodzakelijke achtergrond- en referentiecontroles uitgevoerd
Op dit punt in het proces voeren veel organisaties antecedenten- en referentiecontroles uit. Het heeft geen zin om deze controles op alle aanvragers uit te voeren, zowel vanuit het oogpunt van kosten als personeelstijd. Zodra de finalisten zijn geselecteerd, kunnen de controles op de kleine groep worden uitgevoerd. Het voordeel van het op dit moment uitvoeren van de controles is dat er geen extra vertraging ontstaat als de gekozen finalist de baanaanbieding afwijst. Sommige organisaties wachten totdat ze klaar zijn met het aanbieden van een baan totdat ze de controles uitvoeren, zodat ze niet de kosten hoeven te maken voor het uitvoeren van controles op personen die ze niet willen aannemen.
6. Er worden interviews gehouden
Groepen finalisten bestaan doorgaans uit drie tot vijf personen. Het aantal te interviewen finalisten en het aantal mensen dat de interviews zal afnemen, bepalen grotendeels hoe lang het interviewproces zal duren. Als er slechts een handvol finalisten is om te interviewen, kan het proces voor het afnemen van alle interviews slechts een week duren. Als er echter veel finalisten en interviewers zijn, zal het proces waarschijnlijk veel langer duren.
7. Nieuwe medewerker is geselecteerd
Nadat de interviews zijn afgenomen, beslist de interviewer of het interviewpanel welke finalist dat zal doen ontvang de baanaanbieding en de rangorde van de andere finalisten voor het geval de gekozen finalist de baan afwijst aanbod.
8. Vacatureaanbieding is verlengd
Er wordt een baanaanbod gedaan aan de gekozen finalist, wat meestal mondeling gebeurt, zodat de onderhandelingen over salaris en startdatum kunnen beginnen. Een brief waarin wordt gedocumenteerd waar de rekruteringsmanager en de gekozen finalist mee hebben ingestemd, wordt ter acceptatie naar de gekozen finalist gestuurd.
9. Vacatureaanbieding wordt geaccepteerd
Een gekozen finalist erkent formeel de vacature mondeling of schriftelijk. De organisatie begint met het papierwerk dat nodig is om de gekozen finalist op de afgesproken startdatum aan te nemen.
Houd er rekening mee dat sommige overheidsdiensten aanvullende veiligheidseisen stellen, waardoor er een wachttijd ontstaat voordat u de juiste veiligheidsmachtiging ontvangt. Bij het ministerie van Binnenlandse Veiligheid is bijvoorbeeld de proces van veiligheidsmachtiging kan tussen de twee weken en een jaar duren, maar duurt meestal ongeveer drie maanden.
10. Kandidaten die niet zijn geselecteerd, worden op de hoogte gebracht
Zodra de organisatie en de gekozen finalist overeenstemming hebben bereikt over de arbeidsvoorwaarden, informeert de organisatie doorgaans alle andere sollicitanten dat de functie is vervuld. Er zijn echter afdelingen die sollicitanten niet op de hoogte stellen van een vervulde vacature.
Sommige organisaties kiezen ervoor om alleen kandidaten op de hoogte te stellen die worden geïnterviewd, maar de meeste organisaties volgen deze praktijk hun beleid vermelden in hun vacatures of op hun webpagina die het sollicitatieproces en informatie over de functie bevat zoekers.
